Schlaue HR Software
für effizientes arbeiten

Selbsterklärende HR Software für Recruiting, Personalverwaltung und - entwicklung, die mehr als 1 Million Nutzer bei der täglichen Arbeit entlastet

Vorteile einer schlauen HR Software

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Selbsterklärend

Intuitive Bedienung ohne Schulung
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Modular

Alle wichtigen HR Themen aus einer Hand
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Geräteunabhängig

Nutzung mit Smartphone, Tablet oder Desktop
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Cloudbasiert

Einfache und schnelle Implementierung

Einfache Einführung und Nutzung

Profis unterstützen bei der Einführung, Konfiguration & Nutzung

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet HRpuls von anderen Anbietern?

Unsere Kunden können diese Frage am besten beantworten. Die häufigsten Antworten sind die folgenden:

  • Die HR Software ist sehr übersichtlich aufgebaut und selbsterklärend für Benutzer. Damit werden Schulungen überflüssig. Das steigert die Akzeptanz der HR Software bei den Beschäftigten und Führungskräften.
  • Die HR Software ist sehr flexibel konfigurierbar, so dass Rollen, Rechte, Felder, Kompetenzen, Vorlagen, Berichte und Workflows sehr individuell angepasst werden können. Dadurch lassen sich alle HR Prozesse stark automatisieren. HR Kennzahlen in Echtzeit ermöglichen dem Management, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.
  • Der Support reagiert schnell auf Anfragen und ist sehr kompetent. Die langjährige Berufserfahrung der Kundenbetreuer zeigt sich in der fundierten fachlichen und technischen Beratung, die während der Vorbereitung, Einführung und Nutzung der HR Software tatkräftig unterstützen.

Welche Personen können die HR Software nutzen?

Die HR Software ist durch alle Personengruppen nutzbar, da alle Beschäftigten einen Zugang erhalten, den Sie via Desktop, Tablet oder Smartphone nutzen können. Folgende Szenarien sind möglich:

  • Zentrale Personaladministration: HR übernimmt zentral alle administrativen Aufgaben wie Pflege der Stammdaten, Erstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen, Pflege von Urlauben und Krankheiten, etc.
  • Manager Self-Service (MSS): Führungskräfte können z.B. Abwesenheiten einsehen, Urlaube genehmigen, Arbeitszeiten prüfen, Onboardingprozesse unterstützen, Mitarbeitergespräche planen und dokumentieren, etc.
  • Employee Self-Service (ESS): Beschäftigte können z.B. Ihre Anschrift ändern, einen Urlaub beantragen oder die Lohnabrechnung ansehen, ohne auf die Unterstützung von HR angewiesen zu sein.

Wie erfolgt die Einführung der HR Software?

Die HR Software wird als cloubbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Lösung  bereitgestellt, die ohne Installation oder Einbindung der IT nutzbar ist. Updates und Wartungen erfolgen automatisch. Bestehende HR Software-Lösungen können durch eine technische Schnittstelle angebunden werden.

Welchen Service und Support gibt es?

HRpuls betreut Sie als Full-Service Dienstleister während aller Phasen zur Einführung der Software. HR-Experten und Wirtschaftspsychologen beraten während der Vorbereitung zu aktuellen HR Themen in den Bereichen Recruiting, HR Management und Performance. Die Kundenbetreuung übernimmt die gesamte Konfiguration der Software und bietet nach dem Go-Live einen Support für Administratoren. Als optionale Zusatzleistung ist die Anbindung der Software an bestehende HR Lösung oder die Entwicklung von individuellen Sonderlösungen möglich.

Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Die Server zur Datenspeicherung und -verarbeitung befinden sich ausschließlich in Deutschland und erfüllen folgende Datenschutzanforderungen:

  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) neu
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß § 64 Satz 1 des BDSG (neu)
  • Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäß § 62 BDSG neu

Es werden jährliche Datenschutzaudits durchgeführt, die durch einen externen Datenschutzbeauftragten koordiniert und überwacht werden. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie hier.

Weitere Fragen und Antworten sind in der jeweiligen Suite aufgeführt: Recruiting // HR Management // Performance 

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Schlaue HR Software mit Tipps zur Auswahl und ImplementierungHRpuls

Tipps für die Suche, Auswahl und Implementierung von HR Software

Die Entwicklung der HR Software

Mit Blick auf die Zielsetzung von HR-Software sehen wir einen starken Wandel über die letzten 30 Jahre. Die Automatisierung von Prozessen, vor allem im Talent Management, welches den Ursprungszweck der HR-Software darstellt, wird zunehmend (und zukünftig) von einem stärker werdenden Fokus auf Team- und Arbeitsmanagement abgelöst. Im Hinblick auf die Stichworte 'Arbeiten 4.0', 'New Work' sowie 'Digitalisierung' ist diese Entwicklung nachvollziehbar und wird kontinuierlich weiterentwickelt und ausgereifter.

Von einem Drittel bis hin zur Hälfte der Ressourcen werden von Personalabteilungen für administrative Aufgaben verwendet. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale oftmals nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V., 2018). Dies bedeutet auch, dass nicht ausreichend Zeit für die strategische Ausrichtung von HR-Aufgaben bleibt. HR-Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Datenpflege, Urlaubsplanung, vorbereitende Lohnabrechnung, o.ä., werden durch Automatisierung beschleunigt oder sogar aufgehoben. Auf diese Weise werden Kapazitäten und Resourcen geschaffen, die der HR Abteilung mehr Möglichkeiten bieten und somit auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.

Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder deren strategischer Fokus bisher nicht auf der Digitalisierung von HR Prozessen liegt, können Fehler passieren.

HR-Software Projekte gelingen wenn:

  • Offenheit eine für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
  • Die implementierten Tools eine hohe Anwenderfreundlichkeit aufweisen
  • Das klare Bekenntnis besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
  • Nur Best Practices etabliert werden
  • Alte Abläufe zugunsten effizienter Standards aufgebrochen werden

Wie HR Software erfolgreich implementiert wird

Welchen Bedarf gibt es?

Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren:

  • Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
  • Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden (z. B. repititive, administrative Aufgaben)?
  • Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)?
  • Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)?

Die richtige Software auswählen

Die Anforderungsanalyse sollte die zukünftigen Funktionen beschreiben und die Bedarfe an die HR Software abbilden. Dabei ist es ebenfalls wichtig darzustellen wie die Software Funktionen mit bestehenden zusammengeführt und funktionieren können - In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter, etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeitende Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Falls ja, in welchem Ausmaß ist dies möglich? Ein detaillierter Kriterien Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer passenden HR Software für Sie.

Liefermodell A: Cloud-Lösung

Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt, kann mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder auf jährlicher Basis.

VORTEILE

  • Über die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum erforderlich.
  • Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen
  • Die Nutzung ist ortsunabhängig, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung
  • Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
  • Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung, je nach aktuellem Bedarf

NACHTEILE

  • Weitergabe unternehmensinterner Daten
  • Gegebenenfalls abweichende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt bei Servern, die in anderen Ländern, wie zum Beispiel den USA, plaziert sind, oft eine Rolle
  • Abhängigkeit vom Anbieter und seinen Kapazitäten

Liefermodell B: On Premise Lösung

Die On Premise Lösung wird vor Ort installiert. Möglicherweise muss dafür noch Hardware gekauft werden. Die Bezahlung erfolgt einmalig, ist jedoch intern mit Wartungskosten verbunden.

 

VORTEILE

  • Unabhängigkeit von stabilem Internet
  • Datenhoheit: Keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
  • Unabhängigkeit von Software Anbietern, in Bezug auf Support, Zuverlässigkeit und Performance

NACHTEILE

  • Erhöhte Kosten
  • Kontinuierliche Auseinadnersetzung und mögliche Mehrarbeiten durch die Instandhaltung, Reparaturen oder Updates
  • Nutzung ist ortsgebunden

Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR-Software

Liefermodell

Cloud (Software-as-a-Service) oder On Premise Lösung

Preismodell

Lizenzgebühr und Wartungspauschale oder Miete auf monatlicher oder jährlicher Basis

Datenschutz

Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen

Technologie

Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Bedienoberfläche

Beratung

Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung

Zufriedenheit der Anwendenden

Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung