HR Software: digitale HR Tools für effizientes Management und eine zukunftsfähige Organisation

HR-Software: Eine Definition

Human Ressource (HR) Software wird auch Human Capital Management (HCM) Software oder Personalverwaltungssoftware genannt. HR Software unterstützt alle Beteiligten dabei, den Wertertragsprozess des Humankapitals kontinuierlich zu steigern. Vervollständigung, Aktualisierung, Speicherung, Verwaltung oder auch statistische Auswertungen von Personaldaten können durch Automatisierung und smarte Datenverarbeitung intelligent vereinfacht und dadurch enorm beschleunigt werden.

Einfach zufriedene Mitarbeiter - welchen Anteil hat HR-Software daran?

Stichwort „Arbeiten 4.0“ und „New Work“, Stichwort „Digitalisierung“: Unsere heutige Arbeitswelt unterliegt tiefgreifenden, schnell fortschreitenden, und aus vielerlei Hinsicht auch sehr spannenden Veränderungen. Innovationsprozesse und der damit einhergehende Kulturwandel verlangt eine neue Art von Arbeit, eine neue Art von Kooperation in Unternehmen. Eine gute HR-Software legt den Grundstein für agiles, produktives und mobiles Arbeiten (Fokus Team- und Arbeitsmanagement) und hilft, alle Mitarbeiter für die neuen Herausforderungen bestmöglich aufzustellen. Das reduziert Frust und steigert damit direkt die Mitarbeiterzufriedenheit.

Sie möchten Ihren Mitarbeitern die bestmögliche Basis für erfolgreiches Arbeiten schaffen? Unsere HR Management Suite bietet Ihnen, was Sie benötigen.

Der Beitrag von HR-Software, um HR gegenwärtig und zukünftig erfolgreich aufzustellen

HR Software unterstützt HR Verantwortliche nicht nur in ihrer täglichen Arbeit, sondern leistet einen wertvollen Beitrag, den strategischen Anforderungen langfristig und nachhaltig gerecht zu werden. HR Software kann in fast allen HR Bereichen zum Einsatz kommen. Mit unseren drei cloudbasierten HR-Software Suiten decken wir Ihre Bedürfnisse im Bereich Recruiting, HR Management, und Performance zuverlässig, pragmatisch, und flexibel ab.

Einsatzgebiete von HR Software

Personal-Verwaltung

Bewerber-Management

Talent Management

Personal-Controlling

Zeiterfassung

Abwesenheits-Planung

Engagement & Zufriedenheit

Candidate Experience

Trainings und Weiterbildung

Gesundheits-Management

Change-Projekte

Skill Management

Nachfolge-Planung

Onboarding

Performance Management

Feedback

Mitarbeiter-Gespräch

und viele mehr...

HR-Software: Gestern und Heute

Was die Zielsetzung von HR-Software betrifft, sehen wir in den letzten knapp 30 Jahren einen starken Wandel. Der Ursprungszweck der HR-Software, nämlich die Automatisierung von Prozessen primär im Talent Management, wird nun (und zukünftig) vom Fokus auf das Team- und Arbeitsmanagement überlagert. Im Hinblick auf „Arbeiten 4.0“/“Work 4.0“ und „Digitalisierung“ ist das eine konsequente Entwicklung, die jetzt - nachfolgend dem Schwerpunkt „People Management“ – Form annimmt.

Globale Workforce Trends und Top Prioritäten für HR

HR Führungsverantwortliche, die am Gartner 2019 Future of HR Survey teilgenommen haben, nennen zwei Business Ziele in 2019, die besonderer Beachtung bedürfen:

1. Unterstützung des Businesswachstums

2. Verbesserung von operationaler Excellence und Umsetzung von Business-Transformation

 

Daraus leiten sich laut Gartner die Top 3 Prioritäten für HR Führungsverantwortliche in 2019 ab:

1. Aufbau wichtiger Skills und Kompetenzen für die Organisation

2. Stärkung der bestehenden und zukünftigen Leadership Ebene

3. Verbesserung der Employee Experience.

 

Diese Prioritäten für Chief Human Resource Officers (CHROs) und andere HR Verantwortliche sind auch vor dem Hintergrund der aufkommenden vier wichtigsten globalen Workforce Trends zu betrachten:

1. Ein herausfordernder Bewerbermarkt.

Die globale Arbeitslosenrate sinkt weiterhin, und der Arbeitsmarkt ist speziell angespannt, wenn es um kritische Rollen geht, von denen viele digitale Fähigkeiten verlangen.

