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Mit Self Service, Echtzeit-Zugriff und individuellen Berechtigungen.","Digitale Personalakte Software statt Papierakte",{"_type":20,"alt":21,"asset":22},"image","Lächelnde Mitarbeiterin mit Tablet im Büro, im Hintergrund Kollegen am Laptop",{"_ref":23,"_type":24},"image-4ad1082ba258a88631b346ad2e454032f743458c-4793x3293-jpg","reference",{"_type":20,"alt":26,"asset":27},"Digitale Personalakte in HR Puls mit Organigramm und Mitarbeiterverzeichnis der Abteilung Softwareentwicklung",{"_ref":28,"_type":24},"image-92d3832cb038413c839cfc82a1c8c0e16c9b9b2d-1419x966-png",{"_key":30,"_type":31,"content":32,"headline":69,"image":70,"image_alignment":74,"image_shadow":75,"padding_bottom":76},"86a66e55f825","sectionTextImage",[33,53],{"_key":34,"_type":35,"children":36,"markDefs":51,"style":52},"1a0fdecc77df","block",[37,42,47],{"_key":38,"_type":39,"marks":40,"text":41},"eb3a7c037b52","span",[],"Eine ",{"_key":43,"_type":39,"marks":44,"text":46},"b4a7f50c9fcc",[45],"strong","Digitale Personalakte Software",{"_key":48,"_type":39,"marks":49,"text":50},"c0e241c15976",[],", auch elektronische Personalakte oder digitale Mitarbeiterakte genannt, bündelt alle personalbezogenen Daten und Dokumente zentral in einem System. 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Was Sie bis zum Stichtag erledigen sollten, zeigt unser Beitrag zu den ",{"_key":325,"_type":39,"marks":326,"text":328},"42ceb1c58273",[327],"3a5f13453b24","elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027",{"_key":330,"_type":39,"marks":331,"text":332},"f8ab010c7f20",[],".",[334,336],{"_key":318,"_type":98,"href":335},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fsgb_4\u002F__28p.html",{"_key":327,"_type":98,"href":337},"\u002Fblog\u002Fdigitale-personalakte-ab-2027-pflichten-risiken-und-chancen-fuer-unternehmen","Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 mit HR Puls",{"_type":20,"alt":340,"asset":341},"Digitale Personalakte in HR Puls: Personaladministration mit allen Mitarbeiterdaten auf einen Blick",{"_ref":342,"_type":24},"image-9597738ae533762a4605d51d90eaff82aad5f581-2880x2160-webp","sticky",{"_key":345,"_type":346,"benefits":347,"headline":414,"padding_bottom":76},"4dc752c0b16c","sectionBenefits",[348,354,359,364,369,374,379,384,389,394,399,404,409],{"_key":349,"_type":350,"description":351,"headline":352,"icon":353},"ac8ef10288f0","sectionBenefitsSingle","Übersichtlichkeit durch automatisierte Integration von Daten aus beliebigen Quellen.","Datenintegration","\u003Csvg  xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\"  width=\"24\"  height=\"24\"  viewBox=\"0 0 24 24\"  fill=\"none\"  stroke=\"currentColor\"  stroke-width=\"2\"  stroke-linecap=\"round\"  stroke-linejoin=\"round\"  class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-switch-horizontal\">\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M16 3l4 4l-4 4\" \u002F>\u003Cpath d=\"M10 7l10 0\" \u002F>\u003Cpath d=\"M8 13l-4 4l4 4\" \u002F>\u003Cpath d=\"M4 17l9 0\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":355,"_type":350,"description":356,"headline":357,"icon":358},"b601b36fc168","Reports und KPIs stehen durch die stetige Aktualisierung der Daten in der Software jederzeit zur Verfügung.","Echtzeit-Analyse","\u003Csvg  xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\"  width=\"24\"  height=\"24\"  viewBox=\"0 0 24 24\"  fill=\"none\"  stroke=\"currentColor\"  stroke-width=\"2\"  stroke-linecap=\"round\"  stroke-linejoin=\"round\"  class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-trending-up\">\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M3 17l6 -6l4 4l8 -8\" \u002F>\u003Cpath d=\"M14 7l7 0l0 7\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":360,"_type":350,"description":361,"headline":362,"icon":363},"78b378bfbcde","Entwicklungen und Trends über eine Zeitspanne hinweg visualisieren.","Historie","\u003Csvg  xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\"  width=\"24\"  height=\"24\"  viewBox=\"0 0 24 24\"  fill=\"none\"  stroke=\"currentColor\"  stroke-width=\"2\"  stroke-linecap=\"round\"  stroke-linejoin=\"round\"  class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-chart-histogram\">\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M3 3v18h18\" \u002F>\u003Cpath d=\"M20 18v3\" \u002F>\u003Cpath d=\"M16 16v5\" \u002F>\u003Cpath d=\"M12 13v8\" \u002F>\u003Cpath d=\"M8 16v5\" \u002F>\u003Cpath d=\"M3 11c6 0 5 -5 9 -5s3 5 9 5\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":365,"_type":350,"description":366,"headline":367,"icon":368},"cb3ff33d2353","Erleichterte Aufgabenplanung und -verwaltung über die integrierte Erinnerungsfunktion.","Aufgabenmanagement","\u003Csvg  xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\"  width=\"24\"  height=\"24\"  viewBox=\"0 0 24 24\"  fill=\"none\"  stroke=\"currentColor\"  stroke-width=\"2\"  stroke-linecap=\"round\"  stroke-linejoin=\"round\"  class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-checks\">\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M7 12l5 5l10 -10\" \u002F>\u003Cpath d=\"M2 12l5 5m5 -5l5 -5\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":370,"_type":350,"description":371,"headline":372,"icon":373},"a81869fe0547","Die Sprachauswahl der Software ermöglicht reibungslose, internationale Prozesse.","Mehrsprachigkeit","\u003Csvg  xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\"  width=\"24\"  height=\"24\"  viewBox=\"0 0 24 24\"  fill=\"none\"  stroke=\"currentColor\"  stroke-width=\"2\"  stroke-linecap=\"round\"  stroke-linejoin=\"round\"  class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-language\">\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M4 5h7\" \u002F>\u003Cpath d=\"M9 3v2c0 4.418 -2.239 8 -5 8\" \u002F>\u003Cpath d=\"M5 9c0 2.144 2.952 3.908 6.7 4\" \u002F>\u003Cpath d=\"M12 20l4 -9l4 9\" \u002F>\u003Cpath d=\"M19.1 18h-6.2\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":375,"_type":350,"description":376,"headline":377,"icon":378},"1ed7f63ec8df","Informationen jederzeit und von jedem Gerät abrufen und Aufgaben bearbeiten. 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Führungskräfte, Personaler und Beschäftigte geben durchweg positives Feedback.","delta pronatura passt HR Puls an die eigenen Abläufe an",[523],{"_createdAt":524,"_id":525,"_rev":205,"_type":209,"_updatedAt":210,"customer":526,"image":527,"language":216,"logo":531,"name":535,"position":536,"text":537},"2025-07-07T13:10:26Z","40eab6f9-7982-44d7-95f2-167ce63fa373","delta pronatura Dr. Krauss & Dr. Beckmann KG",{"_type":20,"alt":528,"asset":529},"Porträt von Ines Hentschel-Kraus",{"_ref":530,"_type":24},"image-b59c0b7b61c64b97fb26504c8c123028ebaa4116-200x200-jpg",{"_type":20,"alt":532,"asset":533},"Logo delta pronatura",{"_ref":534,"_type":24},"image-de4228ed87e32167aa333dc9168020681656dcfa-160x40-png","Ines Hentschel-Kraus","Head of HR","\"Unser Unternehmen befindet sich im Wandel – so ist auch die Digitalisierung eines unserer Fokusthemen. Wir haben uns für HR Puls entschieden, da die Software uns die Möglichkeit bietet, sich an unsere Prozesse anzupassen und nicht anders herum, durch eine intuitive Bedienung überzeugt und wir unsere Prozesse noch effizienter abwickeln können. Das Feedback von Führungskräften, Personalern und Mitarbeitern ist nach der Einführung von HR Puls durchweg positiv. Wir können HR Puls guten Gewissens weiterempfehlen\"",{"_key":539,"_type":540,"content":541,"is_accordion":1619},"632f9b8a114b","sectionLargeText",[542,551,589,605,611,619,627,635,643,651,659,667,675,690,698,706,714,722,730,738,746,754,765,773,781,789,797,805,823,828,836,852,860,868,876,884,892,900,908,916,931,939,947,955,963,971,979,997,1005,1013,1021,1029,1037,1045,1053,1061,1066,1074,1082,1090,1098,1106,1114,1122,1144,1152,1160,1172,1184,1192,1200,1208,1231,1253,1276,1284,1292,1300,1308,1316,1324,1332,1340,1348,1356,1364,1372,1380,1388,1396,1404,1412,1420,1463,1471,1479,1487,1495,1503,1511,1519,1537,1545,1553,1568,1590,1605],{"_key":543,"_type":35,"children":544,"markDefs":549,"style":550},"c8d094adc2df",[545],{"_key":546,"_type":39,"marks":547,"text":548},"180eb99ffac8",[],"Welche Vorgaben für die digitale Personalakte gelten",[],"h2",{"_key":552,"_type":35,"children":553,"markDefs":585,"style":52},"f6bd8398f2a3",[554,558,563,567,572,576,581],{"_key":555,"_type":39,"marks":556,"text":557},"597524c84a7f",[],"Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine Pflicht zur digitalen Form. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber aber bestimmte ",{"_key":559,"_type":39,"marks":560,"text":562},"6aeb48aa776d",[561],"f829e28aa034","Entgeltunterlagen",{"_key":564,"_type":39,"marks":565,"text":566},"fa5630b6b9e7",[]," elektronisch führen (",{"_key":568,"_type":39,"marks":569,"text":571},"32c9de5115f3",[570],"9f4a163d9740","§ 8 BVV",{"_key":573,"_type":39,"marks":574,"text":575},"1a61fd44f170",[],"). Wer noch mit Papierakten arbeitet, plant den ",{"_key":577,"_type":39,"marks":578,"text":580},"2917f23a0c30",[579],"df00db05dca0","Umstieg auf eine digitale Personalakte Software",{"_key":582,"_type":39,"marks":583,"text":584},"b6a6a06da768",[]," deshalb früh.",[586,587,588],{"_key":561,"_type":98,"href":337},{"_key":570,"_type":98,"href":254},{"_key":579,"_type":98,"href":337},{"_key":590,"_type":35,"children":591,"markDefs":604,"style":52},"5a2a59002fef",[592,596,600],{"_key":593,"_type":39,"marks":594,"text":595},"1ef312ee8b21",[],"Neben der BVV ist bei der elektronischen Aufbewahrung von Personal- und Entgeltunterlagen zusätzlich die ",{"_key":597,"_type":39,"marks":598,"text":599},"a749e5337484",[45],"GoBD",{"_key":601,"_type":39,"marks":602,"text":603},"f18b94e7a62b",[]," (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu beachten. Sie schreibt vor, dass digitale Dokumente vollständig, unveränderbar und lückenlos nachvollziehbar gespeichert werden. Jede nachträgliche Änderung muss protokolliert werden, und die Daten müssen jederzeit maschinell auswertbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Eine geeignete digitale Personalakte Software erfüllt diese Anforderungen automatisch durch revisionssichere Archivierung.",[],{"_key":606,"_type":20,"alt":607,"asset":608,"loading":610},"375997130de4","Zeitstrahl zur Digitalisierungspflicht der Personalakte: ab 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen",{"_ref":609,"_type":24},"image-13c9308e46863a061cf556fd88f6f7160a4cd4c5-1536x1024-png","lazy",{"_key":612,"_type":35,"children":613,"markDefs":618,"style":550},"4693aa3e3645",[614],{"_key":615,"_type":39,"marks":616,"text":617},"fb2124031f0a",[],"Was gehört in eine digitale Personalakte?",[],{"_key":620,"_type":35,"children":621,"markDefs":626,"style":52},"b5f841f5ecf1",[622],{"_key":623,"_type":39,"marks":624,"text":625},"e84ecada6482",[],"Eine digitale Personalakte Software bildet den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab, vom Eintritt bis zum Austritt. Dabei gilt: Der Arbeitgeber darf nur Daten speichern, an denen ein berechtigtes, sachliches Interesse im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis besteht. Typische Dokumentkategorien sind:",[],{"_key":628,"_type":35,"children":629,"markDefs":634,"style":52},"c511418fdd96",[630],{"_key":631,"_type":39,"marks":632,"text":633},"80c04d10c659",[45],"Unterlagen zur Person und Bewerbung",[],{"_key":636,"_type":35,"children":637,"level":107,"listItem":108,"markDefs":642,"style":52},"f3853e07e915",[638],{"_key":639,"_type":39,"marks":640,"text":641},"1f76a0ef461c",[],"Persönliche Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)",[],{"_key":644,"_type":35,"children":645,"level":107,"listItem":108,"markDefs":650,"style":52},"720eec2e1a63",[646],{"_key":647,"_type":39,"marks":648,"text":649},"fa18be9e8bd9",[],"Bewerbungsschreiben und Lebenslauf",[],{"_key":652,"_type":35,"children":653,"level":107,"listItem":108,"markDefs":658,"style":52},"f97434079a47",[654],{"_key":655,"_type":39,"marks":656,"text":657},"9e831b2387fe",[],"Schul- und Arbeitszeugnisse",[],{"_key":660,"_type":35,"children":661,"level":107,"listItem":108,"markDefs":666,"style":52},"60be338e43da",[662],{"_key":663,"_type":39,"marks":664,"text":665},"5738c0461c31",[],"Ergebnisse aus Eignungstests",[],{"_key":668,"_type":35,"children":669,"markDefs":674,"style":52},"ec7d6526ad99",[670],{"_key":671,"_type":39,"marks":672,"text":673},"d71b15519b8c",[45],"Unterlagen zum Arbeitsverhältnis",[],{"_key":676,"_type":35,"children":677,"level":107,"listItem":108,"markDefs":687,"style":52},"b28176349b27",[678,683],{"_key":679,"_type":39,"marks":680,"text":682},"de2d33aaf389",[681],"63405b0c8e72","Arbeitsvertrag",{"_key":684,"_type":39,"marks":685,"text":686},"96ba03072e73",[]," und Vertragsänderungen",[688],{"_key":681,"_type":98,"href":689},"\u002Fglossar\u002Fdigitaler-arbeitsvertrag",{"_key":691,"_type":35,"children":692,"level":107,"listItem":108,"markDefs":697,"style":52},"c59c5559f8e2",[693],{"_key":694,"_type":39,"marks":695,"text":696},"64f01bb8bfa5",[],"Stellenbeschreibung und besondere Vereinbarungen (z. B. 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möglich",[],{"_key":980,"_type":35,"children":981,"markDefs":994,"style":52},"5d69825de98d",[982,986,990],{"_key":983,"_type":39,"marks":984,"text":985},"ac8f2c7b7327",[],"Mit einer digitalen Personalakte und ",{"_key":987,"_type":39,"marks":988,"text":392},"f7cb0b2729f5",[989],"97d778d77b64",{"_key":991,"_type":39,"marks":992,"text":993},"c4075c011494",[]," für HR, Beschäftigte und Führungskräfte sieht das anders aus:",[995],{"_key":989,"_type":98,"href":996},"\u002Fglossar\u002Femployee-self-service-ess",{"_key":998,"_type":35,"children":999,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1004,"style":52},"bf85cf4a15d1",[1000],{"_key":1001,"_type":39,"marks":1002,"text":1003},"6c289cd9976f",[],"Ein System für alle Verwaltungsprozesse",[],{"_key":1006,"_type":35,"children":1007,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1012,"style":52},"9cb718e658b6",[1008],{"_key":1009,"_type":39,"marks":1010,"text":1011},"0cdbd3a38787",[],"Self-Service für Beschäftigte, Führungskräfte und Dritte wie Lohnbüro oder Steuerberatung",[],{"_key":1014,"_type":35,"children":1015,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1020,"style":52},"365654ffaaff",[1016],{"_key":1017,"_type":39,"marks":1018,"text":1019},"94e43d8b0060",[],"Steuerung des Workflows durch Aufgabenmanagement und automatisierte