Mitarbeiterbefragung und Puls-Checks

Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument der Organisationsentwicklung, welches richtig durchgeführt ein großen Wettbewerbsvorteil darstellt. In erster Linie wird mit einer Mitarbeiterbefragung ein Stimmungsbild der Belegschaft generiert. Meist gibt es bestimmte Auslöser, die das Unternehmen zwingen, etwas zu ändern, um z.B. die Fluktuation zu verringern. Weitere Ziele sind oft Steigerung von Motivation und Leistung der Mitarbeitenden. Als Teil der partizipativen Unternehmensführung werden die Daten aus der Mitarbeiterbefragung genutzt, um Verbesserungen z.B. im Arbeitsrahmen vorzunehmen, die auch wirklich Wirkung zeigen.

Bei einer klassischen Mitarbeiterbefragung werden in der Regel quantitative Datenerhoben. Diese umfassen ein breites Themenspektrum, welches in einem regelmäßigen Zyklus abgefragt wird. Besonders zu beachten ist hier die Vertrauensbasis, über die die Mitarbeiterbefragung stattfindet. Das heißt zum einen, dass die Daten nur auf freiwilliger Basis und anonym erfasst werden sollten, und zum anderen, dass die Konzeption und Durchführung besonders professionell sein muss. Bei kleinsten Fehlern entfällt die Vertrauensbasis und damit auch die Akzeptanz des Instruments. Damit sind die Daten auch über einen längeren Zeitraums nicht nutzbar, da sich der Fehler im kollektiven Gedächtnis der Belegschaft hält.

Alle verantwortlichen Personen, seien es ausführende, unterstützende, unterzeichnende und/oder kommunikative Funktionen, sollten in die Durchführung mit einbezogen werden und können je nach Mitarbeiterbefragungsphase mit unterschiedlichem Aufwand eingebunden werden.

Die Zieldefinition ist die wichtigste aller Phasen. Daher sollte vor jeder Mitarbeiterbefragung die Zielsetzung klar defniert und formuliert werden. Alle Beteiligten sollten sich für eine Durchführung und ihr eigenes Engagement bereiterklären.

In der Vorbereitungsphase spielt Kommunikation eine tragende Rolle. Die verschiedenen Interessensbereiche sollten vor der Mitarbeiterbefragung auf einen Nenner gebracht werden. Über eine Marketingkampagne sollte die Bekanntmachung und der Nutzen der Mitarbeiterbefragung entwickelt werden.

Für die Durchführungsphase ist ein möglichst reibungsloser Ablauf das Ziel. Hierbei hilft die Umsetzung der Marketingkampagne sowie die Bereitstellung von Anlaufstellen für potentielle Komplikationen.

Im Anschluss an die Datenanalyse, ist die Erstellung von einfach verständlichen Reports, aus denen die richtigen Schlussfolgerung gezogen und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, von zentraler Bedeutung.

Inhalt

Für eine Mitarbeiterbefragung müssen Inhalte und Fragen, die diese abbilden, entwickelt werden. Die Qualität der Inhalte und die sich anschließende Mitarbeiterbefragung zeichnet sich insbesondere durch die Thematik und die Anpassungsfährigkeit der Inhalte der Mitarbeiterbefragung aus. Basierend auf definierten Zielen werden Items abgeleitet, die zu einzelnen Fragen ausformuliert werden. Diese Aufgabe verantworten in der Regel Mitarbeitende der Personalabteilung sowie ggf. Mitarbeitende eines externen Dienstleisters.

Die entwickelten Items sollten das messen, was vorab über die Zielsetzung definiert wurde. Daher ist es sinnvoll, Items zu verwenden, die vorab bereits validiert wurden und Verwendung fanden, zu nutzen, da die Zuverlässigkeit der Aussagekraft vorab geprüft wurde. Gute Fragebögen für Mitarbeiterbefragungen können bereits im Unternehmen vorhanden sein und wiederverwendet werden. Ist dies nicht der Fall, können Fragebögen aus Fachliteratur und von wissenschftliche Kontexten abgeleitet werden. Dies bietet Ihnen zusätzlich Einblick in die neusten Erkenntnisse aus der Forschung sowie die Güte und Anwenderfreundlichkeit von Fragebögen.

