HR Software: digitale HR Tools für effizientes Management und eine zukunftsfähige Organisation
Welche Lösungsansätze gibt es, für die großen Herausforderungen von HR?
RECRUITING
PROBLEM
- Stellen werden nicht zeitnah besetzt (z.B. IT, BI, Med.)
- Mangelnde Qualität der Bewerber
- Steigende Anforderungen (Datenschutz, Rechte der Bewerber, Geschwindigkeit)
AUSWIRKUNG
- Aufwand im Recruiting steigt (Zeit und Kosten)
- Steigender Aufwand bei Suche und Auswahl
- Hohe Prozesskosten, frustrierte MA und Bewerber (hohe Abbruchrraten)
URSACHE
- Fachkräftemangel, Talente erwarten aktive Ansprache
- Unzureichende Beschreibung in Ausschreibung
- Lange Bewerbungsformulare, veraltete Systeme, intransparente Prozesse
LÖSUNG
- Hürde zur Bewerbung senken, Direktansprache
- Unpassende Bewerber frühzeitig selektieren
- Transparenter Prozess und Self-Service für Bewerber, HR und Fachbereiche
HR MANAGEMENT
PROBLEM
- Hoher Aufwand für administrative Aufgaben
- Steigende Fehlzeiten, oft psychisch bedingt
- Hohe Fluktuation
AUSWIRKUNG
- Wenig Zeit für strategische HR Aufgaben
- Belastung für Teams steigt an
- Steigender Aufwand für Recruiting
URSACHE
- Viele manuelle oder papierbasierte Prozesse
- Falsche Zuordnung von Aufgaben, Überforderung
- Unzufriedenheit , Überforderung
LÖSUNG
- Automatisierung, Self-Service für alle Benutzer
- Mitarbeiter einbeziehen, Belastung verringern
- Mitarbeiterbindung erhöhen, Einarbeitung verbessern
PERFORMANCE
PROBLEM
- Aufwand für Zielvereinbarung und Feedback zu hoch
- Feedback ohne Aussage oder zu unregelmäßig
- Talentmanagement nicht oder wenig vorhanden
AUSWIRKUNG
- Führungskräfte und Mitarbeiter meiden Prozess
- Ziel nicht oder verspätet erreicht
- Talente werden nicht gefördert, Nachfolge schwierig
URSACHE
- Prozess nicht bedarfsorientiert und zu starr
- Kein standardisierter, regelmäßiger Prozess
- Konzept für Talentmanagement fehlt
LÖSUNG
- Einfach strukturiertes Feedback & Vereinbarung
- Regelmäßige, lösungsorientierte Beurteilung
- Systematisch Talente ermitteln und fördern
Hans Petter Stub for Nordinc HR Tech Days 2019
"The most relevant HR technology" or "Where should I begin? What technologies should I invest in?"
HR Software: Eine Definition
Human Resource Software (HR), auch Human Capital Management Software (HCM) oder Personalverwaltungssoftware genannt. HR Software unterstützt das Human Capital Management (HCM) dabei, den Wertertragsprozess des Humankapitals kontinuierlich zu steigern. Vervollständigung, Speicherung, Aktualisierung, Verwaltung oder auch statistische Auswertungen von Personaldaten können durch Automatisierung und smarte Datenverarbeitung intelligent beschleunigt/vereinfacht werden.
Darum brauchen Unternehmen unabhängig von Größe und Branche eine HR Software
PRODUKTIVITÄT STEIGERN
- Die Software übernimmt Routine- und Administrationsaufgaben und stiftet gleichzeitig zusätzlichen Nutzen durch intelligente Verknüpfung von Informationen. So bleibt mehr Zeit für zwischenmenschliche und konzeptionelle Themen.
REDUZIERUNG AUF EIN ZENTRALES SYSTEM
- In einer Software werden Daten zuverlässig ausgetauscht. Das bedeutet, dass Daten nie mehr doppelt gepflegt werden müssen, da alle verknüpft werden können: z.B. Urlaubszeiten und wichtigen internen Deadlines; Ergebnisse eines Mitarbeitergesprächs und Planung von Trainingsmaßnahmen.