2. Die digitale Disruption.

HR ist unter extremem Druck, die digitale Transformation des Unternehmens zu leiten und mitzugestalten.

3. Soziale und politische Veränderungen.

Um das Businesswachstum zu unterstützen, braucht HR eine produktive Belegschaft. Strukturelle und soziale Herausforderungen wie geschlechtsbedingte Ungleichheiten im Bezug auf Gehalt („Pay Inequity“) und die #MeToo Bewegung haben einen Effekt auf Mitarbeitermoral und Retention und triggern (arbeits-)rechtliche Veränderungen.

4. Negative Veränderungen in der Motivation der Belegschaft.

Das Mitarbeiterengagement (Employee Engagement) ist schon auf einem vergleichsweise niedrigen Level. Es wird weiterhin beobachtet, dass Mitarbeiter schnell wechselbereit und (zu) wenig bemüht sind, uneingeschränktes Engagement für ihren Arbeitgeber zu zeigen.

 

Um diesen Trends entgegenzuwirken und die Businessziele bestmöglich zu unterstützen, wird sich HR auf vier Hebel konzentrieren müssen, um entsprechende Verbesserungen zu erreichen.

1. Entwicklung von “Verbindungs-”Führungskräften (“Connector” Managers)

Der Aufbau wichtiger Skills und Kompetenzen für die Organisation hat hohe Priorität. Ineffektive Führungskräfte sind eines der grössten Probleme, denen wir uns gegenübersehen. Laut Gartner sagen 84% der HR Führungskräfte, dass Manager ihre Mitarbeiter nicht effektiv entwickeln. Führungskräfteentwicklung, PE-Lösungen und Lernmöglickeiten innerhalb der eigenen Rolle liefern den Schlüssel zur Verbesserung. Eine Möglichkeit der effizienten Qualitätssteigerung in Bezug auf Führungskräfte ist, „Verbindungs-„Führungskräfte auszumachen und diese spezifisch zu entwickeln. „Verbindungs-„Führungskräfte haben die Fähigkeit, die richtigen Personen und Ressourcen zur richtigen Zeit zu verknüpfen. Sie sind Performance Coaches, und verdreifachen damit die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die an sie berichten, High Performer werden.

2. Bedarfsgesteuertes Succession Management

Der nachhaltige Aufbau einer Führungsmannschaft ist HR Priorität. Das Augenmerk richtet sich auf High-potential Mitarbeiter, Succession Management und Führungskräfteentwicklung. Speziell Letztere ist verbesserungsbedürftig. Im Bereich Succession Management wird es notwendig sein, nicht mehr nur die bestehenden Rollen und Leerstellen in der Führungskräftenachfolge zu betrachten, sondern zu einer bedarfsgesteuerten Planung überzugehen, die auf einer Erfüllung der zukünftigen strategischen Ziele beruht.

3. Employee Experience

Um die Employee Experience zu verbessern, muss HR auf die Unternehmenskultur, den Wertebeitrag für die Mitarbeiter (Employee Value Proposition), und das Arbeitnehmerengagement (Employee Engagement) fokussieren. Es ist essentiell, dass sich das Augenmerk vom schlichten Nachfragen, was Mitarbeiter wollen (oder, schlimmer, der unreflektierten Annahme, was Mitarbeiter wollen würden) auf ein aktives Zuhören verschiebt, mit dem Ziel, herauszufinden, was Mitarbeiter brauchen. Denn wenn klar ist, was sie brauchen, kann HR ableiten, was Mitarbeiter wirklich wertschätzen. Laut Gartner ist ein Leistungsanstieg von 20% zu beobachten, wenn die Belegschaft nicht nur darin unterstützt wird, was sie braucht, sondern darin, was sie wertschätzt.

4. Teamwork zwischen verschiedenen HR Funktionen

Es überrascht nicht, dass HR Führungskräfte dazu tendieren, Initiativen, die eher auf ihren Verantwortungsbereich ausgerichtet sind, zu priorisieren. Die Komplexität der Herausforderungen macht aber funktionsübergreifenden Kooperation in HR zwingend notwendig, um einen wirklichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können.

Wo kommt HR Software zum Einsatz

Ein Drittel bis zu einer Hälfte der Ressourcen verwenden Personalabteilungen für administrative Aufgaben. Damit werden Effizienzsteigerungspotenziale nicht ausreichend ausgeschöpft (Kienbaum & DGFP e.V.). Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass nicht genug Zeit für strategische HR-Aufgaben übrig bleibt. HR-Software kann dieses Missverhältnis korrigieren. Repetitive, administrative Aufgaben (Datenpflege, Urlaubsplanung, vorbereitende Lohnabrechnung etc.) werden durch Automatisierung beschleunigt oder aufgehoben. So entsteht Potenzial für Aktivitäten, die auch dem Unternehmenserfolg zuträglich sind.

Ist Digitalisierung fester Bestandteil der HR Strategie?

Studie zu Digitalisierung im HR Bereich (Kienbaum & DGFP e.V., 2018)

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Der Nutzen von HR-Software

1. Reduzierung von administrativen Aufgaben und Steigerung der Produktivität

Die Software übernimmt Routine- und Administrationsaufgaben und stiftet gleichzeitig zusätzlichen Nutzen durch intelligente Verknüpfung von Informationen. Die Möglichkeiten sind endlos…einige Beispiele an dieser Stelle: Gehaltsabrechnung online einsehen, Krankmeldung einfach mit dem Smartphone fotografieren und hochladen, elektronische Signatur erstellen, jegliche Art von Terminen automatisch in allen notwendigen Kalendern platzieren, Dokumente automatisiert an Behörden übermitteln etc. So bleibt mehr Zeit für zwischenmenschliche, konzeptionelle und strategische Themen, damit das Unternehmen bestens für alle gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben und Anforderungen aufgestellt ist.

 

2. Reduzierung auf ein zentrales System

Mit einer Software-Lösung werden Daten zuverlässig für alle Benutzer und zu jeder Zeit bereitgestellt. Das bedeutet, dass Daten nicht mehr doppelt gepflegt werden müssen, da unterschiedlicher Dateninput einfach verknüpft werden kann: Z.B. Urlaubszeiten und wichtige interne Deadlines, Ergebnisse eines Mitarbeitergesprächs und Planung von Trainingsmaßnahmen, etc.

 

3. Verbesserung des Service-Levels für alle Beteiligten und Entlastung von HR

HR-Software bietet Self-Services für Mitarbeiter sowie für Manager. Mitarbeiter können z.B. Onboarding-Dokumente, Zertifikate, etc. im System selbst hochladen. Manager können alle für ihr Team benötigten Daten (Titel, Gehalt, Datum der letzten Beförderung,…) einsehen. HR-Software garantiert damit unkomplizierte Verfügbarkeit notwendiger Daten für alle Beteiligten (in Echtzeit), und zwar unter Einhaltung von Datenschutzregeln und entsprechender Zugriffsgenehmigungen für die jeweiligen Benutzerrollen. Gleichzeitig wird HR von Routineaufgaben befreit und damit immens entlastet.

 

4. Schonung von Ressourcen

Durch die Einsparung von Papier- und Drucker-Ressourcen wird nicht nur jeden Tag Geld gespart, sondern auch der Umwelt Gutes getan.

Tipps und Guidance bei der Einführung von HR-Software

Der Trend geht zu „Mobile HR“, das heisst, dass - zusätzlich zu webbasierten Technologien – auch mobile Anwendungen im Personalmanagement mehr und mehr zu finden sind. Gehaltsabrechnungen können jederzeit und von überall online eingesehen werden, Krankmeldungen können einfach abfotografiert und hochgeladen werden, Rekrutierungsprozesse können beschleunigt werden, weil notwendige Genehmigungen auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet erteilt werden können. Alle HRPuls-Suiten sind mobile-optimiert.

Welchen Bedarf gibt es?

Die Beantwortung folgender Fragen unterstützt dabei, die Anforderungen an eine HR-Software zu definieren.

  • Welche Personengruppen sollen die Software anwenden und was ist jeweils zu beachten?
  • Welche Aufgaben sind besonders zeitintensiv und/oder können automatisiert werden? (z. B. repititive, administrative Aufgaben)
  • Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet werden und wie gestalten sich Abläufe heute? (z. B. Kommunikationswege, Genehmigungsprozesse)
  • Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Dritten? Wie können diese in die Prozesse integriert werden? (z. B. IT, Employer Branding, Lieferanten)

Die richtige Software auswählen

Die Anforderungsanalyse sollte natürlich die zukünftigen Funktionen beschreiben. Dabei kommt es aber auch darauf an, wie diese Funktionen zusammen, in Kombination funktionieren. In wie weit werden Daten clever vernetzt und erzeugen dadurch noch mehr nutzen und Effizienzsteigerung? Gibt es Schnittstellen zu Dritten (Behörden, Ämter etc.), die Prozesse zusätzlich verkürzen? Können Mitarbeiter Daten selbst verwalten und Funktionen eigenständig nutzen? Wenn ja, in welchem Ausmaß ist das möglich. Ein Kriterien-Check führt zu einer erfolgreichen Auswahl einer HR Software

Wodurch zeichnet sich eine Software aus?

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Liefermodell A: Cloud-Lösung (Software-as-a-Service)

Cloud Software, auch Software-as-a-Service (SaaS), kann als mit einem Abonnement verglichen werden. Die Bezahlung für die Nutzung der Software erfolgt monatlich oder jährlich.

VORTEILE

  • Durch die Speicherung der Daten auf externen Servern des Anbieters ist kein eigenes Rechenzentrum notwendig.
  • Implementierung, Wartung und Weiterentwicklungen werden ebenfalls durch den Anbieter übernommen.
  • Die Nutzung ist ortsunabhängig - vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung.
  • Kosteneinsparung von Rechenzentrum und IT-Personal
  • Flexible Anpassung der gerade benötigten Leistung je nach aktuellem Bedarf

NACHTEILE

  • Weitergabe unternehmensinterner Daten
  • Ggf. Divergierende Datenschutzrichtlinien im Ausland. Dies spielt zum Beispiel bei Servern in den USA immer wieder eine Rolle.
  • Abhängigkeit dem Anbieter und seinen Kapazitäten

Liefermodell B: On-Premise-Lösung

 

VORTEILE

  • Unabhängigkeit von stabilem Internet.
  • Datenhoheit: keine Übermittlung sensibler Daten an externe Anbieter
  • Unabhängigkeit von Software-Anbietern hinsichtlich Support, Zuverlässigkeit und Performance

NACHTEILE

  • Erhöhte Kosten
  • Stetige Mehrarbeiten für Instandhaltung, Reperatur, Updates etc.

Kriteriencheck für die Auswahl der richtigen HR-Software

Liefermodell

Cloud (Software-as-a-Service) oder On-Premise-Lösung

Preismodell

Lizenzgebühr + Wartungspauschale oder Monats- bzw. Jahresmiete

Datenschutz

Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen

Technologie

Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Nutzeroberfläche

Beratung

Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung

Anwenderzufriedenheit

Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und ggf. Maßnahmen

HR Software erfolgreich implementieren

Gerade Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung von HR-Prozessen stehen oder in denen Digitalisierung nicht mit hoher Priorität in der HR Strategie platziert ist, können Fehler passieren.

HR-Software Projekte gelingen, wenn:

  • Offenheit für Veränderungen besteht und diese aktiv herbeigeführt werden
  • die implementierten Tools eine hohe Anwenderfreundlichkeit aufweisen
  • ein klares Bekenntnis besteht, Prozesse übergreifend harmonisieren zu wollen
  • nur Best Practices etabliert werden
  • alte Abläufe zugunsten effizienter Standards aufgebrochen werden können

Schrittweise zur neuen Software

"IN" und "OUT" ist eine Frage des Timings und der Umstände

In den fortgeschrittenen Stadien der Digitalisierung sollten Sie mutig sein, neue Technologien auf der Grundlage eines strategischen Plans zu testen. In früheren Phasen der Digitalisierung sollten Sie sich auf etablierte Technologien konzentrieren.

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