Schlaue
HR Software
für
effizientes
arbeiten
Selbsterklärende HR Software für Recruiting, Personalverwaltung und - entwicklung, die mehr als 1 Million Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit entlastet - Tendenz steigend
Vorteile einer schlauen HR Software
Einfache Einführung und Nutzung
Wir unterstützen Sie und Ihr Unternehmen in allen Bereichen
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet HRpuls von anderen Anbietern?
Unsere Kunden können diese Frage am besten beantworten. Die häufigsten Antworten sind die folgenden:
- Die HR Software ist sehr übersichtlich aufgebaut und selbsterklärend für Benutzer. Damit werden Schulungen überflüssig und das steigert die Akzeptanz der HR Software bei den Beschäftigten und Führungskräften.
- Die HR Software ist sehr flexibel konfigurierbar, so dass Rollen, Rechte, Felder, Kompetenzen, Vorlagen, Berichte und Workflows sehr individuell angepasst werden können. Dadurch lassen sich alle HR Prozesse stark automatisieren. Infografiken mit HR Kennzahlen bieten dem Management eine ideale Basis, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.
- Der Support reagiert schnell auf Anfragen und ist sehr kompetent. Die langjährige Berufserfahrung der Kundenbetreuer zeigt sich in der fundierten fachlichen und technischen Beratung, die während der Vorbereitung, Einführung und Nutzung der HR Software tatkräftig unterstützen.
Welche Personen können die HR Software nutzen?
Die HR Software ist durch alle Personengruppen nutzbar, da alle Beschäftigten einen Zugang erhalten, den Sie via Desktop, Tablet oder Smartphone nutzen können. Folgende Szenarien sind möglich:
- Zentrale Personaladministration: HR übernimmt zentral alle administrativen Aufgaben wie Pflege der Stammdaten, Erstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen, Pflege von Urlauben und Krankheiten, etc.
- Manager Self-Service (MSS): Führungskräfte können z.B. Abwesenheiten einsehen, Urlaube genehmigen, Arbeitszeiten prüfen, Onboardingprozesse unterstützen, Mitarbeitergespräche planen und dokumentieren, etc.
- Employee Self-Service (ESS): Beschäftigte können z.B. Ihre Anschrift ändern, einen Urlaub beantragen oder die Lohnabrechnung ansehen, ohne auf die Unterstützung von HR angewiesen zu sein.
Wie erfolgt die Einführung der HR Software?
Die HR Software wird als cloubbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Lösung bereitgestellt, die ohne Installation oder Einbindung der IT nutzbar ist. Updates und Wartungen erfolgen automatisch. Bestehende HR Software-Lösungen können durch eine technische Schnittstelle angebunden werden.
Welchen Service und Support gibt es?
HRpuls betreut Sie als Full-Service Dienstleister während aller Phasen zur Einführung der Software. HR-Experten und Wirtschaftspsychologen beraten während der Vorbereitung zu aktuellen HR Themen in den Bereichen Recruiting, HR Management und Performance. Die Kundenbetreuung übernimmt die gesamte Konfiguration der Software und bietet nach dem Go-Live einen Support für Administratoren. Als optionale Zusatzleistung ist die Anbindung der Software an bestehende HR Lösung oder die Entwicklung von individuellen Sonderlösungen möglich.
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Die Server zur Datenspeicherung und -verarbeitung befinden sich ausschließlich in Deutschland. Wir arbeiten bewusst nicht mit US Hosting Anbietern, sondern einem reinen deutschen Anbieter, der nach DIN ISO 27.001 zertifiziert ist und folgende Datenschutzanforderungen erfüllt:
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) neu
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß § 64 Satz 1 des BDSG (neu)
- Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäß § 62 BDSG neu
Es werden jährliche Datenschutzaudits durchgeführt, die durch einen externen Datenschutzbeauftragten koordiniert und überwacht werden. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie hier.
