Human Ressource (HR) Software wird auch Human Capital Management (HCM) Software oder Personalverwaltungssoftware genannt. HR Software unterstützt alle Beteiligten dabei den Wertertragsprozess des Humankapitals kontinuierlich zu steigern. Aktualisierung, Vervollständigung, Verwaltung und Speicherung oder auch statistische Auswertungen von Personaldaten können durch Automatisierung und smarte Datenverarbeitung intelligent vereinfacht und beschleunigt werden.
Die Entwicklung der HR Software
Mit Blick auf die Zielsetzung von HR-Software sehen wir einen starken Wandel über die letzten 30 Jahre. Die Automatisierung von Prozessen, vor allem im Talent Management, welches den Ursprungszweck der HR-Software darstellt, wird zunehmend (und zukünftig) von einem stärker werdenden Fokus auf Team- und Arbeitsmanagement abgelöst. Im Hinblick auf die Stichworte 'Arbeiten 4.0', 'New Work' sowie 'Digitalisierung' ist diese Entwicklung nachvollziehbar und wird kontinuierlich weiterentwickelt und ausgereifter.
Von einem Drittel bis hin zur Hälfte der Ressourcen werden von Personalabteilungen für administrative Aufgaben verwendet. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale oftmals nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V., 2018). Dies bedeutet auch, dass nicht ausreichend Zeit für die strategische Ausrichtung von HR-Aufgaben bleibt. HR-Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Datenpflege, Urlaubsplanung, vorbereitende Lohnabrechnung, o.ä., werden durch Automatisierung beschleunigt oder sogar aufgehoben. Auf diese Weise werden Kapazitäten und Resourcen geschaffen, die der HR Abteilung mehr Möglichkeiten bieten und somit auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.
Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder deren strategischer Fokus bisher nicht auf der Digitalisierung von HR Prozessen liegt, können Fehler passieren.
HR-Software Projekte gelingen wenn:
- Offenheit eine für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
- Die implementierten Tools eine hohe Anwenderfreundlichkeit aufweisen
- Das klare Bekenntnis besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
- Nur Best Practices etabliert werden
- Alte Abläufe zugunsten effizienter Standards aufgebrochen werden
Welchen Bedarf gibt es?
Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren:
- Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
- Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden (z. B. repititive, administrative Aufgaben)?
- Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)?
- Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)?
Die richtige Software auswählen
Die Anforderungsanalyse sollte die zukünftigen Funktionen beschreiben und die Bedarfe an die HR Software abbilden. Dabei ist es ebenfalls wichtig darzustellen wie die Software Funktionen mit bestehenden zusammengeführt und funktionieren können - In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter, etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeitende Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Falls ja, in welchem Ausmaß ist dies möglich? Ein detaillierter Kriterien Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer passenden HR Software für Sie.
Liefermodell A: Cloud-Lösung
Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt, kann mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder auf jährlicher Basis.
VORTEILE
- Über die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum erforderlich.
- Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen
- Die Nutzung ist ortsunabhängig, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung
- Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
- Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung, je nach aktuellem Bedarf
NACHTEILE
- Weitergabe unternehmensinterner Daten
- Gegebenenfalls abweichende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt bei Servern, die in anderen Ländern, wie zum Beispiel den USA, plaziert sind, oft eine Rolle
- Abhängigkeit vom Anbieter und seinen Kapazitäten
Liefermodell B: On Premise Lösung
Die On Premise Lösung wird vor Ort installiert. Möglicherweise muss dafür noch Hardware gekauft werden. Die Bezahlung erfolgt einmalig, ist jedoch intern mit Wartungskosten verbunden.
VORTEILE
- Unabhängigkeit von stabilem Internet
- Datenhoheit: Keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
- Unabhängigkeit von Software Anbietern, in Bezug auf Support, Zuverlässigkeit und Performance
NACHTEILE
- Erhöhte Kosten
- Kontinuierliche Auseinadnersetzung und mögliche Mehrarbeiten durch die Instandhaltung, Reparaturen oder Updates
- Nutzung ist ortsgebunden
Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR-Software
Liefermodell
Cloud (Software-as-a-Service) oder On Premise Lösung
Preismodell
Lizenzgebühr und Wartungspauschale oder Miete auf monatlicher oder jährlicher Basis
Datenschutz
Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen
Technologie
Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Bedienoberfläche
Beratung
Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung
Zufriedenheit der Anwendenden
Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung
