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vom 23.04. bis 24.04.2024 in Halle A1 Stand C.25

Phasen der Mitarbeiterbefragung

Alle verantwortlichen Personen, seien es ausführende, unterstützende, unterzeichnende und/oder kommunikative Funktionen, sollten in die Durchführung mit einbezogen werden und können je nach Mitarbeiterbefragungsphase mit unterschiedlichem Aufwand eingebunden werden.

Die Zieldefinition ist die wichtigste aller Phasen. Daher sollte vor jeder Mitarbeiterbefragung die Zielsetzung klar defniert und formuliert werden. Alle Beteiligten sollten sich für eine Durchführung und ihr eigenes Engagement bereiterklären.


In der Vorbereitungsphase spielt Kommunikation eine tragende Rolle. Die verschiedenen Interessensbereiche sollten vor der Mitarbeiterbefragung auf einen Nenner gebracht werden. Über eine Marketingkampagne sollte die Bekanntmachung und der Nutzen der Mitarbeiterbefragung entwickelt werden.

Für die Durchführungsphase ist ein möglichst reibungsloser Ablauf das Ziel. Hierbei hilft die Umsetzung der Marketingkampagne sowie die Bereitstellung von Anlaufstellen für potentielle Komplikationen.

Im Anschluss an die Datenanalyse, ist die Erstellung von einfach verständlichen Reports, aus denen die richtigen Schlussfolgerung gezogen und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, von zentraler Bedeutung.

 

 

 

Zieldefinition der Mitarbeiterbefragung

Phase 1. Ein gemeinsames Ziel der Mitarbeiterbefragung definieren und sich seiner Rolle verpflichten

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

 


Mit einem gemeinsamen Ziel...

  • können Diskussionspunkte bereits im Voraus beantwortet werden
  • wird vorgegeben von welchem Blickwinkel die Ergebnisse betrachtet werden
  • sind Verantwortlichkeiten klar verteilt

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Führungskraft

Erkennt Badarf und erteilt Freigaben für Inhalte und Maßnahme

Personalabteilung

Erkennt Bedarf und beteiligt sich an der Festlegung der Ziele

Betriebsrat

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Externer Dienstleister

Kann bei Konflikten unterstützen und in der Zielfindung beraten

access_time

4 bis 8 Wochen

Alle Verantwortlichen definieren ihre Ziele

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung hängt von unterschiedlichen, oft gegensätzlichen Interessen ab. Bevor diese Interessen zu einem gemeinsamen Ziel für die Mitarbeiterbefragung formuliert werden können, sollten alle Verantwortlichen ihre Ziele definieren und formulieren. Dabei kommt es häufig vor, dass sich nicht alle Wünschen und Vorstellungen realisieren lassen. In diesen Fällen können strukturierte Methoden zur Lösung von Konflikten helfen sich erfolgreich zu einig und gemeinsame Ziele festzulegen.
Mehr erfahren zum Thema Konfliktlösung bei der Zielfindung

Führungskraft (FK)
Entwicklung der Abteilung und möglichst gute Ergebnisse für sich selbst erzielen

Personalabteilung (HR)
Eigene Aufgabenfelder verwirklichen und alle Beteiligten zufriedenstellen

Vorstand (V)
Maximale Erreichung der strategischen Unternehmensziele

Betriebsrat (BR)
Mitarbeitende schützen und stets höchste Anonymität gewähren

Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung

Phase 2. Ergebnisse der Zielvereinbarung realisieren



Bei gelungener Zielvereinbarung sind die Handlungsschritte für die Vorbereitungsphase bereits vorgegeben. Aufgaben sind...

