Mitarbeiter
befragung

Beispiele, Vorlagen & Tipps von Experten

In 4 Schritten zur erfolgreichen Mitarbeiterbefragung

Das Wichtigste in Kürze

Leitfaden für Ihre erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Um eine Mitarbeiterbefragung zum Erfolg zu bringen sind wichtige Schritte zu beachten. Für eine Mitarbeiterbefragung erfüllen die verantwortlichen Parteien ausführende, unterstützende, unterzeichnende und/oder kommunikative Funktionen, die je nach Phase mehr oder weniger Aufwand bedeuten.


1. An erster Stelle steht die Zieldefinition. Wenn das Ziel der Befragung klar definiert ist und alle Beteiligten ihr Commitment aussprechen, ist die erfolgskritischste aller Phasen gemeistert worden.

2. In der Vorbereitungsphase kommt es vor allem auf die Kommunikation an. Es müssen Entscheidungen von unterschiedlichen Parteien zu allen Faktoren in und um die Befragung getroffen werden. Außerdem muss eine Kommunikationsstrategie entwickelt werden, mit Hilfe derer die Mitarbeiterbefragung bekannt gemacht werden kann.

3. In der Durchführungsphase kommt es besonders auf einen möglichst reibungslosen und einfachen Ablauf an. Dazu muss die zuvor entwickelte Kommunikationsstrategie umgesetzt werden und es müssen Anlaufstellen für potenzielle Komplikationen zur Verfügung stehen.

4. Nach der Datenanalyse gilt es, die Ergebnisse für jedermann verständlich darzustellen, die richtigen Schlüsse zu ziehen und Maßnahmen für kritische Themen zu entwickeln. In nachfolgenden Prozessen finden die so entwickelten Maßnahmen Einzug in das Unternehmen und führen zur Erfolgssteigerung auf vielen Ebenen.

Wie sich diese Prozessschritte genau gestalten, wird in dieser Rubrik dargestellt. Nutzen Sie diese Anleitung Schritt oder navigieren Sie sich in die Phase, die Sie aktuell interessiert.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

1 // Zieldefinition der Mitarbeiterbefragung

Steckbrief - Zieldefinition

Ein gemeinsames Ziel der Mitarbeiterbefragung definieren und sich seiner Rolle verpflichten

Die Phase, in der die Ziele abgestimmt und definiert werden, ist die erfolgskritischste Phase im gesamten Ablauf einer Mitarbeiterbefragung. Bevor nicht klar von allen Beteiligten ein gemeinsames Ziel definiert worden ist, sollte eine Mitarbeiterbefragung nicht starten. Gründe dafür sind Folgende:

Mit einem gemeinsamen Ziel...
a. können zahlreiche Diskussionspunkte bereits im Voraus beantwortet werden.
b. ist vorgegeben, mit welcher Intention die Ergebnisse betrachtet werden müssen.
c. ist klar, welche Personen für welche Inhalte, zu und welchem Zeitpunkt, und mit welchem Aufwand verantwortlich sind.
d. kann eine Mitarbeiterbefragung gelingen.

Verantwortliche

Geschäftsführung/Vorstand: erteilt Freigabe für Maßnahme und Inhalte
Führungskraft: erkennt Badarf; erteilt Freigaben für Maßnahme und Inhalte; ist maßgeblich an Festlegung der Ziele beteiligt
HR/Personalabteilung: erkennt Bedarf; beteiligt an Festlegung der Ziele
Betriebsrat: erteilt Freigabe für Maßnahme und Inhalte
ggf. Dienstleister: unterstützt Lösung von Interessenskonflikten; berät in der Zielfindung

Dauer

4 bis 8 Wochen

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

1A // Anlass für eine Mitarbeiterbefragung definieren

Für den Einsatz einer Mitarbeiterbefragung, muss ein Anlass bestehen. Dieser kann aus unterschiedlichen Richtungen kommen. Dazu einige Beispiele:

a. Eine Führungskraft stellt beispielsweise fest, dass die Fluktuationsrate angestiegen ist oder dass in einem Bereich die Produktivität nach einem Veränderungsprozess nachgelassen hat.
b. Eine Führungskraft plant eine Umstrukturierung und möchte die Mitarbeiter mit einbinden.
c. Der Betriebsrat erhält zunehmend Beschwerden von Mitarbeitern, die unzufrieden mit der Schichtregelung sind.
d. Der Gesetzgeber verlangt eine Gefährdungsbeurteilung. Das Unternehmen ist dazu angehalten, Gefahren und Belastungen für Mitarbeiter zu ermitteln.
e. Die Abteilung HR möchte im Rahmen der Führungskräfteentwickelung Feedback der Mitarbeiter bezüglich der Führungskompetenzen im Unternehmen einholen.

Die Gründe, die zu dem Entschluss führen, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, können sehr unterschiedlich sein. Für die Zielvereinbarung einer Mitarbeiterbefragung ist es nicht unbedeutend, woraus sich der Anlass ergeben hat und wer davon betroffen ist.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

1B // Alle Verantwortlichen definieren ihre Ziele

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung hängt von unterschiedlichen, oft gegensätzlichen Interessen ab. Bevor diese Interessen zu einem gemeinsamen Ziel der Mitarbeiterbefragung werden, müssen alle Verantwortlichen für sich die Ziele definieren.

Das Ziel einer Führungskraft ist in der Regel, die eigene Abteilung weiter zu entwickeln, Handlungsfelder zu identifizieren und dabei möglichst gute Ergebnisse bezüglich der eigenen Person zu erzielen. Der eigene Aufwand für die Mitarbeiterbefragung soll möglichst gering sein.
Die Personalabteilung hat Interesse daran eigene Aufgabenfelder (z.B. Präventionsmaßnahmen) zu verwirklichen und alle Parteien möglichst zufriedenzustellen.
Das Interesse des Vorstands gilt der Erreichung der Unternehmensziele, wohingegen der Betriebsrat als Vertretung der Mitarbeiter danach strebt, den einzelnen Mitarbeiter zu schützen und höchste Anonymität zu wahren.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

1C // Alle Ideen auf einen Nenner bringen

Da unterschiedliche Interessensvertreter an einer Mitarbeiterbefragung beteiligt sind, ist es wichtig, in den Diskurs zu gehen. Die von den Verantwortlichen definierten Zielsetzungen werden durch Workshops aller Beteiligten zu einer gemeinsamen Zielsetzung. Die Lösung von Interessenskonflikten kann mittels strukturierter Vorgehensweisen erfolgen.
[Tipp!] Das Harvard-Konzept bietet für die Lösung von Interessenskonflikten eine gute Option. Folgende Prinzipien müssen hierfür eingehalten werden:

1. Sachbezogen diskutieren und Trennung von Sach- und Beziehungsebene.
2. Konzentration auf die Interessen - Positionen zurückstellen
3. Optionen suchen - Entscheidungsalternativen entwickeln
4. Objektive Entscheidungskriterien festlegen

Zudem werden in dieser Phase die Verantwortlichkeiten je nach Phase geklärt. Es sollte festgelegt werden, wer welche Rolle einnimmt. Folgende Funktionen sind zu unterscheiden: managen/kommunizieren, überwachen und Freigaben erteilen. Je nach Funktion ist der zeitliche Invest größer oder kleiner. Es empfiehlt sich einen Projektverantwortlichen einzusetzen, der als Ansprechpartner und Koordinator über den gesamten Zeitraum der Mitarbeiterbefragung fungiert.

Commitment. Die Zielvereinbarung sollte einerseits schriftlich festgehalten werden und andererseits sollte sich jeder Verantwortliche, sprich Führungskräfte, HR-Abteilung, Betriebsrat und Vorstand verbindlich zum Ziel und der eignen Rolle während des Prozesses bekennen.

Damit ist gewährleistet, dass keine grundlegenden Meinungsverschiedenheiten den Erfolg der Mitarbeiterbefragung später noch gefährden werden. Außerdem ist damit auch eindeutig festgelegt, wer welche Rolle innehat.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

2 // Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung

Steckbrief - Vorbereitung

Die Mitarbeiterbefragung auf allen Ebenen vorbereiten

Wenn die Phase der Zielvereinbarung erfolgreich gemeistert wurde, dann beansprucht die Vorbereitungsphase nur ein Drittel der Zeit, die ohne eine klare Zielsetzung von Nöten gewesen wäre. Durch klare Ziele sind die Handlungsschritte für die Phase der Vorbereitung bereits vorgegeben. Folgende Faktoren müssen ausgearbeitet werden:

a. Fragebogenerstellung
b. Kommunikationsstrategie
c. Datenschutzrichtlinien/Anonymitätsgrenzen
d. Technische Einbindung
e. Prototyp - Testdurchlauf

Verantwortliche

Geschäftsführung/Vorstand: Erteilt Freigabe für Maßnahmen und Inhalte
Führungskraft: Erteilt Freigabe für Maßnahmen und Inhalte
HR/Personalabteilung: Ist Maßgeblich an Fragebogenkonzeption beteiligt; Steuerung der Vorbereitungsprozesse; Kommunikation zwischen beteiligten Parteien
Betriebsrat: Erteilt Freigabe für Maßnahmen und Inhalte
ggf. Interne Kommunikation: Konzeption einer Kommunikationsstrategie; unabhängig von allen anderen Beteiligten
ggf. Dienstleister: Unterstützt Fragebogenkonzeption, Testdurchlauf; berät zur internen Kommunikation, technischen Möglichkeiten

Dauer

1 bis 8 Wochen

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

2A // Fragebogen erstellen und Rahmenbedingungen klären

Fragebogen

Inhalt. Für eine Befragung müssen Fragen generiert werden. Die Qualität der Inhalte zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass das Thema, um das es sich dreht, veränderbar ist. Aus den definierten Zielen ... mehr

Umfang. Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Zielen und Inhalten. Grundsätzlich gilt es, den Fragebogen so kurz wie möglich zu gestalten. Bei geringerem Aufwand für die Mitarbeiter ist die Akzeptanz größer und die Beteiligungsquote steigt.

Format.

Der Fragebogen gilt als Mittel der Wahl für eine Mitarbeiterbefragung. Es muss entschieden werden, ob die Befragung als Paper-Pencil-Version ausgegeben wird, ob sie online stattfindet oder ob ... mehr

Lesen Sie auch: Puls Checks // Puls Befragung

Rahmenbedingungen

Zielgruppe. In Abhängigkeit der Zielsetzung muss entschieden werden, ob die gesamte Belegschaft befragt werden soll, ob sie sich an einen bestimmten Fachbereich oder eine bestimmte Hierarchiestufe richtet. ... mehr

Zeit. Der Zeitpunkt einer Befragung sollte gut überlegt sein. Urlaubszeiten, Feiertage und besonders arbeitsintensive „heiße Phasen“ bedeuten eher ungünstige Zeiten ... mehr

Datenschutz und Anonymität. Zur Wahrung der Anonymität und des Datenschutzes muss ein Konzept entwickelt werden. Zu entscheiden ist hierbei, welche Personen oder Personengruppen zu welchem Zeitpunkt welche Daten einsehen dürfen. Die Freigabe des Konzepts sollte durch den Betriebsrat und Datenschutzverantwortliche erfolgen.

Hier geht's zur Fragebogenkonstruktion...

2B // Kommunikationsstrategie und -mittel entwickeln

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung bemisst sich an der Beteiligungsquote. Beteiligen kann sich jedoch nur, wer von der Befragung weiß. Die Mitarbeiter müssen für die Teilnahme motiviert werden.
Das Ziel ist eine Beteiligungsquote von 100%!
Wichtig ist es, ... mehr

Folgende Medien können für die Bekanntmachung einer Mitarbeiterbefragung genutzt werden:
a. Intranet
b. Mail
c. Vortrag von Vorgesetzten
d. Workshop
d. Flyer
e. Plakate
f. Durchsagen
g. Firmenradio
h. Video
i. ... der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Die Erstellung einer Werbestrategie für die Mitarbeiterbefragung ist unabhängig von allen anderen Entscheidungsprozessen in der Vorbereitungsphase und kann sofort starten. Zur Anwendung der Strategie kommt es am 1. Tag der Durchführungsphase.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

2C // Technische Einbindung für die Mitarbeiterbefragung

Für eine Mitarbeiterbefragung müssen für folgende Zwecke Personaldaten zur Verfügung gestellt werden.
1. Einerseits werden Informationen über die Organisationsstruktur benötigt. Sie bilden die Grundlage für die Berechtigungsstruktur (wer erhält welche Informationen).
2. Andererseits müssen die Mitarbeiter irgendwie erreicht werden, um eine Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung zu ermöglichen.

Die Form der Bereitstellung der Personaldaten ist abhängig von den im Unternehmen etablierten Systemen:
Variante I Personaldaten sind in Akten sortiert - es wird eine Excel-Liste der zu befragenden Mitarbeiter und zugehörige Abteilung, Vorsitzende, usw. erstellt.
Variante II Im Unternehmen ist ein Personalmanagementsystem etabliert - Relevante Daten können in Excel exportiert werden.
Variante III Im Unternehmen ist ein Personalmanagementsystem mit Applikationsprogrammschnittstelle (API) etabliert - Zwei Programme können miteinander verbunden werden, um so einen direkten Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Hierfür sind gegebenenfalls Datenschutzrichtlinien zu beachten.

Einladungen versenden. Führt das Unternehmen die Befragung selbst durch, so versendet die Personalabteilung entsprechend der Organisationsstruktur die Einladungen an die Mitarbeiter. Im Falle der Einbindung eines Dienstleisters, der die Mitarbeiterbefragung begleitet, kann die Versendung der Einladungen auch durch ihn erfolgen. Datenschutzrechtlich sollten die Daten in diesem Fall mindestens teilweise zensiert oder restringiert werden.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

2D // Prototypen testen

Wenn der Fragebogen erstellt, Entscheidungen zu Rahmenbedingungen getroffen und Personaldaten nutzbar gemacht worden sind kann die Mitarbeiterbefragung als Prototyp getestet werden. Getestet werden kann, ob Einladungen wie geplant per Mail verschickt, empfangen und geöffnet werden können. Mehrere Personen mit verschiedenen Rollen (Referent, Führungskraft, Praktikant, etc.) sollten den Prototypen testen. So können kleine und grobe inhaltliche und strukturell bedingte Fehler entdeckt und anschließend korrigiert werden. So wird sichergegangen, dass jeder Mitarbeiter an einer optimal konzipierten und technisch fehlerfreien Befragung teilnehmen kann.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Interview mit Prof. Ralf Lanwehr

2E // Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung erhöhen

Die Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung ist ein Indikator für die Kommunikationskultur und die Aussagekraft der Ergebnisse. Welche Möglichkeiten gibt es, die Beteiligung dauerhaft zu erhöhen?


Prof Ralf Lanwehr: Einerseits kann man die Mitarbeiter da abholen, wo sie gerade sind. Das heißt Umfragen per App funktionieren, Umfragen, die sinnvoll gestellt sind, die zum sinnvollen Zeitpunkt kommen. Aber nach meiner Erfahrung ist die Kommunikation der Maßnahmen, die aufgrund der Befragung getroffen werden, der entscheidendere Hebel. Ich beobachte das immer wieder.

Die ganze Antwort anzeigen >>

Es gibt zwei Arten von Firmen: Bei den einen füllen die Mitarbeiter mit großer Begeisterung die Fragebögen aus. Bei den anderen gibt es sehr hohen Widerstand. Das liegt daran, dass die Geschäftsführung solche Daten nur erhebt, damit sie die Daten mal sieht. Aber es erfolgt nichts daraus. Zumindest nichts, das sichtbar wäre oder vernünftig kommuniziert wird. Dann verlieren die Mitarbeiter spätestens beim dritten Mal die Lust und kreuzen nicht mehr an.

Die erstgenannten Firmen haben eine sehr klare Strategie, wie mit den erhobenen Daten umzugehen ist. Es gibt ein Modell von Teresa Amabile, wo sie für radikale Produktinnovationen Folgendes nachweist: Es geht nicht nur um Ideengenerierung – dafür wäre schon der Fragebogen ein Tool – sondern die Ideenimplementierung ist genauso wichtig. Wir müssen also Strukturen und Prozesse haben, wie wir hinterher die Ideen einbinden. Das muss über ein paar Workshops hinausgehen, es muss integriert werden in die Gesamtstrategie.

Es gibt ein paar sehr positive Beispiele für Mitarbeiterbefragungen.

Die Hilton-Hotelkette macht das großartig. Die Beteiligungsquote liegt bei 90-95%, weil die Mitarbeiter sehen, dass anschließend etwas passiert.

In Deutschland ist die Firma O2 sehr stark. Dort existiert ein Konzept, das sich Circle of Voice nennt. Dabei werden ganz gezielt Mitarbeiter in die Veränderungsvorschläge eingebunden, es werden Vorstände einbezogen und es gibt ein eigenes Budget, das verwaltet werden kann. Solche Mechanismen braucht man, dann füllen die Mitarbeiter die Fragebögen auch aus. Wenn die Fragebögen nur für die Geschäftsführung ausgefüllt werden, oder im geheimen ausgewertet werden, dann werden die Mitarbeiter die Lust daran mit Sicherheit verlieren – und ich kann es verstehen.

Beteiligungsquote bei Mitarbeiterbefragungen erhöhen // HRpuls Interview mit Prof. Dr. Ralf Lanwehr
Die Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung ist ein Indikator für die Kommunikationskultur und die Aussagekraft der Ergebnisse. Welche Möglichkeiten gibt es, die Beteiligung dauerhaft zu erhö...

Best Practices der HRpuls Kunden

2F // Teilnahmequote bei Mitarbeiterbefragungen erhöhen

WEISEN SIE BETEILIGTE EINHEITLICH EIN UND ERLÄUTERN SIE DEN SINN DER ERHEBUNG

Weisen Sie alle, die Teilnehmer zur Erhebung einladen, einheitlich und strukturiert ein. Dazu gehört der Ablauf (wann wird wer über welchen Kommunikationskanal eingeladen) und die Erklärung der Hintergründe (welches Ziel wird mit der Erhebung verfolgt, was wäre das optimale Ergebnis, welche Risiken gibt es, wenn nicht erhoben wird?)

STIFTEN SIE NUTZEN FÜR DEN TEILNEHMER

Sie möchten etwas vom Befragten – geben Sie ihm doch auch etwas zurück. Das kann materiell sein (Spende pro Teilnahme, Verlosung eines Preises unter allen Teilnehmern) oder nicht materiell (z.B. Zugang zu Informationen, Bereitstellung der Befragungsergebnisse).

LADEN SIE DIE TEILNEHMER PERSÖNLICH EIN UND MACHEN SIE DEUTLICH, DASS IHNEN IHRE TEILNAHME WICHTIG IST

Gedruckte Kommunikationsmittel können persönlich übergeben werden. Bei der Übergabe kann dem Teilnehmer der Sinn der Befragung verdeutlicht werden sowie betont werden, dass auf seine Meinung Wert gelegt wird.

NUTZEN SIE VERSCHIEDENE KANÄLE ZUR EINLADUNG DER TEILNEHMER

Eine kurze Erinnerung an die Befragung kann die Teilnahmequote deutlich erhöhen. Insbesondere, wenn verschiedene Kanäle genutzt werden. Bewährt haben sich bei den Kunden von HRpuls folgende Kanäle:

  • Einladung im Rahmen einer Veranstaltung, Einblendung des Links und des QR-Codes in einer Präsentation (z.B. am Ende einer Schulung, bei einer Mitarbeiterversammlung).
  • Einladung mittels gedruckter Kommunikationsmittel, z.B. im Visitenkartenformat. Die Karten bzw. Flyer können persönlich übergeben werden oder postalisch versandt werden, z.B. mit der Entgeltabrechnung.
  • Versandt von SMS an die Beteiligten vom PC über Webdienste
  • Einladung via E-Mail

AUTOMATISIEREN SIE DIE EINLADUNG DER TEILNEHMER

Nicht nur eine einheitliche Einladung im Sinne der Corporate Communication wirkt sich positiv auf die Teilnahmequote aus. Auch die Automatisierung der Einladung durch eine Anbindung an ein Datenmanagementsystem (z.B. an das ERP-System) steigert die Teilnahmequote. Um die Teilnehmer dennoch individuell einladen zu können, bewährten sich unterschiedliche, auswählbare Einladungstexte.

3 // Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Steckbrief - Durchführung

Mitarbeiter aufklären, einladen und unterstützen

Am ersten Tag der Durchführung geschehen zwei Dinge:
1. Die Kommunikationsstrategie wird umgesetzt
2. Einladungen für die Teilnahme werden an die Mitarbeiter verschickt.

In der Durchführungsphase sollten den Teilnehmern ein technischer und ein fachlicher Support für Fragen zur Verfügung stehen. Weiterhin sollten Führungskräfte und Projektverantwortliche den Erfolg der Befragung überwachen, sodass gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden können.

Verantwortliche

Geschäftsführung/Vorstand:Vermittelt Bedeutsamkeit und motiviert zur Teilnahme
Führungskraft: Vermittelt Bedeutsamkeit und motiviert zur Teilnahme; Erfolgskontrolle
HR/Personalabteilung: Einladungsmanagement; Erfolgskontrolle; vermittelt zu technischen/fachlichen Fragen
Mitarbeiter:Teilnahme an der Befragung
ggf. Interne Kommunikation:Umsetzung der Kommunikationsstrategie zur Steigerung der Beteiligungsquote
ggf. Dienstleister: unterstützt/übernimmt Aufgaben: Einladungsmanagement, Erfolgskontrolle, technischer/fachlicher Support

Dauer

2 bis 4 Wochen

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

3A // Kommunikationsstrategie und -mittel entwickeln

Die in der Durchführungsphase entwickelten Kommunikationsmittel kommen nun zum Einsatz. Die Mitarbeiterbefragung läuft unter einem Motto oder Titel. Sie sollte nicht nur auf darauf reduziert werden, sondern auch eine Botschaft vermitteln. Durch gezielt frequentierte Präsenz durch Mails, Intranetbeitrag, Flyer, Plakate und durch positive Mund-zu-Mund-Propaganda erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter an der Befragung teilnimmt.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

3B // Einladungen versenden

An Tag 1 der Durchführungsphase erhalten die Mitarbeiter meist per Mail (bei Onlineumfragen) einen individualisierten Link mittels dessen sie an der Befragung teilnehmen können. Auf der ersten Seite findet der Mitarbeiter das Anschreiben. Das ist der erste individuelle Kontakt des Mitarbeiters mit der Befragung. Der Mitarbeiter sollte freundlich empfangen werden, neugierig werden und Vertrauen zur Mitarbeiterbefragung entwickeln.

Sinn und Bedeutung der Mitarbeiterbefragung sollten dem Mitarbeiter durch die geschaltete Kommunikationsstrategie in sofern bereits bekannt sein, dass dies im Anschreiben nur noch kurz Erwähnung findet.
Der Mitarbeiter sollte darüber informiert werden, wie der Aufbau des Fragebogens gestaltet ist, wie lange seine Beantwortung in etwa dauert und bis zu welchem Datum die Teilnahme möglich ist.
Für technische Probleme und fachliche Rückfragen sollte ein Support im Anschreiben erwähnt sein.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

3C // Controlling der Beteiligungsquoten

Idealerweise prüft die Führungskraft selbst, wie erfolgreich die Mitarbeiterbefragung läuft. In der Realität wird diese Aufgabe meist an HR abgegeben. Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung wird an der Beteiligungsquote gemessen. Bei einer Quote von 50% spricht man von einer guten, bei 80% von einer sehr guten Beteiligung. Wenn die Kommunikationsstrategie erfolgreich war, sollte die Beteiligungsquote bereits sehr hoch sein.

Wenn die Beteiligungsquote nicht den Vorstellungen entspricht, können entsprechend Maßnahmen zur Erhöhung der Beteiligungsquote ergriffen werden:
a. Erfolgt die Einladungen per E-Mail, kann zu gegebenem Zeitpunkt (i. d. R. zur Halbzeit des Teilnahmezeitraums) eine Erinnerung zur Teilnahme per E-Mail versenden. Der Textinhalt wird mit den Projektverantwortlichen abgestimmt. Es können Informationen zum derzeitigen Verlauf und der aktuellen Beteiligung beigefügt werden.
b. Vorgesetzte könnten ihre Mitarbeiter zur Teilnahme mit einem Rundschreiben motivieren. Weiterhin ist es wichtig, die Ziele der Mitarbeiterbefragung zu vermitteln. Authentizität und Ehrlichkeit führen dazu, dass am Ende kein Frust bei den Mitarbeitern entsteht.
c. Wenn Führungskräfte und Personalabteilung gemeinsam an einer höheren Beteiligungsquote arbeiten, können Benchmarks helfen. Die Beteiligungsquoten verschiedener Abteilungen werden verglichen und besonders niedrige Quoten werden an die jeweilige Führungskraft zurückgemeldet. Diese wird damit aufgefordert, eine höhere Beteiligung zu erreichen.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Support und Controlling

3D // Ansprechpartner für technische und inhaltliche Fragen bereitstellen und den Erfolg im Auge behalten

Während der Befragungsphase, sollten folgende Instanzen zur Verfügung stehen: technischer Support, fachlicher Support, Controlling. Damit ist gewährleistet, dass Hürden seitens der Teilnehmer schnell beseitigt werden können. Weiterhin ist die Kontrolle der Beteiligungsquote relevant, um den Erfolg der Mitarbeiterbefragung - gemessen an der Beteiligungsquote - zu messen und zum richtigen Zeitpunkt weitere Marketingmaßnahmen (zB Erinnerunsmail, Intranetartikel)zu ergreifen.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

INTERVIEW MIT Bettina Hörmann

3E // Beschäftigte zu einer Mitarbeiterbefragung einladen und Teilnahme einfach ermöglichen

„Ich kenne leider wenige Unternehmen, die von sich sagen können, wir haben eine sehr gute, offene Feedback-Kultur.

Das wichtigste Anliegen der Mitarbeiter ist immer, dass die Befragung anonym ist.

Jeder Mitarbeiter erhält per E-Mail einen individualisierten Link zum Puls Check.

Die Mitarbeiter können über PC, Tablet oder Smartphone teilnehmen, da die Software sich der Displaygröße automatisch anpasst. Das ist wichtig um die Mitarbeiter dort zu erreichen, wo sie sich gerade befinden.

Durch Gamification und interaktive Elemente wird der Spaßfaktor erhöht.

So werden Beteiligungsquoten von mehr als 90 Prozent erreicht.

Ein klares Zeichen, dass wir damit am Puls der Zeit sind.“

Beschäftigte zu einer Mitarbeiterbefragung einladen und Teilnahme einfach ermöglichen // HRpuls Interview mit bettina Hörmann

4 // Maßnahmen nach der Mitarbeiterbefragung

Steckbrief - Maßnahmen

Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung verständlich darstellen und Maßnahmen ableiten

Das Ziel bei der Datenanalyse ist es, die Kernaussage zu verstehen, den Status Quo abzubilden und Handlungsfelder zu identifizieren.

Verantwortliche

Geschäftsführung/Vorstand: erteilt Freigaben für Maßnahmen
Führungskraft: schafft Freiraum für Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen, erteilt Freigaben für Maßnahmen, kommuniziert Erfolge/Visionen
HR/Personalabteilung: unterstützt Auswertung, Maßnahmen und entsprechende Kommunikation.
ggf. Mitarbeiter (je nach Struktur): maßgeblich oder teilweise Beteiligung an Maßnahmenentwicklung und -implementierung
ggf. Interne Kommunikation: Vermittlung der Ergebnisse und Konsequenzen
ggf. Dienstleister: unterstützt Datenanalyse und Ableitung von Maßnahmen

Dauer

0.1 bis 100 Wochen (abhängig von der Maßnahme)

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

4A // Daten auswerten und Ergebnisse darstellen

Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung sind sensible Informationen. Es ist deshalb relevant, dass Mitarbeiter nur diejenigen Informationen erhalten, die sie selbst betreffen, z.B. Gesamtergebnisse und Ergebnisse der eigenen Abteilung oder Gruppe. Außerdem sind die Ergebnisse für Führungskräfte und Mitarbeiter nur hilfreich, wenn die reinen Zahlen-Daten sinnvoll verdichtet und verbalisiert werden können.

Die Ergebnisse können auf unterschiedliche Weise zur Verfügung gestellt werden: Präsentation per E-Mail versenden, Vortrag durch die Führungskraft, Einsehen durch Zugangsadaten und Login, etc.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

4B // Maßnahmen erarbeiten und umsetzen

Für die Planung von Maßnahmen in identifizierten Handlungsfeldern wird wieder ein Blick auf die zu Beginn erarbeiteten Ziele geworfen. Sie geben vor, mit welcher Intention die Ergebnisse interpretiert werden sollen. Maßnahmen sollen im Sinne der Zielsetzung effektiv sein.

Um Maßnahmen zu entwickeln, hat ein Unternehmen vielerlei Möglichkeiten:
a. Workshops: Interne oder externe Experten bearbeiten und trainieren die identifizierten Handlungsfelder mit den Mitarbeitern.... mehr

b. Ideenmanagement: Mitarbeiter reichen selbst Verbesserungsideen für die identifizierten Handlungsfelder ein. ... mehr

c. Teammeetings: Teams entwickeln für ihren Bereich geltende Verbesserungsideen und setzen sie innerhalb des Teams um. ... mehr

d. etc. ...

Voraussetzung für die Implementierung zielführender Maßnahmen ist die Schaffung von Freiräumen durch die Geschäftsführung. Diese Freiräume können sowohl Budget oder Zeit sein.

Erfolg von Maßnahmen: Sind Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt worden, kann nach einer gewissen Zeit wiederholt eine Befragung durchgeführt werden. ... mehr

Mitarbeiterbefragung Eigeninitiative - HRpuls

5 // Mehr Wissenswertes zum Thema Mitarbeiterbefragung

Übersicht

5 // Erfahren Sie mehr zur Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung hat als Instrument Einzug in Unternehmen und Institutionen erhalten. Für ein fundiertes Wissen für Ihre Mitarbeiterbefragung können Sie sich über folgende Themen informieren

A. Selbstverständnis der Mitarbeiterbefragung

B. Leistungsfähigkeit

C. Eigeninitiative fördern

D. Mitarbeiterbefragung und Führung

E. Funktionen der Mitarbeiterbefragung

5A // Mitarbeiterbefragung 2.0 - Puls Checks

Der Puls Check, auch Puls Befragung, ist eine Mitarbeiterbefragung in der Form eines kurzen und fokussierten Fragebogens, mit dem auch weitreichende Themen behandelt werden können. Regelmäßige Puls Checks erfassen die Stimmung der Belegschaft im Rahmen von Veränderungsprozessen. Ergebnisberichte in Echtzeit ermöglichen konkrete Impulse für Verbesserungsmaßnahmen.



Unternehmen können umfangreiche Mitarbeiterbefragungen mit den prägnanten und ressourcenschonenden Puls Checks kombinieren oder eine Strategie nur mit Puls Checks entwickeln.

Erfahren Sie mehr über Puls Checks.

5B // Selbstverständnis der Mitarbeiterbefragung

Machen Sie ihre Mitarbeiter zur Priorität. Der Druck auf die Arbeitsmärkte ist groß und der Mitarbeiter rückt immer mehr in den Fokus unternehmerischer Maßnahmen. Mitarbeiter erfahren täglich, welche Strukturen und Prozesse funktionieren, wo es Potenzial nach oben gibt und wo dringender Handlungsbedarf besteht. Sie sind davon unmittelbar in ihrem Arbeitsalltag betroffen und daran interessiert, Prozesse und Strukturen zu optimieren.



DAS UNGEWISSE GEZIELT SUCHEN – FÜR OPTIMIERUNG UND INNOVATION



Mit einer Mitarbeiterbefragung können Aussagen zu erfolgsrelevanten Themen im Unternehmen getroffen werden. Das Engagement, also die Einsatzbereitschaft eines Mitarbeiters für das Unternehmen und entsprechende Einflussfaktoren sind beispielsweise maßgebliche Faktoren für Motivation, Produktivität und letztlich für den Unternehmenserfolg. Mitarbeiter eines Unternehmens sind häufig die Kernressource und die Experten, die täglich interne Prozesse und Strukturen erleben und mitgestalten. Befragen Sie ihre Mitarbeiter zu relevanten Themen und sie erfahren, wie der Puls ihrer Belegschaft schlägt.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

5C // Mitarbeiterbefragungen 2.0 können die Leistungsfähigkeit einer Organisation ermitteln

Die Mitarbeiterbefragung galt bislang als klassisches Feedback- und Kommunikationsinstrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu messen. Ihr steht jedoch möglicherweise eine bedeutende Veränderung bevor. Über eine Mitarbeiterbefragung soll zukünftig auch die Leistungsfähigkeit der Organisation, der Stand von Veränderungen, der Erfolg von Initiativen und die Ursachen von Fluktuation ergründet werden. Die Mitarbeiterbefragung entwickelt sich damit zu einem relevanten Controlling-Instrument in Bezug auf die Qualität, die Verfügbarkeit und die Verknüpfung mit Business Kennzahlen. Eine stärkere Fokussierung auf geschäftsrelevante Zahlen könnte der Mitarbeiterbefragung insgesamt einen neuen Impuls geben.

Spezielle Herausforderungen wie die Auswertung der Daten und deren Verknüpfung mit anderen Kennzahlen stehen allerdings erst am Anfang der Diskussion. Die Generierung geschäftsrelevanter Fragen und die anschließende Transformation in die Mitarbeiterbefragung liefert noch viel Potenzial für dieses Instrument.

Regel Phasen der Mitarbeiterbefragung - HRpuls

Eigeninitiative fördern

5D // Mitarbeiterbefragung – ein strategisches Tool für die Entwicklung ihres Unternehmens

Freiräume schaffen. Verstehen, wie der Mitarbeiter das Unternehmen erlebt (Employee Experience). Dazu gehört auch das Maß, in dem der Mitarbeiter eigene Entwicklungsmöglichkeiten erkennt. Diese können einerseits durch die Führungskraft bereitgestellt werden, und andererseits kann der Mitarbeiter selbst dafür sorgen, sich weiterzuentwickeln und Eigeninitiative zu ergreifen. Diese Möglichkeiten vermitteln dem Mitarbeiter Wertigkeit, durch die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und das Engagement gestärkt werden. Außerdem verbessert sich die Employee Experience, die interne Kommunikation, der Umgang mit Digitalisierung und Change und Belastungen werden reduziert.



DER MEHRWERT IST EINDEUTIG



Kenntnisgewinn über Strukturen, Prozesse, Führung, Motivation und Stimmung der Mitarbeiter. Es können Potenziale genutzt, Schwachstellen verbessert und der Unternehmenserfolg dauerhaft gesteigert werden. Durch den hohen methodischen Anspruch an das Tool werden Handlungsfelder und Ursachen deutlich, sodass konkrete Optimierungsprozesse angestoßen werden können.

Mitarbeiterbefragung Eigeninitiative - HRpuls

5E // Mitarbeiterbefragung und Führung

Leistungsbereite, zufriedene und loyale Mitarbeiter wünschen sich alle Arbeitgeber. Leider ist solch ein uneingeschränktes Commitment in der Praxis selten. Führung ist deshalb der spannendste Aspekt der Mitarbeiterbefragung. Dabei ist es wichtig, konkrete Maßnahmen aus den Ergebnissen abzuleiten. Ab wann Handlungsbedarf entsteht, sollte bereits bei der Konzeption der Mitarbeiterbefragung festgelegt werden. Anschließende Maßnahmen lassen sich in Teams entwickeln und gemeinsam umsetzen. So entsteht Vertrauen in die Mitarbeiterbefragung. Mitarbeiter erhalten Wertschätzung und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber.

Agile Führung – häufig auch Management 3.0 genannt – beschreibt einen systematischen Führungsstil mit agilen Prinzipien. Dieser Führungsansatz erfolgt über gemeinsame Ziele und Werte. Im Mittelpunkt stehen Stärkenfokussierung, Delegation, Integration, Transparenz und Feedback.

Eine Umsetzung der Ergebnisse aus einer Mitarbeiterbefragung erfolgt durch Integration von Mitarbeitern in strategischen Fragestellungen oder eine Mitarbeiterbewertung durch Kollegen statt durch Vorgesetzte.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

5F // Funktionen der Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung ist vielseitig. Bei der Konzeption und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind verschiedene Schritte zu berücksichtigen, wie z.B. die zielführende Erarbeitung von Fragenkatalog und Fragebogen, optimale Mitarbeiterkommunikation, Auswertung der Befragungsergebnisse sowie Nachfolgeprozesse.



Je nachdem, wann eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt und welches Ziel verfolgt wird, kann sie unterschiedliche Funktionen einnehmen. Soll der Zustand vor einer Maßnahme erfasst werden, so dient die Mitarbeiterbefragung der Analyse. Soll der Zustand danach erfasst werden, so dient sie der Evaluation. Die Mitarbeiterbefragung kann auch während der Anwendung von Maßnahmen mit Kontrollfunktion eingesetzt werden. Die Mitarbeiterbefragung selbst stellt bereits eine Maßnahme dar - sie hat auch Interventionsfunktion. Dadurch hat ihre Verwendung allein schon die Funktion, Kommunikation anzuregen, zu reflektieren, Werte und Visionen zu vermitteln.

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls


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