Vor allem, wenn Fragebögen innerhalb eines Projektteams oder während eines Workshops selbstständig erarbeitet werden, ist es empfehlenswert sich auf diese Quellen zu berufen. Eine weitere Möglichkeit, um validierte Fragebögen zu erhalten, ist der Erwerb eines Fragebogens über anspruchsvolle Datenbanken oder die Angebote eines dienstleistenden Unternehmens.

Umfang

Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Inhalten und formulierten Zielen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Fragebogen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu gestalten. Je geringer der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden ist, desto größer die Akzeptanz und Bereitschaft an der Befragung teilzunehmen.

Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Puls Checks. Dabei werden kleinere Themenbereiche rollierend abgefragt, sodass die Bearbeitungszeit je Befragung nicht zu lang wird.

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Format

Der Fragebogen ist eines der beliebsten Maßnahmen, um eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Hierbei besteht die Möglichkeit die Mitarbeiterbefragung als Paper-Pencil-Version auszugegeben, die Mitarbeiterbefragung online anzubieten oder beide Formate zur Verfügung zu stellen. Ein Paper-Pencil Format sollte zur Verfügung gestellt werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden Zugang zum Internet haben. Gleichzeitig sind, im Zeitalter der Digitalisierung, Onlinebefragungen eine einfache und effiziente Lösung. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass die meisten Mitarbeitenden Zugang zu einem Smartphone, PC, Laptop oder Tablet haben, um an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Die Verantwortlichen der Durchführung einer Befragung sollten sich vorab überlegen, welche Formate für die Befragung zur Verfügung gestellt werden sollen.

Zielgruppe

In Abhängigkeit der Zielsetzung muss entschieden werden, ob sich die Mitarbeiterbefragung an die gesamte Belegschaft, an einen bestimmten Fachbereich oder eine bestimmte Hierarchiestufe richten soll. Um Aussagen für die gesamte Belegschaft treffen zu können, sollte entweder eine Vollbefragung stattfinden oder eine repräsentative Stichprobe befragt werden.

Zeit

Der Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung sollte gut überlegt sein. Urlaubszeiten, Feiertage und besonders arbeitsintensive 'heiße Phasen' stellen eher ungünstige Zeiträume für eine hohe Beteiligungsquote dar. Weiterhin sollten die Mitarbeitenden darüber aufgeklärt werden bis wann eine Teilnahme möglich ist und wie groß der zeitliche Aufwand der Teilnahme ist. Eine weitere Option ist, die Mitarbeiterbefragung rollierend stattfinden zu lassen, sodass Entwicklung- oder Veränderungsprozesse gemessen werden können.

Anonymität und Datenschutz

Zur Wahrung der Anonymität und der geltenden Datenschutzrichtlinien sollte ein Konzept für die Mitarbeiterbefragung entwickelt werden. Zu entscheiden ist hierbei, welche Personen oder Personengruppen zu welchem Zeitpunkt welche Daten einsehen dürfen. Die Freigabe des Konzepts sollte durch den Betriebsrat und datenschutzverantwortliche Personen vor Durchführung der Mitarbeiterbefragung erfolgen.

Weisen Sie Beteiligte einheitlich ein & erläutern Sie den Sinn der Erhebung:

Sie sollten alle Beteiligten einer Mitarbeiterbefragung vorab zur Teilnahme an der Befragung einladen und einheitlich, strukturiert über die Art der Befragung informieren. Dazu gehört auch, über den Ablauf und Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung sowie die Art der Einladung zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung, zu informieren. Darüber hinaus sollte die Zielgruppe der Mitarbeiterbefragung auch über die Hintergründen der Befragung, über die Zielsetzung, das optimale Ergebnis oder etwaige Herausforderungen bei zu geringer Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung, aufgeklärt werden.