Weitere Fragen und Antworten sind in der jeweiligen Suite aufgeführt: Recruiting // HR Management // Performance
Bereits mehr als 1 Million Nutzer
Tipps für die Suche, Auswahl und Implementierung von HR Software
Die Entwicklung der HR Software
In Unternehmen sehen wir die letzten 30 Jahre einen starken Wandel darüber, was eine HR Software leisten muss. Der ursprüngliche Zweck von HR Software – die Automatisierung von Prozessen, vor allem im Talent Management – wird zunehmend von einem stärker werdenden Fokus auf Team- und Arbeitsmanagement abgelöst. Im Hinblick auf die Trends 'Arbeiten 4.0', 'New Work' und 'Digitalisierung' ist diese Entwicklung nachvollziehbar und wird kontinuierlich weiterentwickelt und ausgereifter.
Personalabteilungen verwenden in etwa ein Drittel bis zur Hälfte ihrer Zeit und Ressourcen für administrative Aufgaben. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale oftmals nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V., 2018). Dies bedeutet auch, dass nicht ausreichend Zeit für die strategische Ausrichtung von HR-Aufgaben bleibt. HR Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Datenpflege, Urlaubsplanung, vorbereitende Lohnabrechnung, o.ä., werden durch Automatisierung beschleunigt oder sogar aufgehoben. Auf diese Weise werden Kapazitäten geschaffen, die der HR Abteilung mehr Freiraum für die Dinge bietet, die für Erfolg des Unternehmens zuträglich sind.
Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder deren strategischer Fokus bisher nicht auf der Digitalisierung von HR Prozessen liegt, können Fehler passieren.
HR Software Projekte gelingen wenn:
- Offenheit eine für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
- Die implementierten Tools eine hohe Anwenderfreundlichkeit aufweisen
- Das klare Bekenntnis besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
- Nur Best Practices etabliert werden
- Alte Abläufe zugunsten effizienter Standards aufgebrochen werden
Welchen Bedarf gibt es?
Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren:
- Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
- Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden (z. B. repititive, administrative Aufgaben)?
- Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)?
- Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)?
Die richtige Software auswählen
Die Anforderungsanalyse sollte die zukünftigen Funktionen beschreiben und die Bedarfe an die HR Software abbilden. Dabei ist es ebenfalls wichtig darzustellen wie die Software digitale Funktionen mit bestehenden zusammengeführt und funktionieren können - In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr Nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter, etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Welche Arbeitszeitmodelle nutzen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen? Können Mitarbeiter Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Falls ja, in welchem Ausmaß ist dies möglich? Ein detaillierter Kriterien Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer passenden HR Software für Sie.
Liefermodell A: Cloud-Lösung
Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt, kann mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder auf jährlicher Basis.
VORTEILE
- Über die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum erforderlich.
- Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen
- Die Nutzung ist ortsunabhängig, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung (Stichwort Mitarbeiter im Homeoffice)
- Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
- Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung, je nach aktuellem Bedarf
NACHTEILE
- Weitergabe unternehmensinterner Daten
- Gegebenenfalls abweichende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt bei Servern, die in anderen Ländern, wie zum Beispiel den USA, plaziert sind, oft eine Rolle
- Abhängigkeit vom Anbieter und seinen Kapazitäten
Liefermodell B: On Premise Lösung
Die On Premise Lösung wird vor Ort installiert. Möglicherweise muss dafür noch Hardware gekauft werden. Die Bezahlung erfolgt einmalig, ist jedoch intern mit Wartungskosten verbunden.
VORTEILE
- Unabhängigkeit von stabilem Internet
- Datenhoheit: Keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
- Unabhängigkeit von Software Anbietern, in Bezug auf Support, Zuverlässigkeit und Performance
NACHTEILE
- Erhöhte Kosten
- Kontinuierliche Auseinadnersetzung und mögliche Mehrarbeiten durch die Instandhaltung, Reparaturen oder Updates
- Nutzung ist ortsgebunden
Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR Software
Liefermodell
Cloud (Software-as-a-Service) oder On Premise Lösung
Preismodell
Lizenzgebühr und Wartungspauschale oder Miete auf monatlicher oder jährlicher Basis
Datenschutz
Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen
Technologie
Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Bedienoberfläche
Beratung
Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung
Zufriedenheit der Anwendenden
Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung
