HR Software: digitale HR Tools für effizientes Management und eine zukunftsfähige Organisation

HR-Software: Eine Definition

Human Ressource (HR) Software wird auch Human Capital Management (HCM) Software oder Personalverwaltungssoftware genannt. HR Software unterstützt alle Beteiligten dabei den Wertertragsprozess des Humankapitals kontinuierlich zu steigern. Aktualisierung, Vervollständigung, Verwaltung und Speicherung oder auch statistische Auswertungen von Personaldaten können durch Automatisierung und smarte Datenverarbeitung intelligent vereinfacht und beschleunigt werden.

Einfach zufriedene Mitarbeiter - welchen Anteil hat HR-Software daran?

Die Stichworte 'Arbeiten 4.0', 'New Work' und 'Digitalisierung' begleiten uns heute mehr denn je - Unsere heutige Arbeitswelt unterliegt tiefgreifenden, schnell fortschreitenden und in vielerlei Hinsicht sehr spannenden Veränderungen. Innovationsprozesse und damit oftmals einhergehender Kulturwandel verlangt eine neue Art von Arbeit und Kooperation in Unternehmen. Eine gute HR-Software legt den Grundstein für agiles, produktives und mobiles Arbeiten (Fokus Team- und Arbeitsmanagement) und hilft, alle Mitarbeitenden für die neuen Herausforderungen bestmöglich aufzustellen. Das reduziert Enttäuschungen und hat somit einen direkt positiven Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die bestmögliche Basis für ein erfolgreiches Arbeiten schaffen? Unsere HR Management Suite bietet Ihnen, was Sie benötigen.

Der Beitrag von HR-Software, um HR gegenwärtig und zukünftig erfolgreich aufzustellen

HR Software unterstützt HR Verantwortliche nicht nur in ihrer täglichen Arbeit, sondern leistet auch einen wertvollen Beitrag strategischen Anforderungen langfristig und nachhaltig gerecht zu werden. HR Software kann in fast allen HR Bereichen zum Einsatz kommen. Mit unseren drei cloudbasierten HR-Software Suiten können wir Ihre Bedürfnisse im Bereich Recruiting, HR Management, und Performance zuverlässig, pragmatisch, und flexibel unterstützen.

Einsatzgebiete von HR Software

Personalverwaltung

Bewerber-management

Talent Management

Personalcontrolling

Zeiterfassung

Abwesenheitsplanung

Engagement & Zufriedenheit

Candidate Experience

Training und Weiterbildung

Gesundheits-management

Change-Projekte

Skill Management

Nachfolgeplanung

Onboarding

Performance Management

Feedback

Mitarbeitenden Gespräch

und viele mehr...

HR-Software: Gestern und Heute

Mit Blick auf die Zielsetzung von HR-Software sehen wir einen starken Wandel über die letzten 30 Jahre. Die Automatisierung von Prozessen, vor allem im Talent Management, welches den Ursprungszweck der HR-Software darstellt, wird zunehmend (und zukünftig) von einem stärker werdenden Fokus auf Team- und Arbeitsmanagement abgelöst. Im Hinblick auf die Stichworte 'Arbeiten 4.0', 'New Work' sowie 'Digitalisierung' ist diese Entwicklung nachvollziehbar und wird kontinuierlich weiterentwickelt und ausgereifter.

Globale Workforce Trends und Top Prioritäten für HR

HR Führungsverantwortliche, die am Gartner 2019 Future of HR Survey teilgenommen haben, nennen zwei Business Ziele in 2019, die besonderer Beachtung bedürfen:

1. Unterstützung des Businesswachstums

2. Verbesserung von operationaler Excellence und Umsetzung von Business-Transformation

 

Daraus leiten sich laut Gartner 2019 Future of HR Survey die Top 3 Prioritäten für HR Führungsverantwortliche in 2019 ab:

1. Aufbau wichtiger Skills und Kompetenzen für die Organisation

2. Stärkung der bestehenden und zukünftigen Leadership Ebene

3. Verbesserung der Employee Experience

 

Diese Prioritäten für Chief Human Resource Officers (CHROs) und andere HR Verantwortliche sind auch vor dem Hintergrund der aufkommenden vier wichtigsten globalen Workforce Trends zu betrachten:

1. Ein herausfordernder Markt an sich bewerbenden Personen

Die globale Arbeitslosenrate sinkt weiterhin und der Arbeitsmarkt sucht immer stärker nach Talenten, die digitale Fähigkeiten mitbringen, jedoch oftmals rar sind

2. Die digitale Disruption

HR ist unter extremen Druck die digitale Transformation des Unternehmens zu leiten und mitzugestalten

3. Soziale und politische Veränderungen

Um das Businesswachstum zu unterstützen braucht HR produktive Mitarbeitende. Strukturelle und soziale Herausforderungen, wie zum Beispiel geschlechtsbedingte Ungleichheiten im Bezug auf Gehalt ('Pay Inequity') und die #MeToo Bewegung beeinflussen Mitarbeitenden und prägen (arbeits-)rechtliche Veränderungen.

4. Negative Veränderungen in der Motivation der Mitarbeitenden

Das Engagement der Mitarbeitenden (Employee Engagement) ist schon auf einem vergleichsweise niedrigen Level. Es wird weiterhin beobachtet, dass Mitarbeitende schnell wechselbereit und (zu) wenig bemüht sind ein uneingeschränktes Engagement gegenüber ihren Arbeitgebende zu zeigen

 

Um diesen Entwicklungen entgegen zu wirken und die Businessziele bestmöglich zu unterstützen, wird sich HR auf vier Hebel konzentrieren müssen, um entsprechende Verbesserungen zu erreichen:

1. Entwicklung von 'Verbindungs'-Führungskräften ('Connector' Managers)

Der Aufbau wichtiger Skills und Kompetenzen für die Organisation hat hohe Priorität. Ineffektive Führungskräfte sind eines der größten Probleme, denen wir uns gegenübersehen. Laut der Gartner 2019 Future of HR Survey sagen 84% der HR Führungskräfte, dass Manager ihre Mitarbeitenden nicht effektiv entwickeln. Führungskräfteentwicklung, PE-Lösungen und Lernmöglickeiten innerhalb der eigenen Rolle liefern den Schlüssel zur Verbesserung. Eine Möglichkeit der effizienten Qualitätssteigerung, in Bezug auf Führungskräfte, sind 'Verbindungs'-Führungskräfte zu identifizieren und entspechend zu entwickeln. 'Verbindungs'-Führungskräfte sollten die Fähigkeit haben, die richtigen Talente und Ressourcen effektiv zu verknüpfen. Damit kann man sie als Performance Coaches betrachten, die die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende mit denen sie zusammenarbeiten High Performer werden, verdreifachen

2. Bedarfsgesteuertes Succession Management

Der nachhaltige Aufbau von Führungskräften ist HR Priorität. Das Augenmerk richtet sich auf High Potential Mitarbeitende, Succession Management und Führungskräfteentwicklung. Letzteres ist im Besonderen ausbaufähig. Im Bereich Succession Management ist es notwendig nicht nur die bestehenden Rollen und Leerstellen in der Führungskräftenachfolge zu betrachten, sondern auch eine bedarfsgesteuerte Planung vorzunehmen, die mit den strategischen Ziele des jeweiligen unternehmens abgestimmt ist

3. Employee Experience

Um die Employee Experience zu verbessern sollte sich HR auf die Unternehmenskultur, den Wertbeitrag für die Mitarbeitenden (Employee Value Proposition), und das Engagement der Beschäftigten (Employee Engagement) fokussieren. Es ist essentiell, dass sich das Augenmerk vom weg von einem schlichten Erfragen von Mitarbeitenden Bedürfnissen oder sogar der Annahme von vermeitlichen Bedürfnissen hin zu einem aktiven Zuhören verschiebt. Dies sollte zum Ziel haben, die Anliegen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz zu identifizieren und angemessen darauf zu reagieren. Auf Basis eines besseren Verständis von den Aspekten, auf die Mitarbeitende wert legen, generiet HR wertvolle Hinweise und kann die Angebote für die Mitarbeitenden entsprechend anpassen. Laut dem Gartner 2019 Future of HR Survey ist eine Leistungsanstieg von 20% zu beobachten, sobald die Angebote auf die Wünsche und Bedürfnisse von Mitarbeitenden angepasst sind und wiederspiegeln was Mitarbeitende wertschätzen

4. Teamwork zwischen verschiedenen HR Funktionen

Es überrascht nicht, dass HR Führungskräfte dazu tendieren Initiativen, die vornehmlich auf ihren Verantwortungsbereich ausgerichtet sind, zu priorisieren. Die Komplexität der Herausforderungen macht aber funktionsübergreifenden Kooperationen innerhalb des HR Bereichs zwingend erforderlich, um einen wirklichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können

Wo kommt HR Software zum Einsatz

Von einem Drittel bis hin zur Hälfte der Ressourcen werden von Personalabteilungen für administrative Aufgaben verwendet. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale oftmals nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V., 2018). Dies bedeutet auch, dass nicht ausreichend Zeit für die strategische Ausrichtung von HR-Aufgaben bleibt. HR-Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Datenpflege, Urlaubsplanung, vorbereitende Lohnabrechnung, o.ä., werden durch Automatisierung beschleunigt oder sogar aufgehoben. Auf diese Weise werden Kapazitäten und Resourcen geschaffen, die der HR Abteilung mehr Möglichkeiten bieten und somit auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.

Ist Digitalisierung fester Bestandteil der HR Strategie?

Ergebnis einer Studie zur Digitalisierung im HR Bereich (Kienbaum & DGFP e.V., 2018)

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Der Nutzen von HR-Software

1. Reduzierung von administrativen Aufgaben und Steigerung der Produktivität

Die Software übernimmt Routine- und Administrationsaufgaben und stiftet gleichzeitig, über intelligente Verknüpfung von Informationen, zusätzlichen Wert. Die Möglichkeiten sind endlos. Ein paar Beispiele möchten wir an dieser Stelle nennen, wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung online einsehen, die Krankmeldung bequem mit einem Smartphone fotografieren und hochladen, eine elektronische Signatur erstellen, alle Terminen automatisch in den notwendigen Kalendern platzieren, Dokumente automatisiert an Behörden übermitteln, neben vielen weiteren Optionen. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für konzeptionelle und strategische Themen sowie zwischenmenschlichen Austausch und Unternehmen können sich bestens mit gegenwärtigen Aufgaben sowie zukünftigen Herausforderungen und Anforderungen auseinandersetzen.

 

2. Reduzierung auf ein zentrales System

Mit einer Software Lösung werden Daten zuverlässig für alle Anwendenden zu jeder Zeit bereitgestellt. Dies bedeutet auch, dass Datensätze nicht mehr doppelt gepflegt werden müssen der Dateninput einfach verknüpft werden kann, wie zum Beispiel Urlaubszeiten, wichtige interne Deadlines, Ergebnisse eines Gesprächs mit Mitarbeitenden oder die Planung von Trainingsmaßnahmen, neben vielen Weiteren.

 

3. Verbesserung des Servicelevels für alle Beteiligten und Entlastung von HR

HR-Software bietet Self-Services für Mitarbeitende sowie für Führungskräfte. Mitarbeitende können zum Beispiel Onboarding Dokumente, Zertifikate, oder andere Dokumente im System selbstständig hochladen. Führungskräfte können alle für ihr Team relevanten Daten (Titel, Gehalt, Datum der letzten Beförderung,etc.) einsehen. HR-Software garantiert damit unkomplizierte Verfügbarkeit relevanter Daten und Dokumente für alle Beschäftigten (in Echtzeit), die außerdem den neusten Datenschutzregeln entsprechen und über entsprechender Zugriffsgenehmigungen für die jeweiligen Anwendenen zusätzlich abgesichert sind. Gleichzeitig wird HR von Routineaufgaben befreit und somit stark entlastet.

 

4. Schonung von Ressourcen

Über die Einsparung von Papier- und Drucker Ressourcen wird nicht nur jeden Tag Geld gespart, sondern auch die Umwelt entlastet.

Tipps und Guidance bei der Einführung von HR-Software

Der Trend geht zu 'Mobile HR', welches, zusätzlich zu webbasierten Technologien, auch digitale und mobile Anwendungen im Personalmanagement beinhaltet. Gehaltsabrechnungen können jederzeit und von überall online eingesehen und Krankmeldungen einfach abfotografiert und hochgeladen werden. Darüber hinaus werden Rekrutierungsprozesse beschleunigt werden, da notwendige Genehmigungen einfach digital per Smartphone oder Tablet erteilt werden können. Alle HRPuls-Suiten sind mobile-optimiert.

Welchen Bedarf gibt es?

Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren:

  • Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
  • Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden (z. B. repititive, administrative Aufgaben)?
  • Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)?
  • Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)?

Die richtige Software auswählen

Die Anforderungsanalyse sollte die zukünftigen Funktionen beschreiben und die Bedarfe an die HR Software abbilden. Dabei ist es ebenfalls wichtig darzustellen wie die Software Funktionen mit bestehenden zusammengeführt und funktionieren können - In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter, etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeitende Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Falls ja, in welchem Ausmaß ist dies möglich? Ein detaillierter Kriterien Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer passenden HR Software für Sie.

Wodurch zeichnet sich eine Software aus?

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Liefermodell A: Cloud-Lösung (Software-as-a-Service)

Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt, kann mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder auf jährlicher Basis.

VORTEILE

  • Über die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum erforderlich.
  • Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen
  • Die Nutzung ist ortsunabhängig, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung
  • Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
  • Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung, je nach aktuellem Bedarf

NACHTEILE

  • Weitergabe unternehmensinterner Daten
  • Gegebenenfalls abweichende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt bei Servern, die in anderen Ländern, wie zum Beispiel den USA, plaziert sind, oft eine Rolle
  • Abhängigkeit vom Anbieter und seinen Kapazitäten

Liefermodell B: On Premise Lösung

 

VORTEILE

  • Unabhängigkeit von stabilem Internet
  • Datenhoheit: Keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
  • Unabhängigkeit von Software Anbietern, in Bezug auf Support, Zuverlässigkeit und Performance

NACHTEILE

  • Erhöhte Kosten
  • Kontinuierliche Auseinadnersetzung und mögliche Mehrarbeiten durch die Instandhaltung, Reparaturen oder Updates

Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR-Software

Liefermodell

Cloud (Software-as-a-Service) oder On Premise Lösung

Preismodell

Lizenzgebühr und Wartungspauschale oder Miete auf monatlicher oder jährlicher Basis

Datenschutz

Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen

Technologie

Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Bedienoberfläche

Beratung

Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung

Zufriedenheit der Anwendenden

Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung

HR Software erfolgreich implementieren

Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder deren strategischer Fokus bisher nicht auf der Digitalisierung von HR Prozessen liegt, können Fehler passieren.

HR-Software Projekte gelingen wenn:

  • Offenheit eine für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
  • Die implementierten Tools eine hohe Anwenderfreundlichkeit aufweisen
  • Das klare Bekenntnis besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
  • Nur Best Practices etabliert werden
  • Alte Abläufe zugunsten effizienter Standards aufgebrochen werden

Schrittweise zur neuen Software

'IN' und 'OUT' ist eine Frage des Timings und der Umstände

In den fortgeschrittenen Stadien der Digitalisierung sollten Sie mutig sein, neue Technologien, auf der Grundlage eines strategischen Plans, zu testen. In früheren Phasen der Digitalisierung sollten Sie sich auf etablierte Technologien konzentrieren.

Wir empfehlen Ihnen außerdem den folgenden Artikel zu lesen:

https://www.humanresourcesmanager.de/news/die-zukunft-heisst-smart-hrm.html

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