Mitarbeiterbefragung

Mitbestimmung, Engagement und Zufriedenheit für den Unternehmenserfolg

Leitfaden für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Alle verantwortlichen Personen, seien es ausführende, unterstützende, unterzeichnende und/oder kommunikative Funktionen, sollten in die Durchführung mit einbezogen werden und können je nach Mitarbeiterbefragungsphase mit unterschiedlichem Aufwand eingebunden werden.

Die Zieldefinition ist die wichtigste aller Phasen. Daher sollte vor jeder Mitarbeiterbefragung die Zielsetzung klar defniert und formuliert werden. Alle Beteiligten sollten sich für eine Durchführung und ihr eigenes Engagement bereiterklären.

In der Vorbereitungsphase spielt Kommunikation eine tragende Rolle. Die verschiedenen Interessensbereiche sollten vor der Mitarbeiterbefragung auf einen Nenner gebracht werden. Über eine Marketingkampagne sollte die Bekanntmachung und der Nutzen der Mitarbeiterbefragung entwickelt werden.

Für die Durchführungsphase ist ein möglichst reibungsloser Ablauf das Ziel. Hierbei hilft die Umsetzung der Marketingkampagne sowie die Bereitstellung von Anlaufstellen für potentielle Komplikationen.

Im Anschluss an die Datenanalyse, ist die Erstellung von einfach verständlichen Reports, aus denen die richtigen Schlussfolgerung gezogen und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, von zentraler Bedeutung.

Aufgaben für Verantwortliche je Phase

Aufgabe pro Verantwortliche und Phase

Zieldefinition der Mitarbeiterbefragung

Phase 1. Ein gemeinsames Ziel der Mitarbeiterbefragung definieren und sich seiner Rolle verpflichten


Mit einem gemeinsamen Ziel...

  • können Diskussionspunkte bereits im Voraus beantwortet werden
  • wird vorgegeben von welchem Blickwinkel die Ergebnisse betrachtet werden
  • sind Verantwortlichkeiten klar verteilt
Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Führungskraft

Erkennt Badarf und erteilt Freigaben für Inhalte und Maßnahme

Personalabteilung

Erkennt Bedarf und beteiligt sich an der Festlegung der Ziele

Betriebsrat

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Externer Dienstleister

Kann bei Konflikten unterstützen und in der Zielfindung beraten

access_time

4 bis 8 Wochen

Anlässe für eine Mitarbeiterbefragung

Eine Führungskraft stellt fest, dass zum Beispiel nach einer Umstrukturierung, die Fluktuationsrate in bestimmten Bereichen angestiegen ist.

Der Gesetzgeber verlangt eine Gefährdungsbeurteilung, sodass ein Unternehmen dazu angehalten ist Gefahren und Belastungen für Mitarbeitenden zu ermitteln. 

Der Betriebsrat erhält Beschwerden von Mitarbeitenden, die zum Beispiel mit der Regelung von Schichtzeiten unzufrieden sind.

Die HR Abteilung möchte Feedback, bezüglich der Führungskompetenzen im Unternehmen, von den Mitarbeitenden einholen.

Alle Verantwortlichen definieren ihre Ziele

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung hängt von unterschiedlichen, oft gegensätzlichen Interessen ab. Bevor diese Interessen zu einem gemeinsamen Ziel für die Mitarbeiterbefragung formuliert werden können, sollten alle Verantwortlichen ihre Ziele definieren und formulieren. Dabei kommt es häufig vor, dass sich nicht alle Wünschen und Vorstellungen realisieren lassen. In diesen Fällen können strukturierte Methoden zur Lösung von Konflikten helfen sich erfolgreich zu einig und gemeinsame Ziele festzulegen.
Mehr erfahren zum Thema Konfliktlösung bei der Zielfindung

FÜHRUNGSKRAFT
Entwicklung der Abteilung und möglichst gute Ergebnisse für sich selbst erzielen

PERSONALABTEILUNG
Eigene Aufgabenfelder verwirklichen und alle Beteiligten zufriedenstellen

VORSTAND
Maximale Erreichung der strategischen Unternehmensziele

BETRIEBSRAT
Mitarbeitende schützen und stets höchste Anonymität gewähren

Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung

Phase 2. Ergebnisse der Zielvereinbarung realisieren


Bei gelungener Zielvereinbarung sind die Handlungsschritte für die Vorbereitungsphase bereits vorgegeben. Aufgaben sind...

  • die Fragebogenerstellung
  • die Entwicklung einer geeigneten Kommunikationsstrategie
  • die Befolgung der Datenschutzrichtlinien und Bestimmung der Anonymitätsgrenzen
  • die technische Einbindung
  • ein Testdurchlauf mit dem Prototypen
Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Führungskraft

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Personalabteilung

Verantwortet die Konzeption, Prozesssteuerung und Kommunikation

Betriebsrat

Erteilt Freigabe für Inhalte und Maßnahmen

Einbindung der Internen Kommunikationsabteilung

Kann in der Konzeption einer Kommunikationsstrategie untersützen

Unterstützendes, dienstleistendes Unternehmen

Kann in der Konzeption, bei den technische Möglichkeiten und in der Kommunikation unterstützen

access_time

1 bis 8 Wochen

Fragebogen erstellen

Inhalt
Für eine Mitarbeiterbefragung müssen Inhalte und Fragen, die diese abbilden, entwickelt werden. Die Qualität der Inhalte und die sich anschließende Mitarbeiterbefragung zeichnet sich insbesondere durch die Thematik und die Anpassungsfährigkeit der Inhalte der Mitarbeiterbefragung aus. Basierend auf definierten Zielen ...
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Umfang
Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Inhalten und formulierten Zielen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Fragebogen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu gestalten. Je geringer der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden ist, desto größer die Akzeptanz und Bereitschaft an der Befragung teilzunehmen.
Mehr zum Thema Puls Check und Puls Befragung

Format
Der Fragebogen ist eines der beliebsten Maßnahmen, um eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Hierbei besteht die Möglichkeit die Mitarbeiterbefragung als Paper-Pencil-Version auszugegeben, die Mitarbeiterbefragung online anzubieten oder beide Formate zur Verfügung zu stellen. Ein Paper-Pencil Format sollte zur Verfügung gestellt werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden Zugang zum Internet haben. Gleichzeitig sind, im Zeitalter der Digitalisierung, Onlinebefragungen eine einfache und effiziente Lösung. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass die meisten Mitarbeitenden Zugang zu einem Smartphone, PC, Laptop oder Tablett haben, um an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Die Verantwortlichen der Durchführung einer Befragung sollten sich vorab überlegen, welche Formate für die Befragung zur Verfügung gestellt werden sollen. Eine Übersicht zu weiteren, positiven Aspekten einer Mitarbeiterbefragung finden Sie untenstehend:

Sofortige Verfügbarkeit der Daten

Zeit- und Kostenersparnisse (z. B. Papier, Porto für Postversand)

Anonym und randomisiert

Große Reichweite, die orts- und zeitunabhängigkeit ist

Fortschritt und Rücklauf live beobachten

Längsschnittanalysen einfach möglich

Automatische Fehlerkorrektur und Sicherung der Vollständigkeit

Vielfältige Analysemöglichkeiten

Hohe Qualität

Schnelle, anwenderfreundliche und inhaltsabhängige Fragebogenanpassung möglich

Gamification - Aufbau und Design machen Freude bei der Teilnahme

Rahmenbedingungen festlegen

Zielgruppe
In Abhängigkeit der Zielsetzung muss entschieden werden, ob sich die Mitarbeiterbefragung an die gesamte Belegschaft, an einen bestimmten Fachbereich oder eine bestimmte Hierarchiestufe richten soll. Um Aussagen für die gesamte Belegschaft treffen zu können, sollte entweder eine Vollbefragung stattfinden oder eine repräsentative Stichprobe befragt werden.

Zeit
Der Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung sollte gut überlegt sein. Urlaubszeiten, Feiertage und besonders arbeitsintensive 'heiße Phasen' stellen eher ungünstige Zeiträume für eine hohe Beteiligungsquote dar. Weiterhin sollten die Mitarbeitenden darüber aufgeklärt werden bis wann eine Teilnahme möglich ist und wie groß der zeitliche Aufwand der Teilnahme ist. Eine weitere Option ist, die Mitarbeiterbefragung rollierend stattfinden zu lassen, sodass Entwicklung- oder Veränderungsprozesse gemessen werden können.

Anonymität und Datenschutz
Zur Wahrung der Anonymität und der geltenden Datenschutzrichtlinien sollte ein Konzept für die Mitarbeiterbefragung entwickelt werden. Zu entscheiden ist hierbei, welche Personen oder Personengruppen zu welchem Zeitpunkt welche Daten einsehen dürfen. Die Freigabe des Konzepts sollte durch den Betriebsrat und datenschutzverantwortliche Personen vor Durchführung der Mitarbeiterbefragung erfolgen.

Weitere Tipps und Vorlagen zum Thema Fragebogenkonstruktion

Kommunikationsstrategie und -mittel definieren

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung bemisst sich an der Beteiligungsquote. Beteiligen kann sich jedoch nur, wer von der Mitarbeiterbefragung weiß. Das Ziel ist eine Beteiligungsquote von 100%

Die Abteilung für interne Kommunikation sowie die Marketingabteilung stellen mit ihrer Expertise kompetente Ansprechpartner für die Entwicklung eines effizienten Konzepts für die Bekanntmachung der Mitarbeiterbefragung dar. Im Fokus sollten das Ziel der Mitarbeiterbefragung und praktische Informationen, wie zum Beispiel die Formate der Teilnahme, stehen. Es empfiehlt sich, zur Verbreitung der Kampagne möglichst viele Kanäle einzusetzen.

Die Erstellung einer Werbestrategie für die Mitarbeiterbefragung ist unabhängig von allen weiteren Entscheidungsprozessen. Die Vorbereitung kann unmittelbar starten.

Bereitstellung personenbezogener Daten

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Informationen über die Organisationsstruktur bilden die Grundlage für die Berechtigungsstruktur (die Befugnis, Daten einzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen)

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E-Mail Adressen oder Postanschriften werden benötigt, um den Mitarbeitenden über die Befragung und die Möglichkeiten der Teilnahme zu informieren.

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Nach der Mitarbeiterbefragung werden ebenfalls Informationen zu den Befragten benötigt. Um eine aussagekräftige Datenanalyse erstellen zu können, sollten Verantwortliche Zugriff auf Informationen, zum Beispiel über die Zielgruppe der Befragten, deren Position o.ä., haben.
 

Technische Umsetzung

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Variante I - Personaldaten sind in klassischen Akten sortiert: Es wird eine Excel-Liste der zu befragenden Mitarbeitenden, zugehörigen Abteilungen und Vorsitzenden erstellt.

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Variante II - Das Unternehmen arbeitet mit einem Personalmanagementsystem: Relevante Daten können in Excel exportiert werden.

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Variante III - Das Personalmanagementsystem besitzt eine Applikationsprogrammschnittstelle (API). Darüber können zwei Programme miteinander verbunden werden, um einen direkten Zugriff auf die Daten zu ermöglichen.

Prototypen testen

Sobald der Fragebogen erstellt, Entscheidungen zu Rahmenbedingungen getroffen und Personendaten zugänglich gemacht worden sind, kann die Mitarbeiterbefragung in Form eines Prototypen Tests durchgeführt werden. Hierbei kann zum Beispiel ermittelt werden, ob Einladungen per E-Mail verschendet, empfangen und geöffnet werden können. Außerdem sollte der Prototypentest von mehreren Personen mit verschiedenen Rollen, zum Beispiel Referenten, Führungskräfte, Personen im Praktikum, etc.), getestet werden. Auf diese Weise können kleine und grobe inhaltliche sowie strukturell bedingte Fehler entdeckt und korrigiert werden. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden an einer optimal konzipierten und technisch fehlerfreien Mitarbeiterbefragung teilnehmen können.

Teilnahmequote bei Mitarbeiterbefragungen erhöhen

WEISEN SIE BETEILIGTE EINHEITLICH EIN UND ERLÄUTERN SIE DEN SINN DER ERHEBUNG

Sie sollten alle Beteiligten einer Mitarbeiterbefragung vorab zur Teilnahme an der Befragung einladen und einheitlich, strukturiert über die Art der Befragung informieren. Dazu gehört auch, über den Ablauf und Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung sowie die Art der Einladung zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung, zu informieren. Darüber hinaus sollte die Zielgruppe der Mitarbeiterbefragung auch über die Hintergründen der Befragung, über die Zielsetzung, das optimale Ergebnis oder etwaige Herausforderungen bei zu geringer Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung, aufgeklärt werden.