WEG VON EXCEL-TAPETEN UND PAPIERARBEIT
- Die Möglichkeiten sind endlos… einige Beispiele an dieser Stelle: Gehaltsabrechnung online einsehen, Krankmeldung einfach mit dem Smartphone fotografieren und hochladen, elektronische Signatur, jegliche Art von Terminen automatisch in Kalendern platzieren, Dokumente automatisiert an Behörden übermitteln uvm.
SERVICE-LEVEL UND ENTLASTUNG STEIGERN
- Durch die Möglichkeit Anträge, Zertifikate u.v.m. durch Self-Service für Mitarbeiter bereitzustellen steigen Service-Level dank schneller und unkomplizierter Verfügbarkeit. Gleichzeitig wird HR von diesen Aufgaben befreit und immens entlastet.
UMWELT SCHONEN
- Die Einsparung von Papier, Toner und Tine wird nicht nur langfristig Geld eingespart sondern auch der Umwelt etwas Gutes getan.
Welchen Bedarf gibt es?
Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren.
- Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
- Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden? (z. B. repititive, administrative Aufgaben)
- Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute? (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)
- Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden? (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)
Wo kommt HR Software zum Einsatz
Ein Drittel bis zu einer Hälfte der Ressourcen verwenden Personalabteilungen für administrative Aufgaben. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V.). Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass nicht genug Zeit für strategische HR-Aufgaben übrig bleibt. HR Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben (Datenpflege, Urlaubsplanung, Vorbereitende Lohnabrechnung etc.) werden durch Automatisierung beschleunigt oder aufgehoben. So entsteht Potenzial für Aktivitäten, die auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.
Ist Digitalisierung fester Bestandteil der HR Strategie?
Studie zu Digitalisierung im HR Bereich (Kienbaum & DGFP e.V., 2018)
Einsatzgebiete von HR Software
Personal-Verwaltung
Bewerber-Management
Talent Management
Personal-Controlling
Zeiterfassung
Abwesenheits-Planung
Engagement & Zufriedenheit
Candidate Experience
Trainings und Weiterbildung
Gesundheits-Management
Change-Projekte
Skill Management
Nachfolge-Planung
Onboarding
Performance Management
Feedback
Mitarbeiter-Gespräch
und viele mehr...
Schrittweise zur neuen Software
Die richtige Software auswählen
Die Anforderungsanalyse sollte natürlich die zukünftigen Funktionen beschreiben. Dabei kommt es aber auch darauf an, wie diese Funktionen zusammen, in Kombination funktionieren. In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeiter Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Wenn ja, in welchem Ausmaß ist das möglich. Ein Kriterien-Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer HR Software
Wodurch zeichnet sich eine Software aus?
Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR-Software
Liefermodell
Cloud (Software-as-a-Service) oder On-Premise-Lösung
Preismodell
Lizenzgebühr + Wartungspauschale oder Monats- bzw. Jahresmiete
Datenschutz
Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen
Technologie
Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Nutzeroberfläche
Beratung
Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung
Anwenderzufriedenheit
Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und ggf. Maßnahmen
Liefermodell A: Cloud-Lösung (Software-as-a-Service)
Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS), kann als mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder jährlich.
VORTEILE
- Durch die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum notwendig.
- Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen.
- Die Nutzung ist ortsunabhängig - vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung.
- Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
- Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung je nach aktuellem Bedarf
NACHTEILE
- Weitergabe unternehmensinterner Daten
- Ggf. Divergierende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt zum Beispiel bei Servern in den USA immer wieder eine Rolle.
- Abhängigkeit dem Anbieter und seinen Kapazitäten
Liefermodell B: On-Premise-Lösung
VORTEILE
- Unabhängigkeit von stabilem Internet.
- Datenhoheit: keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
- Unabhängigkeit von Software-Anbietern hinsichtlich Support, Zuverlässigkeit und Performance
NACHTEILE
- Erhöhte Kosten
- Stetige Mehrarbeiten für Instandhaltung, Reperatur, Updates etc.
HR Software erfolgreich implementieren
Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder in denen Digitalisierung nicht mit hoher Priorität in der HR Strategie platziert ist, können Fehler passieren.
HR-Software Projekte gelingen, wenn...
- ...OFFENHEIT für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
- ...die implementierten Tools eine hohe ANWENDERFREUNDLICHKEIT aufweisen
- ...ein KLARES BEKENNTNIS besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
- ...nur BEST-PRACTICES etabliert werden
- ...alte Abläufe zugunsten effizienter STANDARDS aufgebrochen werden können