Stiften Sie Nutzen für die Teilnehmenden:

Sie möchten etwas von den Befragten – geben Sie ihnen doch auch etwas zurück. Es kann materiell sein, zum Beispiel eine Spende pro Teilnahme, die Verlosung eines Preises unter allen Teilnehmenden, oder nicht materiell, wie zum Beispiel die Bereitstellung der Befragungsergebnisse.

Laden Sie die Teilnehmenden persönlich ein und unterstreichen Sie die Wichtigkeit Ihrer Teilnahme:

Gedruckte Kommunikationsmittel können persönlich übergeben werden. Bei der Übergabe sollte den Teilnehmenden der Sinn der Mitarbeiterbefragung verdeutlicht werden. Außerdem kann den Mitarbeitenden verdeutlicht werden, wie wichtig dem Unternehmen ihre Meinung ist und ihre Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leistet.

Nutzen Sie verschiedene Kanäle zur Einladung der Teilnehmenden:

Eine kurze Erinnerung an die Mitarbeiterbefragung kann die Teilnahmequote deutlich erhöhen, insbesondere, wenn verschiedene Kanäle genutzt werden.

Folgende Kanäle haben sich bisher bei HRpuls Kunden bewährt:

• Einladung im Rahmen einer Veranstaltung, Einblendung des Links und des QR-Codes in einer Präsentation, zum Beispiel am Ende einer Schulung oder bei einer Mitarbeiterversammlung.
• Einladung mittels gedruckter Kommunikationsmittel, zum Beispiel im Visitenkartenformat. Die Karten bzw. Flyer können persönlich übergeben oder postalisch übermittelt werden, z.B. mit der Entgeltabrechnung.
• Versandt von SMS an alle potentiellen Teilnehmenden der Befragung vom PC über Webdienste
• Einladung via E-Mail

Automatisieren Sie die Einladung der Teilnehmenden:

Nicht nur eine einheitliche Einladung, im Sinne der Corporate Communication, wirkt sich positiv auf die Teilnahmequote aus, auch die Automatisierung der Einladung, über eine Anbindung an ein Datenmanagementsystem, zum Beispiel das ERP-System, steigert die Teilnahmequote. Um die Teilnehmer dennoch individuell einladen zu können, bieten sich unterschiedliche, auswählbare Einladungstexte an.

• Erinnerung: Ein E-Mail-Reminder, der gleichzeitig über den aktuellen Stand der Beteiligung informiert
• Rundeschreiben durch Vorgesetzte: Aufruf, an den Zielen der Mitarbeiterbefragung mitzuwirken
• Benchmarks: Vergleich der Beteiligungsquoten verschiedener Abteilungen.
• Bei besonders niedrigen Beteiligungsquoten werden Führungskräfte aufgefordert, eine höhere Beteiligung zu erreichen

Interview mit Prof. Ralf Lanwehr

Die Beteiligungsquote bei einer Mitarbeiterbefragung ist ein Indikator für die Kommunikationskultur und die Aussagekraft der Ergebnisse. Welche Möglichkeiten gibt es, die Beteiligung dauerhaft zu erhöhen?

Prof Ralf Lanwehr: Einerseits kann man die Mitarbeitenden da abholen, wo sie gerade sind. Das heißt, Umfragen per App funktionieren, Umfragen, die sinnvoll gestellt sind, die zu einem geeigneten Zeitpunkt kommen. Aber nach meiner Erfahrung ist die Kommunikation der Maßnahmen, die aufgrund der Befragung getroffen werden, der entscheidendere Hebel. Ich beobachte das immer wieder.


Es gibt zwei Arten von Firmen: Bei den einen füllen die Mitarbeitenden mit großer Begeisterung die Fragebögen aus. Bei den anderen gibt es sehr hohen Widerstand. Dies liegt oft daran, dass die Geschäftsführung solche Daten nur erhebt, damit sie die Daten einmal hat. Aber es ergeben sich aus den Ergebnissen keine Handlungsfelder. Zumindest Nichts was sichtbar wäre oder vernünftig kommuniziert wird. Dann verlieren die Mitarbeitenden spätestens bei der dritten Mitarbeiterbefragung die Lust und kreuzen nicht mehr an.

Die erstgenannten Firmen haben eine sehr klare Strategie, wie mit den erhobenen Daten umzugehen ist. Es gibt ein Modell von Teresa Amabile, in dem sie für radikale Produktinnovationen Folgendes nachweist: Es geht nicht nur um Ideengeneration – dafür wäre schon der Fragebogen ein Tool – sondern die Ideenimplementierung ist genauso wichtig. Wir müssen also Strukturen und Prozesse haben, um hinterher die Ideen einzubinden. Das muss über ein paar Workshops hinausgehen, es muss in die Gesamtstrategie integriert werden.

Es gibt ein paar sehr positive Beispiele für Mitarbeiterbefragungen.

Die Hilton-Hotelkette macht das großartig. Die Beteiligungsquote liegt bei 90-95%, weil die Mitarbeitenden sehen, dass anschließend etwas passiert.

In Deutschland ist die Firma O2 sehr stark. Dort existiert ein Konzept, das sich Circle of Voice nennt. Dabei werden ganz gezielt Mitarbeitende in die Veränderungsvorschläge eingebunden, es werden Vorstände einbezogen und es gibt ein eigenes Budget, das verwaltet werden kann. Diese Mechanismen helfen Mitarbeitende zu überzeugen die Fragebögen auszufüllen. Wenn die Fragebögen nur für die Geschäftsführung ausgefüllt werden, oder im Geheimen ausgewertet werden, werden die Mitarbeitenden die Lust an der Teilnahme mit Sicherheit verlieren – und ich kann es verstehen.

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Der Puls Check, auch Puls Befragung, ist eine Mitarbeiterbefragung in der Form eines kurzen und fokussierten Fragebogens, mit dem auch weitreichende Themen behandelt werden können. Regelmäßige Puls Checks erfassen die Stimmung der Belegschaft im Rahmen von Veränderungsprozessen. Ergebnisberichte in Echtzeit ermöglichen konkrete Impulse für Verbesserungsmaßnahmen.

Unternehmen können umfangreiche Mitarbeiterbefragungen mit den prägnanten und ressourcenschonenden Puls Checks kombinieren oder eine Strategie nur mit Puls Checks entwickeln.

Die Mitarbeiterbefragung galt bislang als klassisches Instrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen. Zukünftig soll über eine Mitarbeiterbefragung auch die Leistungsfähigkeit der Organisation, der Stand von Veränderungen, der Erfolg von Initiativen und die Ursachen von Fluktuation ermittelt werden. Die Mitarbeiterbefragung entwickelt sich damit zu einem relevanten Controlling.

Eine stärkere Fokussierung auf geschäftsrelevante Zahlen könnte der Mitarbeiterbefragung insgesamt einen neuen Impuls geben. Spezielle Herausforderungen, wie die Auswertung der Daten und deren Verknüpfung mit anderen Kennzahlen stehen allerdings erst am Anfang der Diskussion.

Leistungsbereite, zufriedene und loyale Mitarbeitende wünschen sich alle Arbeitgebenden. Leider ist solch ein uneingeschränktes Commitment in der Praxis selten. Das Thema Führung ist daher eines der spannendsten Aspekte der Mitarbeiterbefragung. Ab wann Handlungsbedarf entsteht, sollte bereits bei der Konzeption der Mitarbeiterbefragung festgelegt werden.

Anschließende Maßnahmen lassen sich in Teams entwickeln und gemeinsam umsetzen. So entsteht Vertrauen in die Mitarbeiterbefragung. Mitarbeitende können sich stärker mit dem Arbeitgebenden identifizieren, fühlen sich erst genommen und wertgeschätzt.

Je nachdem, wann und mit welcher Zielsetzung eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird, kann sie unterschiedliche Funktionen einnehmen.

Die Mitarbeiterbefragung zur…

• Analyse - über die Erfassung eines Status Quo oder der Wirksamkeit einer Maßnahme
• Evaluation - über die Erfassung eines Zustandes nach einer Maßnahme.
• Kontrolle - über die Anwendung während einer Maßnahme
• Intervention - um Kommunikation anzuregen, Themen zu reflektieren, oder Werte und Visionen zu vermitteln