STIFTEN SIE NUTZEN FÜR DIE TEILNEHMENDEN

Sie möchten etwas von den Befragten – geben Sie ihnen doch auch etwas zurück. Es kann materiell sein, zum Beispiel eine Spende pro Teilnahme, die Verlosung eines Preises unter allen Teilnehmenden, oder nicht materiell, wie zum Beispiel die Bereitstellung der Befragungsergebnisse.

LADEN SIE DIE TEILNEHMENDEN PERSÖNLICH EIN UND UNTERSTREICHEN SIE DIE WICHTIGKEIT IHRER TEILNAHME

Gedruckte Kommunikationsmittel können persönlich übergeben werden. Bei der Übergabe sollte den Teilnehmenden der Sinn der Mitarbeiterbefragung verdeutlicht werden. Außerdem kann den Mitarbeitenden verdeutlicht werden, wie wichtig dem Unternehmen ihre Meinung ist und ihre Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leistet.

NUTZEN SIE VERSCHIEDENE KANÄLE ZUR EINLADUNG DER TEILNEHMENDEN

Eine kurze Erinnerung an die Mitarbeiterbefragung kann die Teilnahmequote deutlich erhöhen, insbesondere, wenn verschiedene Kanäle genutzt werden. Folgende Kanäle haben sich bisher bei HRpuls Kunden bewährt:

  • Einladung im Rahmen einer Veranstaltung, Einblendung des Links und des QR-Codes in einer Präsentation, zum Beispiel am Ende einer Schulung oder bei einer Mitarbeiterversammlung.
  • Einladung mittels gedruckter Kommunikationsmittel, zum Beispiel im Visitenkartenformat. Die Karten bzw. Flyer können persönlich übergeben oder postalisch übermittelt werden, z.B. mit der Entgeltabrechnung.
  • Versandt von SMS an alle potentiellen Teilnehmenden der Befragung vom PC über Webdienste
  • Einladung via E-Mail

AUTOMATISIEREN SIE DIE EINLADUNG DER TEILNEHMENDEN

Nicht nur eine einheitliche Einladung, im Sinne der Corporate Communication, wirkt sich positiv auf die Teilnahmequote aus, auch die Automatisierung der Einladung, über eine Anbindung an ein Datenmanagementsystem, zum Beispiel das ERP-System, steigert die Teilnahmequote. Um die Teilnehmer dennoch individuell einladen zu können, bieten sich unterschiedliche, auswählbare Einladungstexte an.

Interview mit Prof. Ralf Lanwehr

Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung erhöhen

Die Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung ist ein Indikator für die Kommunikationskultur und die Aussagekraft der Ergebnisse. Welche Möglichkeiten gibt es, die Beteiligung dauerhaft zu erhöhen? ...

 

Die ganze Antwort anzeigen


Prof Ralf Lanwehr: Einerseits kann man die Mitarbeitenden da abholen, wo sie gerade sind. Das heißt, Umfragen per App funktionieren, Umfragen, die sinnvoll gestellt sind, die zu einem geeigneten Zeitpunkt kommen. Aber nach meiner Erfahrung ist die Kommunikation der Maßnahmen, die aufgrund der Befragung getroffen werden, der entscheidendere Hebel. Ich beobachte das immer wieder.

Es gibt zwei Arten von Firmen: Bei den einen füllen die Mitarbeitenden mit großer Begeisterung die Fragebögen aus. Bei den anderen gibt es sehr hohen Widerstand. Dies liegt oft daran, dass die Geschäftsführung solche Daten nur erhebt, damit sie die Daten einmal hat. Aber es ergeben sich aus den Ergebnissen keine Handlungsfelder. Zumindest Nichts was sichtbar wäre oder vernünftig kommuniziert wird. Dann verlieren die Mitarbeitenden spätestens bei der dritten Mitarbeiterbefragung die Lust und kreuzen nicht mehr an.

Die erstgenannten Firmen haben eine sehr klare Strategie, wie mit den erhobenen Daten umzugehen ist. Es gibt ein Modell von Teresa Amabile, in dem sie für radikale Produktinnovationen Folgendes nachweist: Es geht nicht nur um Ideengeneration – dafür wäre schon der Fragebogen ein Tool – sondern die Ideenimplementierung ist genauso wichtig. Wir müssen also Strukturen und Prozesse haben, um hinterher die Ideen einzubinden. Das muss über ein paar Workshops hinausgehen, es muss in die Gesamtstrategie integriert werden.

Es gibt ein paar sehr positive Beispiele für Mitarbeiterbefragungen.

Die Hilton-Hotelkette macht das großartig. Die Beteiligungsquote liegt bei 90-95%, weil die Mitarbeitenden sehen, dass anschließend etwas passiert.

In Deutschland ist die Firma O2 sehr stark. Dort existiert ein Konzept, das sich Circle of Voice nennt. Dabei werden ganz gezielt Mitarbeitende in die Veränderungsvorschläge eingebunden, es werden Vorstände einbezogen und es gibt ein eigenes Budget, das verwaltet werden kann. Diese Mechanismen helfen Mitarbeitende zu überzeugen die Fragebögen auszufüllen. Wenn die Fragebögen nur für die Geschäftsführung ausgefüllt werden, oder im Geheimen ausgewertet werden, werden die Mitarbeitenden die Lust an der Teilnahme mit Sicherheit verlieren – und ich kann es verstehen.

Beteiligungsquote bei Mitarbeiterbefragungen erhöhen // HRpuls Interview mit Prof. Dr. Ralf Lanwehr
Die Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung ist ein Indikator für die Kommunikationskultur und die Aussagekraft der Ergebnisse. Welche Möglichkeiten gibt es, die Beteiligung dauerhaft zu erhö...

Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Phase 3. Mitarbeiter aufklären, einladen und unterstützen

Aufgaben sind...

  • Umsetzung der Marketingstrategie
  • Versand der Einladungen für die Teilnahme
  • Bereitstellung eines technischen und eines fachlichen Supports
  • Überwachung des Erfolgs durch Führungskräfte und Projektverantwortliche
  • Einleitung von Maßnahmen bei Problemen, falls erforderlich (z. B. niedrige Beteiligungsquote)
Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Vermittelt Bedeutsamkeit und motiviert zur Teilnahme

Führungskraft

Vermittelt Bedeutsamkeit, motiviert zur Teilnahme und Erfolgskontrolle

Personalabteilung

Einladungsmanagement, Erfolgskontrolle und Vermittlung bei technischen oder fachlichen Fragen

Interne Kommunikation

Kann Umsetzung der Kommunikationsstrategie zur Steigerung der Beteiligungsquote unterstützen

Mitarbeiter

Teilnahme an der Befragung

Externer Dienstleister

Kann Einladungsmanagement, Erfolgskontrolle und technischen Support unterstützen

access_time

2 bis 4 Wochen

Kommunikationsstrategie und -mittel einsetzen

Die in der Durchführungsphase entwickelten Kommunikationsmittel kommen nun zum Einsatz. Die Mitarbeiterbefragung läuft unter einem bestimmten Motto oder Titel, welches auch eine Botschaft vermitteln sollte. Die gezielte frequentierte Präsenz durch E-Mails, Intranetbeiträge, Flyer, Plakate und positive Mund-zu-Mund-Propaganda erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende an der Befragung teilnehmen.

Einladungen zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung versenden

An Tag 1 der Durchführungsphase erhalten alle Mitarbeitenden per E-Mail (bei Online-Befragungen) einen individualisierten Link über den sie an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen können. Auf der ersten Seite finden die Mitarbeitenden ein Anschreiben, über das der Teilnehmende freundlich empfangen und neugierig gemacht werden sollte .

Zweck und Bedeutung sollten durch die erfolgreich umgesetzte Kommunikationsstrategie bereits bekannt sein, sodass diese im Anschreiben nur noch kurz erwähnt werden.
Der Teilnehmende sollte darüber informiert werden, wie der Aufbau des Fragebogens gestaltet ist, wie lange die Beantwortung Der Mitarbeiterbefragung in etwa dauert und bis zu welchem Datum die Teilnahme möglich ist.
Für Rückfragen sollte Im Anschreiben ein Kontakt zum Support erwähnt sein.

Überwachung der Beteiligungsquoten während der Mitarbeiterbefragung

Idealerweise prüft die Führungskraft selbst, wie erfolgreich die Mitarbeiterbefragung verläuft. In der Realität wird diese Aufgabe meist an HR oder einzelne Projektverantwortliche abgegeben. Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung wird an der Beteiligungsquote gemessen. Bei einer Quote von 50% spricht man von einer guten, bei 80% von einer sehr guten Beteiligung. Nach einer erfolgreichen, internen Werbekampagne für die Mitarbeiterbefragung, sollte die Beteiligungsquote ohne weitere Maßnahmen sehr hoch sein.

Maßnahmen zur Erhöhung der Beteiligungsquote

  • Erinnerung: Ein E-Mail-Reminder, der gleichzeitig über den aktuellen Stand der Beteiligung informiert
  • Rundeschreiben durch Vorgesetzte: Aufruf, an den Zielen der Mitarbeiterbefragung mitzuwirken
  • Benchmarks: Vergleich der Beteiligungsquoten verschiedener Abteilungen. Bei besonders niedrigen Beteiligungsquoten werden Führungskräfte aufgefordert, eine höhere Beteiligung zu erreichen

hearing Support für technische und inhaltliche Fragen

Während der Befragungsphase, sollten folgende Instanzen zur Verfügung stehen:
  • technischer Support
  • fachlicher Support
  • Controlling

Damit ist gewährleistet, dass Hürden seitens der Teilnehmer schnell beseitigt werden können. Weiterhin ist die Kontrolle der Beteiligungsquote relevant, um den Erfolg der Mitarbeiterbefragung zu messen und zum richtigen Zeitpunkt weitere Maßnahmen zu ergreifen

INTERVIEW MIT BETTINA HÖRMANN

Teilnahme einfach ermöglichen

„Ich kenne leider wenige Unternehmen, die von sich sagen können 'wir haben eine sehr gute, offene Feedback-Kultur'. Das wichtigste Anliegen der Mitarbeitenden ist immer, dass die Befragung anonym ist. Jeder Mitarbeitende erhält per E-Mail einen individualisierten Link zum Puls Check. Die Mitarbeitenden können dann über PC, Tablet oder Smartphone teilnehmen, da sich die Software automatisch der Displaygröße anpasst. Das ist wichtig um die Mitarbeitenden dort zu erreichen, wo sie sich gerade befinden. Über Gamification und interaktive Elemente wird der Spaßfaktor erhöht. So werden Beteiligungsquoten von mehr als 90 Prozent erreicht.

Ein klares Zeichen, dass wir damit am Puls der Zeit sind.“

Beschäftigte zu einer Mitarbeiterbefragung einladen und Teilnahme einfach ermöglichen // HRpuls Interview mit bettina Hörmann

Maßnahmen nach der Mitarbeiterbefragung

Phase 4. Benutzerfreundliche Reports und konkrete Maßnahmen ableiten

Ziel der Datenanalyse ist es, die Kernaussagen zu verstehen, den Status Quo abzubilden und Handlungsfelder zu identifizieren.

Aufgaben sind folglich:

  • Maßnahmen entwickeln
  • Ergebnis-Berichterstattung
  • Maßnahmen umsetzen
  • Monitoring
  • Folgebefragungen
Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Verantwortliche und Dauer

Geschäftsführung / Vorstand

Erteilt Freigaben für Maßnahmen

Führungskraft

Schafft Freiraum für Entwicklung und Implementierung, erteilt Freigaben und kommuniziert Erfolge

Personalabteilung

Unterstützt Auswertung, Maßnahmen und entsprechende Kommunikation

Mitarbeiter

Teilweise Einbindung in Maßnahmenentwicklung und -implementierung

Interne Kommunikation

Kann bei Vermittlung der Ergebnisse und Konsequenzen unterstützen

Externer Dienstleister

Kann Datenanalyse und Ableitung von Maßnahmen unterstützen

access_time

Abhängig von den abgeleiteten Maßnahmen

Daten auswerten und Ergebnisse darstellen

Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung sind sensible Informationen. Es ist deshalb relevant, dass Mitarbeitende nur diejenigen Informationen erhalten, die sie selbst betreffen, z.B. Gesamtergebnisse und Ergebnisse der eigenen Abteilung oder Gruppe. Außerdem sind die Ergebnisse für Führungskräfte und Mitarbeitende nur hilfreich, wenn die reinen Zahlen-Daten sinnvoll verdichtet und verbalisiert werden können.

Die Ergebnisse können auf unterschiedliche Weise zur Verfügung gestellt werden: Präsentation per E-Mail versenden, Vortrag durch die Führungskraft, Einsehen über personalisierten Login, etc.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Maßnahmen erarbeiten und umsetzen

WORKSHOPS
Interne oder externe Trainer bearbeiten die identifizierten Handlungsfelder mit den Mitarbeitenden. Kurzfristig zeigen sich schnell Effekte und eine Sensibilisierung für das betreffende Thema. Langfristig sind die Effekte von Workshops weniger deutlich.

IDEENMANAGEMENT
Mitarbeitende reichen Verbesserungsideen für die identifizierten Handlungsfelder ein. Alle Beteiligten können über die Ideen abstimmen und die besten Ideen kommen zur Umsetzung. Vorteile sind unter anderem eine langfristige Implementierung von Maßnahmen und die Steigerung von Engagement auf Seiten der Belegschaft.

TEAMMEETINGS
Teams entwickeln für ihren Bereich geltende Verbesserungsideen und setzen diese gemeinsam um. Der Vorteil ist, dass die Maßnahmen genau auf die Bedürfnisse einer Abteilung zugeschnitten sind. Es kann jedoch nachteilig sein, dass das nicht jeder Vorschlag zur Verbesserung direkt umgesetzt werden kann.

ERFOLGSMESSUNG
Nach einer gewissen Zeit kann dieselbe Mitarbeiterbefragung wiederholt durchgeführt werden. Auf diese Weise werden Vergleichswerte ermittelt und die umgesetzen Maßnahmen können auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Die Mitarbeiterbefragung selbst wird damit zu einer der Maßnahmen.

Mehr wissenswertes zum Thema Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung 2.0 - Puls Checks

Der Puls Check, auch Puls Befragung, ist eine Mitarbeiterbefragung in der Form eines kurzen und fokussierten Fragebogens, mit dem auch weitreichende Themen behandelt werden können. Regelmäßige Puls Checks erfassen die Stimmung der Belegschaft im Rahmen von Veränderungsprozessen. Ergebnisberichte in Echtzeit ermöglichen konkrete Impulse für Verbesserungsmaßnahmen.

Unternehmen können umfangreiche Mitarbeiterbefragungen mit den prägnanten und ressourcenschonenden Puls Checks kombinieren oder eine Strategie nur mit Puls Checks entwickeln.

Mehr zum Thema Puls Checks

Mitarbeiterbefragungen 2.0 können die Leistungsfähigkeit einer Organisation ermitteln

Die Mitarbeiterbefragung galt bislang als klassisches Instrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen. Zukünftig soll über eine Mitarbeiterbefragung auch die Leistungsfähigkeit der Organisation, der Stand von Veränderungen, der Erfolg von Initiativen und die Ursachen von Fluktuation ermittelt werden. Die Mitarbeiterbefragung entwickelt sich damit zu einem relevanten Controlling. Eine stärkere Fokussierung auf geschäftsrelevante Zahlen könnte der Mitarbeiterbefragung insgesamt einen neuen Impuls geben. Spezielle Herausforderungen, wie die Auswertung der Daten und deren Verknüpfung mit anderen Kennzahlen stehen allerdings erst am Anfang der Diskussion.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Mitarbeiterbefragung und Führung

Leistungsbereite, zufriedene und loyale Mitarbeitende wünschen sich alle Arbeitgebenden. Leider ist solch ein uneingeschränktes Commitment in der Praxis selten. Das Thema Führung ist daher eines der spannendsten Aspekte der Mitarbeiterbefragung. Ab wann Handlungsbedarf entsteht, sollte bereits bei der Konzeption der Mitarbeiterbefragung festgelegt werden. Anschließende Maßnahmen lassen sich in Teams entwickeln und gemeinsam umsetzen. So entsteht Vertrauen in die Mitarbeiterbefragung. Mitarbeitende können sich stärker mit dem Arbeitgebenden identifizieren, fühlen sich erst genommen und wertgeschätzt.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Funktionen einer Mitarbeiterbefragung

Je nachdem, wann und mit welcher Zielsetzung eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird, kann sie unterschiedliche Funktionen einnehmen.

Die Mitarbeiterbefragung zur…

  • Analyse - über die Erfassung eines Status Quo oder der Wirksamkeit einer Maßnahme
  • Evaluation - über die Erfassung eines Zustandes nach einer Maßnahme.
  • Kontrolle - über die Anwendung während einer Maßnahme
  • Intervention - um Kommunikation anzuregen, Themen zu reflektieren, oder Werte und Visionen zu vermitteln
Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls
5/5 Sterne (60 Stimmen)