Phasen der Mitarbeiterbefragung
Alle verantwortlichen Personen, seien es ausführende, unterstützende, unterzeichnende und/oder kommunikative Funktionen, sollten in die Durchführung mit einbezogen werden und können je nach Mitarbeiterbefragungsphase mit unterschiedlichem Aufwand eingebunden werden.
Die Zieldefinition ist die wichtigste aller Phasen. Daher sollte vor jeder Mitarbeiterbefragung die Zielsetzung klar defniert und formuliert werden. Alle Beteiligten sollten sich für eine Durchführung und ihr eigenes Engagement bereiterklären.
In der Vorbereitungsphase spielt Kommunikation eine tragende Rolle. Die verschiedenen Interessensbereiche sollten vor der Mitarbeiterbefragung auf einen Nenner gebracht werden. Über eine Marketingkampagne sollte die Bekanntmachung und der Nutzen der Mitarbeiterbefragung entwickelt werden.
Für die Durchführungsphase ist ein möglichst reibungsloser Ablauf das Ziel. Hierbei hilft die Umsetzung der Marketingkampagne sowie die Bereitstellung von Anlaufstellen für potentielle Komplikationen.
Im Anschluss an die Datenanalyse, ist die Erstellung von einfach verständlichen Reports, aus denen die richtigen Schlussfolgerung gezogen und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, von zentraler Bedeutung.
Zieldefinition der Mitarbeiterbefragung
Phase 1. Ein gemeinsames Ziel der Mitarbeiterbefragung definieren und sich seiner Rolle verpflichten
Mit einem gemeinsamen Ziel...
- können Diskussionspunkte bereits im Voraus beantwortet werden
- wird vorgegeben von welchem Blickwinkel die Ergebnisse betrachtet werden
- sind Verantwortlichkeiten klar verteilt
Verantwortliche und Dauer
Geschäftsführung / Vorstand
Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen
Führungskraft
Erkennt Badarf und erteilt Freigaben für Inhalte und Maßnahme
Personalabteilung
Erkennt Bedarf und beteiligt sich an der Festlegung der Ziele
Betriebsrat
Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen
Externer Dienstleister
Kann bei Konflikten unterstützen und in der Zielfindung beraten
access_time
4 bis 8 Wochen
Alle Verantwortlichen definieren ihre Ziele
Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung hängt von unterschiedlichen, oft gegensätzlichen Interessen ab. Bevor diese Interessen zu einem gemeinsamen Ziel für die Mitarbeiterbefragung formuliert werden können, sollten alle Verantwortlichen ihre Ziele definieren und formulieren. Dabei kommt es häufig vor, dass sich nicht alle Wünschen und Vorstellungen realisieren lassen. In diesen Fällen können strukturierte Methoden zur Lösung von Konflikten helfen sich erfolgreich zu einig und gemeinsame Ziele festzulegen.
Mehr erfahren zum Thema Konfliktlösung bei der Zielfindung
Führungskraft (FK)
Entwicklung der Abteilung und möglichst gute Ergebnisse für sich selbst erzielen
Personalabteilung (HR)
Eigene Aufgabenfelder verwirklichen und alle Beteiligten zufriedenstellen
Vorstand (V)
Maximale Erreichung der strategischen Unternehmensziele
Betriebsrat (BR)
Mitarbeitende schützen und stets höchste Anonymität gewähren
Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung
Phase 2. Ergebnisse der Zielvereinbarung realisieren
Bei gelungener Zielvereinbarung sind die Handlungsschritte für die Vorbereitungsphase bereits vorgegeben. Aufgaben sind...
- die Fragebogenerstellung
- die Entwicklung einer geeigneten Kommunikationsstrategie
- die Befolgung der Datenschutzrichtlinien und Bestimmung der Anonymitätsgrenzen
- die technische Einbindung
- ein Testdurchlauf mit dem Prototypen
Geschäftsführung / Vorstand
Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen
Führungskraft
Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen
Betriebsrat
Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen
Personalabteilung
Verantwortet die Konzeption, Prozesssteuerung und Kommunikation
Einbindung der Internen Kommunikationsabteilung
Kann in der Konzeption einer Kommunikationsstrategie untersützen
Unterstützendes, dienstleistendes Unternehmen
Kann in der Konzeption, bei den technische Möglichkeiten und in der Kommunikation unterstützen
access_time
1 bis 8 Wochen
Fragebogen erstellen
Inhalt
Für eine Mitarbeiterbefragung müssen Inhalte und Fragen, die diese abbilden, entwickelt werden. Die Qualität der Inhalte und die sich anschließende Mitarbeiterbefragung zeichnet sich insbesondere durch die Thematik und die Anpassungsfährigkeit der Inhalte der Mitarbeiterbefragung aus. Basierend auf definierten Zielen werden Items abgeleitet, die zu einzelnen Fragen ausformuliert werden. Diese Aufgabe verantworten in der Regel Mitarbeitende der Personalabteilung sowie ggf. Mitarbeitende eines externen Dienstleisters.
Die entwickelten Items sollten das messen, was vorab über die Zielsetzung definiert wurde. Daher ist es sinnvoll, Items zu verwenden, die vorab bereits validiert wurden und Verwendung fanden, zu nutzen, da die Zuverlässigkeit der Aussagekraft vorab geprüft wurde. Gute Fragebögen für Mitarbeiterbefragungen können bereits im Unternehmen vorhanden sein und wiederverwendet werden. Ist dies nicht der Fall, können Fragebögen aus Fachliteratur und von wissenschftliche Kontexten abgeleitet werden. Dies bietet Ihnen zusätzlich Einblick in die neusten Erkenntnisse aus der Forschung sowie die Güte und Anwenderfreundlichkeit von Fragebögen.
Vor allem, wenn Fragebögen innerhalb eines Projektteams oder während eines Workshops selbstständig erarbeitet werden, ist es empfehlenswert sich auf diese Quellen zu berufen. Eine weitere Möglichkeit, um validierte Fragebögen zu erhalten, ist der Erwerb eines Fragebogens über anspruchsvolle Datenbanken oder die Angebote eines dienstleistenden Unternehmens.
Umfang
Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Inhalten und formulierten Zielen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Fragebogen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu gestalten. Je geringer der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden ist, desto größer die Akzeptanz und Bereitschaft an der Befragung teilzunehmen.
Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Puls Checks. Dabei werden kleinere Themenbereiche rollierend abgefragt, sodass die Bearbeitungszeit je Befragung nicht zu lang wird.
Mehr zum Thema Puls Checks
Format
Der Fragebogen ist eines der beliebsten Maßnahmen, um eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Hierbei besteht die Möglichkeit die Mitarbeiterbefragung als Paper-Pencil-Version auszugegeben, die Mitarbeiterbefragung online anzubieten oder beide Formate zur Verfügung zu stellen. Ein Paper-Pencil Format sollte zur Verfügung gestellt werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden Zugang zum Internet haben. Gleichzeitig sind, im Zeitalter der Digitalisierung, Onlinebefragungen eine einfache und effiziente Lösung. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass die meisten Mitarbeitenden Zugang zu einem Smartphone, PC, Laptop oder Tablet haben, um an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Die Verantwortlichen der Durchführung einer Befragung sollten sich vorab überlegen, welche Formate für die Befragung zur Verfügung gestellt werden sollen.
