HR Software: digitale HR Tools für effizientes Management und eine erfolgreiche Organisation
HR Software: Eine Definition
Human Resource Software (HR), auch Human Capital Management Software (HCM) oder Personalverwaltungssoftware genannt, unterstütz die Personalarbeit bzw. das Personalmanagement durch Digitalisierung der Prozesse. Vervollständigung, Speicherung, Aktualisierung, Verwaltung oder auch statistische Auswertungen von Personaldaten können durch Automatisierung und smarte Datenverarbeitung intelligent beschleunigt/vereinfacht werden.
Warum und für wen ist HR Software relevant?
HR Software ist unabhängig von Branche und Größe ein Thema für jede Organisation, die der Herausforderung gegenüber steht, Innovationen im Unternehmen in immer höherer werdender Frequenz und stetig zu implementieren und Bestehendes zu hinterfragen. Starre Systeme, Excel-Tabellen und papierbasierte Prozesse können dem kaum mehr Stand halten. Aufgaben im Personalbereich (Recruiting, HR Management, Performance und Entwicklung uvm.) können mithilfe von HR Software möglichst effizient bewältigt werden.
Vorteile, die HR Software mit sich bringt
- Effizienz- und Performancesteigerung
- Steigende Service Level (standardisierte Prozesse, Mitarbeiterzufriedenheit
- Echtzeit Personalcontrolling
- Kostenersparnis
- Transparenz und Self-Service
- Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
- Automatische Einhaltung des Datenschutzes
Wo kommt HR Software zum Einsatz
Ein Drittel bis zu einer Hälfte der Ressourcen verwenden Personalabteilungen für administrative Aufgaben. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V.). Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass nicht genug Zeit für strategische HR-Aufgaben übrig bleibt. HR Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben (Datenpflege, Urlaubsplanung, Vorbereitende Lohnabrechnung etc.) werden durch Automatisierung beschleunigt oder aufgehoben. So entsteht Potenzial für Aktivitäten, die auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.
Ist Digitalisierung fester Bestandteil der HR Strategie?
Studie zu Digitalisierung im HR Bereich (Kienbaum & DGFP e.V., 2018)
Einsatzgebiete von HR Software
Personal-Verwaltung
Bewerber-Management
Talent Management
Personal-Controlling
Zeiterfassung
Abwesenheits-Planung
Engagement & Zufriedenheit
Candidate Experience
Trainings und Weiterbildung
Gesundheits-Management
Change-Projekte
Skill Management
Nachfolge-Planung
Onboarding
Performance Management
Feedback
Mitarbeiter-Gespräch
und viele mehr...
Die richtige Software auswählen
Die Anforderungsanalyse sollte natürlich die zukünftigen Funktionen beschreiben. Dabei kommt es aber auch darauf an, wie diese Funktionen zusammen, in Kombination funktionieren. In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeiter Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Wenn ja, in welchem Ausmaß ist das möglich. Ein Kriterien-Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer HR Software
Kriterien für die Wahl der richtigen HR Software
HR Software erfolgreich implementieren
Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder in denen Digitalisierung nicht mit hoher Priorität in der HR Strategie platziert ist, können Fehler passieren. Möchte man eben diese Fehler vermeiden, kann es helfen, die häufigsten Fehler bei der Implementierung von HR Software genauer zu betrachten und es schließlich besser zu machen.
Technische Möglichkeiten: A: Cloud-Lösung
Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS), kann als mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder jährlich.
VORTEILE
- Durch die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum notwendig.
- Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen.
- Die Nutzung ist ortsunabhängig - vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung.
- Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
- Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung je nach aktuellem Bedarf
NACHTEILE
- Weitergabe unternehmensinterner Daten
- Ggf. Divergierende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt zum Beispiel bei Servern in den USA immer wieder eine Rolle.
- Abhängigkeit dem Anbieter und seinen Kapazitäten
Technische Möglichkeiten: B: On-Premise-Lösung
VORTEILE
- Unabhängigkeit von stabilem Internet.
- Datenhoheit: keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
- Unabhängigkeit von Software-Anbietern hinsichtlich Support, Zuverlässigkeit und Performance
NACHTEILE
- Erhöhte Kosten
- Stetige Mehrarbeiten für Instandhaltung, Reperatur, Updates etc.