Aktuelles zum Hinweisgeberschutzgesetz: Was müssen Unternehmer jetzt wissen?

Am 2. Juli 2023 tritt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft – die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Personen, die Verstöße ihres Unternehmens gegen das Gesetz beobachten, muss ein sicherer Kanal eingerichtet werden, diese gefahrlos zu melden. Darüber hinaus sind jede Art von Repressalien gegen die Hinweisgeber verboten. Details zu den Vorgaben, welche Auswirkungen das Gesetz auf Unternehmen in Deutschland hat und wie Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Aktueller Stand des Hinweisgeberschutzgesetz HinSchG

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern trat bereits Ende 2019 in Kraft, doch verweigerte der deutsche Bundesrat bisher seine Zustimmung. Jetzt wurde das Gesetz in geänderter Form im Mai 2023 verabschiedet. Aktuell befinden wir uns in einer Übergangsphase. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sollten seit Dezember 2021 bereits Mechanismen zum Schutz von Hinweisgebern implementiert haben. Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen nun nachziehen, haben aber bis 17. Dezember 2023 Schonfrist, das Gesetz umzusetzen.

Dieses Gesetz hat das Potenzial, die Art und Weise, wie Unternehmen mit internen und externen Meldungen umgehen, grundlegend zu verändern. Im Mittelpunkt steht der Schutz von Personen, die Verstöße im Unternehmen melden, indem sie vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Daher sind Unternehmen aufgefordert, vertrauliche Meldekanäle einzurichten und sicherzustellen, dass das Personal ordnungsgemäß geschult wird, um dieses neue Paradigma zu verstehen und zu unterstützen.

Gemäß dem Gesetz sind Unternehmen verpflichtet, auf Meldungen innerhalb von drei Monaten zu reagieren, was eine rechtzeitige Untersuchung und angemessenes Handeln erfordert. Das Hinweisgeberschutzgesetz prägt somit die Unternehmenskultur hin zu mehr Offenheit und Verantwortung. Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, um mehr Transparenz, Gerechtigkeit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Das Wichtigste zusammengefasst:

Wer ist als Hinweisgeber definiert?

Unter dem Hinweisgeberschutzgesetz ist ein Hinweisgeber definiert als eine Person, die Informationen über mögliche oder tatsächliche Verstöße gegen das Gesetz meldet. Dies kann ein Mitarbeiter, ein Auftragnehmer, ein Praktikant oder sogar ein Stellenbewerber sein. Im Grunde genommen kann jede Person, die in engem Zusammenhang mit dem Unternehmen steht, als Hinweisgeber auftreten.

Ausschlaggebend ist letztendlich, dass der Whistleblower, egal ob aus dem Unternehmen oder extern, im Kontakt mit dem Unternehmen steht.

Dem Unternehmen steht es allerdings offen, ob die Meldekanäle nur dem eigenen Personal zugänglich sind oder auch auf externe Kontaktpersonen ausgeweitet werden.

Was ist bei der Einrichtung und dem Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

• Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers muss gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt werden muss, es sei denn, er gibt seine ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung. Dies kann durch die Verwendung sicherer und verschlüsselter Kommunikationstechnologien erreicht werden. Hinweis: Vertraulichkeit heißt nicht gleich Anonymität. Unternehmen sind durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht verpflichtet, Meldungen zu anonymisieren.

• Meldungen müssen in mündlicher oder schriftlicher Form sowie auf Wunsch in einem persönlichen Treffen ermöglicht werden. In der Praxis bedeutet das für Unternehmen die Einrichtung einer Whistleblower-Hotline, eines Beschwerde-Briefkasten oder eines IT-gestützten Hinweisgebersystems wie z.B. einen geschützten Bereich im Intranet oder der internen Kommunikationsplattform im Unternehmen.

• Der Meldekanal muss von unabhängigen und objektiven Personen betrieben werden. Dazu wird ein „Meldestellen-Beauftrager“ bestimmt, der den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen muss. Dies kann interne Mitarbeiter einschließen, solange sie nicht in einem Interessenkonflikt stehen. Alternativ können Unternehmen externe Dienstleister beauftragen. Kleine Unternehmen können sich hier auch Ressourcen teilen und eine gemeinsame Meldestelle einrichten.

• Datenschutz ist in diesem Zusammenhang essenziell. Alle personenbezogenen Daten des Hinweisgebers sowie der beschuldigten Personen müssen DSGVO-konform aufbewahrt werden. Dies lässt sich am einfachsten mit einem Software-seitigen Meldeverfahren umsetzen.

Die Einrichtung und der Betrieb interner Meldekanäle erfordern sorgfältige Planung und Umsetzung. Es ist wichtig, dass Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ernst nehmen und effektive Meldekanäle einrichten, die das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.

Mögliche Strafen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz

Die Nichtbeachtung des Hinweisgeberschutzgesetzes kann für Unternehmen erhebliche Konsequenzen haben. Der Gesetzgeber hat eine Reihe von Sanktionen vorgesehen, um sicherzustellen, dass die Unternehmen die Vorschriften des Gesetzes ernst nehmen und umsetzen.

• Wer eine Meldung verhindert, riskiert ein Bußgeld von 50.000 EUR (das gilt für Unternehmensverantwortliche!).
• Dem Unternehmen selbst droht das bis zu 10fache, d.h. bis zu 500.000 EUR, sollte bei einem Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot.
• Bei fahrlässigem Umgang mit der vertraulichen Behandlung von Hinweisgebern sind Sanktionen bis 10.000 EUR vorgesehen.
• Missachtet ein Unternehmen die Pflicht zur Einführung sowie dem Betrieb einer Meldestelle werden bis zu 20.000 EUR fällig.

Letzteres Bußgeld kommt erst nach der Schonfrist für kleinere Betriebe ab 1. Dezember 2023 zum Tragen.

Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass diese Strafen nicht nur für Verstöße gegen die Meldepflichten gelten, sondern auch für den unrechtmäßigen Umgang mit Hinweisgebern, wie etwa Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung.

Neben den direkten finanziellen und rechtlichen Konsequenzen haben Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz erhebliche Auswirkungen auf den Ruf eines Unternehmens. In einer Zeit, in der Transparenz und ethisches Handeln immer wichtiger werden, schädigt der Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und der breiten Öffentlichkeit in das Unternehmen erheblich.

Checkliste: Was müssen Unternehmen jetzt tun?