Erinnerungen",[],{"_key":1022,"_type":35,"children":1023,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1028,"style":52},"92a59961c7d7",[1024],{"_key":1025,"_type":39,"marks":1026,"text":1027},"2f3f204f5a34",[],"Statistiken und Kennzahlen in Echtzeit",[],{"_key":1030,"_type":35,"children":1031,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1036,"style":52},"341f1d8af65b",[1032],{"_key":1033,"_type":39,"marks":1034,"text":1035},"6e885f370572",[],"Einsehen von Unterlagen zu jeder Zeit, von jedem Ort",[],{"_key":1038,"_type":35,"children":1039,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1044,"style":52},"2bf4b5766165",[1040],{"_key":1041,"_type":39,"marks":1042,"text":1043},"35c67ec26bf4",[],"Datenschutz durch Server in Deutschland und Rollen und Rechte bis auf Feldebene",[],{"_key":1046,"_type":35,"children":1047,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1052,"style":52},"859c3896b877",[1048],{"_key":1049,"_type":39,"marks":1050,"text":1051},"09d95480a9c2",[],"Mitarbeiter mit bestimmten Merkmalen einfach identifizieren",[],{"_key":1054,"_type":35,"children":1055,"markDefs":1060,"style":52},"b84a6037720f",[1056],{"_key":1057,"_type":39,"marks":1058,"text":1059},"d3f465324738",[],"Ein Beispiel: Beschäftigte beantragen einen Tag im Homeoffice mit wenigen Klicks, die Führungskraft genehmigt ihn, und das Team sieht ihn automatisch im Teamkalender.",[],{"_key":1062,"_type":20,"alt":1063,"asset":1064,"loading":610},"3baa7a899743","Infografik: Funktionen der Personalverwaltung wie Personalakte, Zeiterfassung und Self-Service rund um Zahnräder",{"_ref":1065,"_type":24},"image-051ed41cb868c2e72241e5b272e3d478f73f03d6-800x600-png",{"_key":1067,"_type":35,"children":1068,"markDefs":1073,"style":550},"5a3796e58d7b",[1069],{"_key":1070,"_type":39,"marks":1071,"text":1072},"78e680ad64ff",[],"Worauf Sie beim Datenschutz der digitalen Personalakte achten sollten",[],{"_key":1075,"_type":35,"children":1076,"markDefs":1081,"style":52},"d8f3c84e0228",[1077],{"_key":1078,"_type":39,"marks":1079,"text":1080},"b54417a70738",[],"Eine elektronische Personalakte enthält hochsensible personenbezogene Daten. Prüfen Sie deshalb bei jedem Anbieter:",[],{"_key":1083,"_type":35,"children":1084,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1089,"style":52},"a9de2df55942",[1085],{"_key":1086,"_type":39,"marks":1087,"text":1088},"6777b5c68b99",[],"Verschlüsselung der Daten im System",[],{"_key":1091,"_type":35,"children":1092,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1097,"style":52},"ad7a86df2861",[1093],{"_key":1094,"_type":39,"marks":1095,"text":1096},"5fa531417324",[],"Granulare Berechtigungskonzepte, die genau steuern, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf",[],{"_key":1099,"_type":35,"children":1100,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1105,"style":52},"2661f8af9de1",[1101],{"_key":1102,"_type":39,"marks":1103,"text":1104},"57b66c34d335",[],"Server-Standort in Deutschland",[],{"_key":1107,"_type":35,"children":1108,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1113,"style":52},"38cd1586c458",[1109],{"_key":1110,"_type":39,"marks":1111,"text":1112},"9026ff1026fb",[],"Revisionssichere Dokumentation und Protokollierung von Zugriffen",[],{"_key":1115,"_type":35,"children":1116,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1121,"style":52},"429813832f21",[1117],{"_key":1118,"_type":39,"marks":1119,"text":1120},"2233bfae2048",[],"Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO",[],{"_key":1123,"_type":35,"children":1124,"markDefs":1141,"style":52},"f359e09debe0",[1125,1129,1133,1138],{"_key":1126,"_type":39,"marks":1127,"text":1128},"d83634272dc9",[],"So stellen Unternehmen sicher, dass die Digitalisierung der Personalakte nicht nur effizienter, sondern auch rechtlich einwandfrei erfolgt.",{"_key":1130,"_type":39,"marks":1131,"text":1132},"adb20a1dcb8e",[]," Wie HR Puls Personaldaten schützt, lesen Sie unter ",{"_key":1134,"_type":39,"marks":1135,"text":1137},"b39788df950d",[1136],"fcbacd7d6043","Datenschutz und Sicherheit",{"_key":1139,"_type":39,"marks":1140,"text":332},"1bba3605f1c2",[],[1142],{"_key":1136,"_type":98,"href":1143},"\u002Fsicherheit",{"_key":1145,"_type":35,"children":1146,"markDefs":1151,"style":550},"90191adbef61",[1147],{"_key":1148,"_type":39,"marks":1149,"text":1150},"820cfe256389",[],"Wer darf in die digitale Personalakte schauen?",[],{"_key":1153,"_type":35,"children":1154,"markDefs":1159,"style":52},"80558406c9d6",[1155],{"_key":1156,"_type":39,"marks":1157,"text":1158},"6a8cb71aaabe",[],"Da die Personalakte hochsensible, personenbezogene Daten enthält, muss der Kreis der Zugriffsberechtigten so klein wie möglich gehalten werden. Das uneingeschränkte Einsichtsrecht in die gesamte Akte haben grundsätzlich nur:",[],{"_key":1161,"_type":35,"children":1162,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1171,"style":52},"91c6a9c66aab",[1163,1167],{"_key":1164,"_type":39,"marks":1165,"text":1166},"9a7dd2c7fb9b",[45],"Der