  • die Fragebogenerstellung
  • die Entwicklung einer geeigneten Kommunikationsstrategie
  • die Befolgung der Datenschutzrichtlinien und Bestimmung der Anonymitätsgrenzen
  • die technische Einbindung
  • ein Testdurchlauf mit dem Prototypen
Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Führungskraft

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Betriebsrat

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Personalabteilung

Verantwortet die Konzeption, Prozesssteuerung und Kommunikation

Einbindung der Internen Kommunikationsabteilung

Kann in der Konzeption einer Kommunikationsstrategie untersützen

Unterstützendes, dienstleistendes Unternehmen

Kann in der Konzeption, bei den technische Möglichkeiten und in der Kommunikation unterstützen

access_time

1 bis 8 Wochen

Fragebogen erstellen

Inhalt

Für eine Mitarbeiterbefragung müssen Inhalte und Fragen, die diese abbilden, entwickelt werden. Die Qualität der Inhalte und die sich anschließende Mitarbeiterbefragung zeichnet sich insbesondere durch die Thematik und die Anpassungsfährigkeit der Inhalte der Mitarbeiterbefragung aus. Basierend auf definierten Zielen werden Items abgeleitet, die zu einzelnen Fragen ausformuliert werden. Diese Aufgabe verantworten in der Regel Mitarbeitende der Personalabteilung sowie ggf. Mitarbeitende eines externen Dienstleisters.

Die entwickelten Items sollten das messen, was vorab über die Zielsetzung definiert wurde. Daher ist es sinnvoll, Items zu verwenden, die vorab bereits validiert wurden und Verwendung fanden, zu nutzen, da die Zuverlässigkeit der Aussagekraft vorab geprüft wurde. Gute Fragebögen für Mitarbeiterbefragungen können bereits im Unternehmen vorhanden sein und wiederverwendet werden. Ist dies nicht der Fall, können Fragebögen aus Fachliteratur und von wissenschftliche Kontexten abgeleitet werden. Dies bietet Ihnen zusätzlich Einblick in die neusten Erkenntnisse aus der Forschung sowie die Güte und Anwenderfreundlichkeit von Fragebögen.

Vor allem, wenn Fragebögen innerhalb eines Projektteams oder während eines Workshops selbstständig erarbeitet werden, ist es empfehlenswert sich auf diese Quellen zu berufen. Eine weitere Möglichkeit, um validierte Fragebögen zu erhalten, ist der Erwerb eines Fragebogens über anspruchsvolle Datenbanken oder die Angebote eines dienstleistenden Unternehmens.

 

Umfang

Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Inhalten und formulierten Zielen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Fragebogen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu gestalten. Je geringer der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden ist, desto größer die Akzeptanz und Bereitschaft an der Befragung teilzunehmen.

Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Puls Checks. Dabei werden kleinere Themenbereiche rollierend abgefragt, sodass die Bearbeitungszeit je Befragung nicht zu lang wird.

Mehr zum Thema Puls Checks

 

Format

Der Fragebogen ist eines der beliebsten Maßnahmen, um eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Hierbei besteht die Möglichkeit die Mitarbeiterbefragung als Paper-Pencil-Version auszugegeben, die Mitarbeiterbefragung online anzubieten oder beide Formate zur Verfügung zu stellen. Ein Paper-Pencil Format sollte zur Verfügung gestellt werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden Zugang zum Internet haben. Gleichzeitig sind, im Zeitalter der Digitalisierung, Onlinebefragungen eine einfache und effiziente Lösung. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass die meisten Mitarbeitenden Zugang zu einem Smartphone, PC, Laptop oder Tablet haben, um an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Die Verantwortlichen der Durchführung einer Befragung sollten sich vorab überlegen, welche Formate für die Befragung zur Verfügung gestellt werden sollen. 

Rahmenbedingungen festlegen

Zielgruppe

In Abhängigkeit der Zielsetzung muss entschieden werden, ob sich die Mitarbeiterbefragung an die gesamte Belegschaft, an einen bestimmten Fachbereich oder eine bestimmte Hierarchiestufe richten soll. Um Aussagen für die gesamte Belegschaft treffen zu können, sollte entweder eine Vollbefragung stattfinden oder eine repräsentative Stichprobe befragt werden.

Zeit

Der Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung sollte gut überlegt sein. Urlaubszeiten, Feiertage und besonders arbeitsintensive 'heiße Phasen' stellen eher ungünstige Zeiträume für eine hohe Beteiligungsquote dar. Weiterhin sollten die Mitarbeitenden darüber aufgeklärt werden, bis wann eine Teilnahme möglich ist und wie groß der zeitliche Aufwand der Teilnahme ist. Eine weitere Option ist, die Mitarbeiterbefragung rollierend stattfinden zu lassen, sodass Entwicklung- oder Veränderungsprozesse gemessen werden können.

Anonymität und Datenschutz

Zur Wahrung der Anonymität und der geltenden Datenschutzrichtlinien sollte ein Konzept für die Mitarbeiterbefragung entwickelt werden. Zu entscheiden ist hierbei, welche Personen oder Personengruppen zu welchem Zeitpunkt welche Daten einsehen dürfen. Die Freigabe des Konzepts sollte durch den Betriebsrat und datenschutzverantwortliche Personen vor Durchführung der Mitarbeiterbefragung erfolgen.

Kommunikationsstrategie und -mittel definieren

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung bemisst sich an der Beteiligungsquote. Beteiligen kann sich jedoch nur, wer von der Mitarbeiterbefragung weiß. Das Ziel ist eine Beteiligungsquote von 100%

Die Abteilung für interne Kommunikation sowie die Marketingabteilung stellen mit ihrer Expertise kompetente Ansprechpartner für die Entwicklung eines effizienten Konzepts für die Bekanntmachung der Mitarbeiterbefragung dar. Im Fokus sollten das Ziel der Mitarbeiterbefragung und praktische Informationen, wie zum Beispiel die Formate der Teilnahme, stehen. Es empfiehlt sich, zur Verbreitung der Kampagne möglichst viele Kanäle einzusetzen.

Die Erstellung einer Werbestrategie für die Mitarbeiterbefragung ist unabhängig von allen weiteren Entscheidungsprozessen. Die Vorbereitung kann unmittelbar starten.

Bereitstellung personenbezogener Daten

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Informationen über die Organisationsstruktur bilden die Grundlage für die Berechtigungsstruktur (die Befugnis, Daten einzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen)

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E-Mail Adressen oder Postanschriften werden benötigt, um den Mitarbeitenden über die Befragung und die Möglichkeiten der Teilnahme zu informieren.

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Nach der Mitarbeiterbefragung werden ebenfalls Informationen zu den Befragten benötigt. Um eine aussagekräftige Datenanalyse erstellen zu können, sollten Verantwortliche Zugriff auf Informationen, zum Beispiel über die Zielgruppe der Befragten, deren Position o.ä., haben.
 

Technische Umsetzung

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Variante I - Personaldaten sind in klassischen Akten sortiert: Es wird eine Excel-Liste der zu befragenden Mitarbeitenden, zugehörigen Abteilungen und Vorsitzenden erstellt.

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Variante II - Das Unternehmen arbeitet mit einem Personalmanagementsystem: Relevante Daten können in Excel exportiert werden.

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Variante III - Das Personalmanagementsystem besitzt eine Applikationsprogrammschnittstelle (API). Darüber können zwei Programme miteinander verbunden werden, um einen direkten Zugriff auf die Daten zu ermöglichen.

Prototypen testen

Sobald der Fragebogen erstellt, Entscheidungen zu Rahmenbedingungen getroffen und Personendaten zugänglich gemacht worden sind, kann die Mitarbeiterbefragung in Form eines Prototypen Tests durchgeführt werden. Hierbei kann zum Beispiel ermittelt werden, ob Einladungen per E-Mail verschendet, empfangen und geöffnet werden können. Außerdem sollte der Prototypentest von mehreren Personen mit verschiedenen Rollen, zum Beispiel Referenten, Führungskräfte, Personen im Praktikum, etc. getestet werden. Auf diese Weise können kleine und grobe inhaltliche sowie strukturell bedingte Fehler entdeckt und korrigiert werden. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden an einer optimal konzipierten und technisch fehlerfreien Mitarbeiterbefragung teilnehmen können.

Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Phase 3. Mitarbeiter aufklären, einladen und unterstützen

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Aufgaben sind...

  • Umsetzung der Marketingstrategie
  • Versand der Einladungen für die Teilnahme
  • Bereitstellung eines technischen und eines fachlichen Supports
  • Überwachung des Erfolgs durch Führungskräfte und Projektverantwortliche
  • Einleitung von Maßnahmen bei Problemen, falls erforderlich (z. B. niedrige Beteiligungsquote)

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Vermittelt Bedeutsamkeit und motiviert zur Teilnahme

Führungskraft

Vermittelt Bedeutsamkeit, motiviert zur Teilnahme und Erfolgskontrolle

Mitarbeiter

Teilnahme an der Befragung

Personalabteilung

Einladungsmanagement, Erfolgskontrolle und Vermittlung bei technischen oder fachlichen Fragen

Interne Kommunikation

Kann Umsetzung der Kommunikationsstrategie zur Steigerung der Beteiligungsquote unterstützen

Externer Dienstleister

Kann Einladungsmanagement, Erfolgskontrolle und technischen Support unterstützen

access_time

2 bis 4 Wochen

Kommunikationsstrategie und -mittel einsetzen

Die in der Durchführungsphase entwickelten Kommunikationsmittel kommen nun zum Einsatz. Die Mitarbeiterbefragung läuft unter einem bestimmten Motto oder Titel, welches auch eine Botschaft vermitteln sollte. Die gezielte frequentierte Präsenz durch E-Mails, Intranetbeiträge, Flyer, Plakate und positive Mund-zu-Mund-Propaganda erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende an der Befragung teilnehmen.

Einladungen zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung versenden

An Tag 1 der Durchführungsphase erhalten alle Mitarbeitenden per E-Mail (bei Online-Befragungen) einen individualisierten Link über den sie an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen können. Auf der ersten Seite finden die Mitarbeitenden ein Anschreiben, über das der Teilnehmende freundlich empfangen und neugierig gemacht werden sollte.


Zweck und Bedeutung sollten durch die erfolgreich umgesetzte Kommunikationsstrategie bereits bekannt sein, sodass diese im Anschreiben nur noch kurz erwähnt werden.
Der Teilnehmende sollte darüber informiert werden, wie der Aufbau des Fragebogens gestaltet ist, wie lange die Beantwortung Der Mitarbeiterbefragung in etwa dauert und bis zu welchem Datum die Teilnahme möglich ist.
Für Rückfragen sollte Im Anschreiben ein Kontakt zum Support erwähnt sein.

Überwachung der Beteiligungsquoten während der Mitarbeiterbefragung

Idealerweise prüft die Führungskraft selbst, wie erfolgreich die Mitarbeiterbefragung verläuft. In der Realität wird diese Aufgabe meist an HR oder einzelne Projektverantwortliche abgegeben. Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung wird an der Beteiligungsquote gemessen.

Bei einer Quote von 50% spricht man von einer guten, bei 80% von einer sehr guten Beteiligung. Nach einer erfolgreichen, internen Werbekampagne für die Mitarbeiterbefragung, sollte die Beteiligungsquote ohne weitere Maßnahmen sehr hoch sein.