Mitarbeitende selbst:",{"_key":1168,"_type":39,"marks":1169,"text":1170},"8012ac0308f9",[]," Er darf jederzeit Einblick in seine eigenen Daten nehmen und bei Fehlern eine Berichtigung oder Löschung verlangen.",[],{"_key":1173,"_type":35,"children":1174,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1183,"style":52},"1f5a32d50761",[1175,1179],{"_key":1176,"_type":39,"marks":1177,"text":1178},"e6d180e437ac",[45],"Der Arbeitgeber bzw. berechtigte HR-Mitarbeitende:",{"_key":1180,"_type":39,"marks":1181,"text":1182},"25d215bfad82",[]," In der Regel nur im Umfang, den ihre jeweilige Aufgabe erfordert, etwa die Lohnbuchhaltung nur für abrechnungsrelevante Daten.",[],{"_key":1185,"_type":35,"children":1186,"markDefs":1191,"style":52},"8fb92c490ee9",[1187],{"_key":1188,"_type":39,"marks":1189,"text":1190},"51f4d7992a85",[],"Alle Personen, die mit der digitalen Personalakte arbeiten, unterliegen der Schweigepflicht bezüglich der Inhalte. Eine moderne digitale Personalakte Software bildet dieses abgestufte Berechtigungskonzept technisch über Rollen und Rechte ab, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann worauf zugegriffen hat.",[],{"_key":1193,"_type":35,"children":1194,"markDefs":1199,"style":550},"27014f180fa8",[1195],{"_key":1196,"_type":39,"marks":1197,"text":1198},"3df395a91fbc",[],"Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?",[],{"_key":1201,"_type":35,"children":1202,"markDefs":1207,"style":52},"1cf309d68579",[1203],{"_key":1204,"_type":39,"marks":1205,"text":1206},"2aa43b8f3d1a",[],"Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden darf die Personalakte nicht sofort gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumentart:",[],{"_key":1209,"_type":35,"children":1210,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1228,"style":52},"8160526932a2",[1211,1215,1219,1224],{"_key":1212,"_type":39,"marks":1213,"text":1214},"8abb03b912af",[45],"Allgemeine Aufbewahrungsfrist:",{"_key":1216,"_type":39,"marks":1217,"text":1218},"375131e9f787",[]," in der Regel 3 Jahre, weil ehemalige Mitarbeitende so lange arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen können (",{"_key":1220,"_type":39,"marks":1221,"text":1223},"903823a80e0f",[1222],"60e42952938f","§ 195 BGB",{"_key":1225,"_type":39,"marks":1226,"text":1227},"8c8825fbc281",[],"), etwa auf ein Arbeitszeugnis. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.",[1229],{"_key":1222,"_type":98,"href":1230},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fbgb\u002F__195.html",{"_key":1232,"_type":35,"children":1233,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1250,"style":52},"218d265bb007",[1234,1238,1242,1247],{"_key":1235,"_type":39,"marks":1236,"text":1237},"02d9e3dff691",[45],"Lohnkonten",{"_key":1239,"_type":39,"marks":1240,"text":1241},"f285d6e0d66a",[]," mit Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsabrechnungen: bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung (",{"_key":1243,"_type":39,"marks":1244,"text":1246},"2a3e260aaa71",[1245],"9c9b75ec7ffa","§ 41 EStG",{"_key":1248,"_type":39,"marks":1249,"text":251},"f53003dc74ec",[],[1251],{"_key":1245,"_type":98,"href":1252},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Festg\u002F__41.html",{"_key":1254,"_type":35,"children":1255,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1273,"style":52},"e93151ae3c61",[1256,1260,1264,1269],{"_key":1257,"_type":39,"marks":1258,"text":1259},"7211f196b9aa",[45],"Entgeltunterlagen und Beitragsnachweise der Sozialversicherung:",{"_key":1261,"_type":39,"marks":1262,"text":1263},"6e8176572e59",[]," bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (",{"_key":1265,"_type":39,"marks":1266,"text":1268},"bf5bc2516a08",[1267],"b71d57d317a5","§ 28f Abs. 1 SGB IV",{"_key":1270,"_type":39,"marks":1271,"text":1272},"1942575ae495",[],"). Die Frist richtet sich also nach dem Prüftermin. Geprüft wird mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV).",[1274],{"_key":1267,"_type":98,"href":1275},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fsgb_4\u002F__28f.html",{"_key":1277,"_type":35,"children":1278,"markDefs":1283,"style":52},"5a3d430ed0e6",[1279],{"_key":1280,"_type":39,"marks":1281,"text":1282},"609711c3f958",[],"Eine digitale Personalakte Software überwacht diese unterschiedlichen Fristen automatisch und setzt Löschroutinen nach DSGVO um, statt dass HR sie in Papierarchiven nachhält.",[],{"_key":1285,"_type":35,"children":1286,"markDefs":1291,"style":550},"9a2730704359",[1287],{"_key":1288,"_type":39,"marks":1289,"text":1290},"22c1685bb039",[],"Warum Scans nicht jedes Original ersetzen",[],{"_key":1293,"_type":35,"children":1294,"markDefs":1299,"style":52},"cb5c2d22c36e",[1295],{"_key":1296,"_type":39,"marks":1297,"text":1298},"0f751b97fe3b",[],"Auch wenn eine digitale