Maßnahmen zur Erhöhung der Beteiligungsquote

  • Erinnerung: Ein E-Mail-Reminder, der gleichzeitig über den aktuellen Stand der Beteiligung informiert
  • Rundeschreiben durch Vorgesetzte: Aufruf, an den Zielen der Mitarbeiterbefragung mitzuwirken
  • Benchmarks: Vergleich der Beteiligungsquoten verschiedener Abteilungen. Bei besonders niedrigen Beteiligungsquoten werden Führungskräfte aufgefordert, eine höhere Beteiligung zu erreichen

hearing Support für technische und inhaltliche Fragen

Während der Befragungsphase, sollten folgende Instanzen zur Verfügung stehen:
  • technischer Support
  • fachlicher Support
  • Controlling

Damit ist gewährleistet, dass Hürden seitens der Teilnehmer schnell beseitigt werden können. Weiterhin ist die Kontrolle der Beteiligungsquote relevant, um den Erfolg der Mitarbeiterbefragung zu messen und zum richtigen Zeitpunkt weitere Maßnahmen zu ergreifen

Maßnahmen nach der Mitarbeiterbefragung

Phase 4. Benutzerfreundliche Reports und konkrete Maßnahmen ableiten

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Ziel der Datenanalyse ist es, die Kernaussagen zu verstehen, den Status Quo abzubilden und Handlungsfelder zu identifizieren.

Aufgaben sind folglich:

  • Maßnahmen entwickeln
  • Ergebnis-Berichterstattung
  • Maßnahmen umsetzen
  • Monitoring
  • Folgebefragungen

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigaben für Maßnahmen

Führungskraft

Schafft Freiraum für Entwicklung und Implementierung, erteilt Freigaben und kommuniziert Erfolge

Personalabteilung

Unterstützt Auswertung, Maßnahmen und entsprechende Kommunikation

Mitarbeiter

Teilweise Einbindung in Maßnahmenentwicklung und -implementierung

Interne Kommunikation

Kann bei Vermittlung der Ergebnisse und Konsequenzen unterstützen

Externer Dienstleister

Kann Datenanalyse und Ableitung von Maßnahmen unterstützen

access_time

Abhängig von den abgeleiteten Maßnahmen

Daten auswerten und Ergebnisse darstellen

Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung sind sensible Informationen. Es ist deshalb relevant, dass Mitarbeitende nur diejenigen Informationen erhalten, die sie selbst betreffen, z.B. Gesamtergebnisse und Ergebnisse der eigenen Abteilung oder Gruppe. Außerdem sind die Ergebnisse für Führungskräfte und Mitarbeitende nur hilfreich, wenn die reinen Zahlen-Daten sinnvoll verdichtet und verbalisiert werden können.

Die Ergebnisse können auf unterschiedliche Weise zur Verfügung gestellt werden: Präsentation per E-Mail versenden, Vortrag durch die Führungskraft, Einsehen über personalisierten Login, etc.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Maßnahmen erarbeiten und umsetzen

WORKSHOPS

Interne oder externe Trainer bearbeiten die identifizierten Handlungsfelder mit den Mitarbeitenden. Kurzfristig zeigen sich schnell Effekte und eine Sensibilisierung für das betreffende Thema. Langfristig sind die Effekte von Workshops weniger deutlich.

IDEENMANAGEMENT

Mitarbeitende reichen Verbesserungsideen für die identifizierten Handlungsfelder ein. Alle Beteiligten können über die Ideen abstimmen und die besten Ideen kommen zur Umsetzung. Vorteile sind unter anderem eine langfristige Implementierung von Maßnahmen und die Steigerung von Engagement auf Seiten der Belegschaft.

TEAMMEETINGS

Teams entwickeln für ihren Bereich geltende Verbesserungsideen und setzen diese gemeinsam um. Der Vorteil ist, dass die Maßnahmen genau auf die Bedürfnisse einer Abteilung zugeschnitten sind. Es kann jedoch nachteilig sein, dass nicht jeder Vorschlag zur Verbesserung direkt umgesetzt werden kann.

ERFOLGSMESSUNG

Nach einer gewissen Zeit kann dieselbe Mitarbeiterbefragung wiederholt durchgeführt werden. Auf diese Weise werden Vergleichswerte ermittelt und die umgesetzen Maßnahmen können auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Die Mitarbeiterbefragung selbst wird damit zu einer der Maßnahmen.

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