Personalakte Software den Großteil der Verwaltung übernimmt, ersetzt das Scannen nicht in jedem Fall das Papierdokument. Nach aktueller Rechtslage gelten eingescannte Unterlagen im Streitfall lediglich als Augenscheinbeweis, nicht als rechtlich vollwertiger Urkundsbeweis (§§ 415 ff. ZPO). Deshalb bewahren Sie Verträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen zusätzlich im Original auf.",[],{"_key":1301,"_type":35,"children":1302,"markDefs":1307,"style":52},"d41454c98803",[1303],{"_key":1304,"_type":39,"marks":1305,"text":1306},"9970080b70f9",[],"Eine gute digitale Personalakte Software ersetzt die Papierakte also nicht zwangsläufig zu 100 %, reduziert den Papieraufwand aber auf ein rechtlich notwendiges Minimum.",[],{"_key":1309,"_type":35,"children":1310,"markDefs":1315,"style":550},"a86a0e0727e5",[1311],{"_key":1312,"_type":39,"marks":1313,"text":1314},"9c63cee52f63",[],"Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte",[],{"_key":1317,"_type":35,"children":1318,"markDefs":1323,"style":52},"bad64a8d16e3",[1319],{"_key":1320,"_type":39,"marks":1321,"text":1322},"acc7721f6b42",[45],"Vorteile:",[],{"_key":1325,"_type":35,"children":1326,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1331,"style":52},"e729195ba8ec",[1327],{"_key":1328,"_type":39,"marks":1329,"text":1330},"bc230df6c614",[],"Deutliche Entlastung der HR-Abteilung durch Automatisierung und Suchfunktionen",[],{"_key":1333,"_type":35,"children":1334,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1339,"style":52},"b0dbee4c3468",[1335],{"_key":1336,"_type":39,"marks":1337,"text":1338},"d7c57179cd4f",[],"Bessere Einhaltung von Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten",[],{"_key":1341,"_type":35,"children":1342,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1347,"style":52},"de6c84eadcb4",[1343],{"_key":1344,"_type":39,"marks":1345,"text":1346},"a9a112fc687e",[],"Größere Transparenz für Mitarbeitende durch Self-Service-Einsicht",[],{"_key":1349,"_type":35,"children":1350,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1355,"style":52},"3696fd258bf9",[1351],{"_key":1352,"_type":39,"marks":1353,"text":1354},"13e329b99385",[],"Standortübergreifendes, mobiles Arbeiten",[],{"_key":1357,"_type":35,"children":1358,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1363,"style":52},"84d629bca66d",[1359],{"_key":1360,"_type":39,"marks":1361,"text":1362},"e5fe86219205",[],"Geringere Kosten durch Wegfall von Papier, Ordnern und Lagerflächen",[],{"_key":1365,"_type":35,"children":1366,"markDefs":1371,"style":52},"f46471b72a42",[1367],{"_key":1368,"_type":39,"marks":1369,"text":1370},"047fb5e03e8f",[45],"Herausforderungen:",[],{"_key":1373,"_type":35,"children":1374,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1379,"style":52},"2e37246729bb",[1375],{"_key":1376,"_type":39,"marks":1377,"text":1378},"089981cc2551",[],"Höhere Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit, da eine geeignete, rechtskonforme Software ausgewählt werden muss",[],{"_key":1381,"_type":35,"children":1382,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1387,"style":52},"dde31f5e685e",[1383],{"_key":1384,"_type":39,"marks":1385,"text":1386},"b85b5cf637e6",[],"Einmaliger Zeit- und Kostenaufwand für Einführung und Digitalisierung bestehender Akten",[],{"_key":1389,"_type":35,"children":1390,"level":107,"listItem":108,"markDefs":1395,"style":52},"2372d893a4a6",[1391],{"_key":1392,"_type":39,"marks":1393,"text":1394},"4714588d540a",[],"Bestimmte Dokumente müssen weiterhin zusätzlich im Original vorgehalten werden (siehe oben)",[],{"_key":1397,"_type":35,"children":1398,"markDefs":1403,"style":52},"c9f3218eb78a",[1399],{"_key":1400,"_type":39,"marks":1401,"text":1402},"d6629921653e",[],"Diese ehrliche Abwägung zeigt: Der Umstieg lohnt sich für die allermeisten Unternehmen, sollte aber mit der richtigen Software als Basis gut vorbereitet werden.",[],{"_key":1405,"_type":35,"children":1406,"markDefs":1411,"style":550},"7a7effe813b8",[1407],{"_key":1408,"_type":39,"marks":1409,"text":1410},"e4496be3a08e",[],"So gelingt die Einführung der digitalen Personalakte",[],{"_key":1413,"_type":35,"children":1414,"markDefs":1419,"style":52},"17d9201f0e40",[1415],{"_key":1416,"_type":39,"marks":1417,"text":1418},"25504f772c9d",[],"Der Umstieg gelingt, wenn alle Beteiligten früh mitarbeiten: HR, Beschäftigte, Führungskräfte, externe Dienstleister wie das Lohnbüro und, wo es ihn gibt, der Betriebsrat. Bei HR Puls übernimmt die Kundenbetreuung die Konfiguration. 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Löschkonzept legt fest, wann Personaldaten gelöscht werden.","Löschkonzept","\u003Csvg xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\" stroke=\"currentColor\" stroke-width=\"2\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\" class=\"icon icon-tabler icons-tabler-outline icon-tabler-clock-x\" >\u003Cpath stroke=\"none\" d=\"M0 0h24v24H0z\" fill=\"none\"\u002F>\u003Cpath d=\"M20.926 13.15a9 9 0 1 0 -7.835 7.784\" \u002F>\u003Cpath d=\"M12 7v5l2 2\" \u002F>\u003Cpath d=\"M22 22l-5 -5\" \u002F>\u003Cpath d=\"M17 22l5 -5\" \u002F>\u003C\u002Fsvg>",{"_key":1649,"_type":350,"description":1650,"headline":1651,"icon":1652},"386fd9e7dc60","Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage.","AVV und TOM auf Anfrage","\u003Csvg xmlns=\"http:\u002F\u002Fwww.w3.org\u002F2000\u002Fsvg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 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ist eine digitale Personalakte Software?","Eine digitale Personalakte Software ist ein System zur zentralen, digitalen Verwaltung aller personenbezogenen Mitarbeiterdaten und -dokumente, von Stammdaten über Verträge bis hin zu Gehaltsabrechnungen.",{"_key":1671,"_type":1667,"headline":1672,"text":1673},"60a14a519af2","Was ist der Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Personalakte?","Beide Begriffe werden synonym verwendet und bezeichnen dieselbe Lösung: die digitale bzw. elektronische Verwaltung von Personalakten und Mitarbeiterdokumenten über eine Software statt in Papierform.",{"_key":1675,"_type":1667,"headline":1676,"text":1677},"40941d60f69b","Ist eine digitale Personalakte Pflicht?","Nicht als Ganzes. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV als elektronische Entgeltunterlagen führen, eine Befreiung ist nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Für die übrige Personalakte gibt es keine Pflicht zur digitalen Form.",{"_key":1679,"_type":1667,"headline":1680,"text":1681},"bf4fcfebbf89","Können Mitarbeitende selbst auf ihre Daten zugreifen?","Ja, über ein integriertes Employee Self Service können Mitarbeitende eigene Daten einsehen, Anträge stellen und Bescheinigungen abrufen.",{"_key":1683,"_type":1667,"headline":1684,"text":1685},"0c3ad08f211a","Wie sicher sind die Daten in einer digitalen Personalakte Software?","Bei HR Puls liegen alle Daten auf Servern ausschließlich in Deutschland und werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Jeder Kunde nutzt eine eigene Datenbank, Rollen und Rechte bis auf Feldebene legen fest, wer welche Personaldaten sieht. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die technischen und organisatorischen Maßnahmen erhalten Sie auf Anfrage.",{"_key":1687,"_type":1667,"headline":1688,"text":1689},"5fb2ad8f204f","Welche Dokumente müssen trotz digitaler Personalakte im Original aufbewahrt werden?","Insbesondere Arbeitsverträge, vor allem befristete oder mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben sollten aus Beweisgründen zusätzlich als Papieroriginal vorgehalten werden.",{"_key":1691,"_type":1667,"headline":1692,"text":1693},"628175310e27","Wie lange muss eine Personalakte nach der Kündigung aufbewahrt werden?","In der Regel mindestens 3 Jahre. Lohnkonten bewahren Sie bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung auf (§ 41 EStG), Entgeltunterlagen und Beitragsnachweise der Sozialversicherung bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV).",{"_key":1695,"_type":1667,"headline":1696,"text":1697},"f22709dcbb43","Gibt es Cloud-Lösungen für die digitale Personalakte?","Ja, die meisten modernen Anbieter setzen auf cloudbasierte digitale Personalakte Software, die ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und hohe Datensicherheit ohne eigenen Serveraufwand bietet.",{"_key":1699,"_type":1667,"headline":1700,"text":1701},"870cf2df77eb","Wie läuft die Einführung einer digitalen Personalakte Software ab?","Zunächst werden bestehende Dokumentenprozesse analysiert, anschließend erfolgt die Auswahl der passenden Software, die Definition von Rollen und Berechtigungen sowie die Migration bestehender Papierakten, bei Bedarf mit externer Unterstützung.",{"_key":1703,"_type":1667,"headline":1704,"text":1705},"17d3579508ca","Lässt sich eine digitale Personalakte Software mit anderen HR-Systemen verbinden?","Ja. In HR Puls teilen sich alle Module eine Datenbasis, Daten pflegen Sie nur einmal. Geprüfte Lohndaten übergeben Sie über die vorbereitende Lohnbuchhaltung an Ihr Lohnprogramm, zum Beispiel DATEV, ADP oder Sage. Bestehende HR-Systeme binden Sie über eine technische Schnittstelle an.","Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte Software",{"_key":1708,"_type":1709,"image":1710,"padding_bottom":76,"padding_top":75},"6dc3912cbbf1","sectionCta",{"_type":20,"alt":26,"asset":1711},{"_ref":28,"_type":24},"Mitarbeiterdaten und Dokumente an einem Ort, mit Rechten je Rolle und Self Service. Fristen erinnern automatisch, nichts geht verloren. Jetzt Demo anfragen.",{"_type":1714,"current":1715},"slug","digitale-personalakte",null,{"data":1718,"sourceMap":-1},[1719,1743,1771],{"rows":1720,"slug":1742},[1721,1726,1730,1734,1738],{"_key":1722,"button_link":1723,"headline":1724,"text":1725},"f39e32a97f55","\u002Fdigitale-personalakte","Alle Personaldaten mit einem Klick verwalten","Mit der digitalen Personalakte organisieren Sie alle Mitarbeiterdaten, Dokumente und KPI-Reports zentral, sicher und auf allen Geräten verfügbar. Automatisierte Workflows, Self-Service und Echtzeit-Analysen entlasten Ihr HR-Team. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Ihre Mitarbeitenden.",{"_key":1727,"button_link":299,"headline":1728,"text":1729},"774af767433c","Lohndaten auf einen Blick prüfen und freigeben","Prüfen, bearbeiten und übermitteln Sie alle abrechnungsrelevanten Daten zentral, sicher und effizient. Dazu gehören automatisierte Erinnerungen, Self-Service für Mitarbeitende und die nahtlose Integration ins Abrechnungssystem. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und sorgen für reibungslose, DSGVO-konforme Abläufe im gesamten Unternehmen.",{"_key":1731,"button_link":1604,"headline":1732,"text":1733},"1f0365f30e1d","Urlaub und Krankheit einfach erfassen","Verwalten Sie Urlaube, Krankmeldungen und andere Fehlzeiten einfach digital, inklusive Self-Service, Vertreterregelung und automatischen Erinnerungen. So vermeiden Sie Unterbesetzungen, steigern die Transparenz im Team und sorgen für nahtlose, DSGVO-konforme Prozesse im gesamten Unternehmen.",{"_key":1735,"button_link":1587,"headline":1736,"text":1737},"b0d0675e02e1","Anwesenheiten mit einem Klick erfassen","Behalten Sie Ihre Arbeitszeiten im Griff: Erfassen Sie Anwesenheiten, Projektzeiten und Pausen digital per Terminal, mit OneClick am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone. Führungskräfte und HR erhalten in Echtzeit Transparenz, während automatische Erinnerungen, Self-Service und DSGVO-konforme Datenhaltung für Effizienz und Sicherheit sorgen. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen spielend einfach.",{"_key":1739,"button_link":1567,"headline":1740,"text":1741},"29a4838795db","Vor dem ersten Arbeitstag schon mittendrin","Gestalten Sie den Einstieg neuer Talente und den Austritt von Mitarbeitenden effizient, transparent und sicher. Digitale Prozesse, Self-Service, Echtzeit-Feedback und automatische Erinnerungen sorgen für begeisterte Mitarbeitende, fundierte Analysen und maximale Compliance, vom ersten Tag bis zum letzten.","hr-management-suite",{"rows":1744,"slug":1770},[1745,1750,1755,1760,1765],{"_key":1746,"button_link":1747,"headline":1748,"text":1749},"cf087f880898","\u002Fmitarbeitergespraech","Talente kontinuierlich entwickeln","Digitalisierte Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und 360°-Feedback: flexibel, auf allen Geräten verfügbar und DSGVO-konform. Visualisieren Sie Kompetenzen, steuern Sie Entwicklungsmaßnahmen und schaffen Sie maximale Transparenz für Beschäftigte und Führungskräfte. So fördern Sie kontinuierliche Entwicklung, stärken das Engagement und machen Mitarbeitergespräche zum Erfolgsfaktor Ihres Unternehmens.",{"_key":1751,"button_link":1752,"headline":1753,"text":1754},"51fc6079945f","\u002Ffeedback","360 Grad und Peer Feedback geben und empfangen","Fördern Sie eine offene Feedbackkultur: Beschäftigte geben und empfangen Peer- und 360°-Feedback einfach, auf allen Geräten und DSGVO-konform. So entstehen mehr Transparenz, kontinuierliche Entwicklung und gezielte Förderung von Talenten. Echtzeit-Auswertungen, Aufgabenmanagement und Kompetenzvergleich per One-Click sorgen für effiziente Prozesse und messbare Fortschritte im gesamten Unternehmen.",{"_key":1756,"button_link":1757,"headline":1758,"text":1759},"71979f36c095","\u002Fmitarbeiterbefragung","Zufriedene und engagierte Beschäftigte","Messen Sie Zufriedenheit, Engagement und Verbesserungspotenziale schnell und anonym, im Browser auf PC, Tablet oder Smartphone. Echtzeit-Auswertungen, ein geprüfter Itempool und Gamification sorgen für hohe Beteiligung und fundierte Erkenntnisse, während ein 3-Phasen-Modell die Umsetzung von Verbesserungen direkt in die Hände Ihrer Beschäftigten legt.",{"_key":1761,"button_link":1762,"headline":1763,"text":1764},"c019eea3336e","\u002Fgefaehrdungsbeurteilung","Weniger Fehltage durch gesunde Beschäftigte","Beugen Sie Belastungen gezielt vor: Identifizieren und messen Sie Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz rechtssicher, effizient und individuell. 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Unser Multiposting spart Zeit, erhöht die Sichtbarkeit Ihrer Stellen und liefert Ihnen messbare Ergebnisse auf Knopfdruck.",{"_key":1784,"button_link":1785,"headline":1786,"text":1787},"7f110610fa3196d533550f5cfc1d817a","\u002Fbranding","Mit Employer Branding und eigener Karriereseite Talente überzeugen","Präsentieren Sie Ihr Unternehmen authentisch und professionell mit einer individuell gestalteten Karriereseite. 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