Bewerbermanagementsystem - Talente und Unternehmen glücklich machen

Mitarbeiterbefragung; Regelkreis zur Vertrauensbindung - HRpuls

Exzellentes Bewerbermanagement bedeutet vor allem Schnelligkeit

Nur 5 % der Unternehmen in Deutschland schaffen es, Top Kandidaten innerhalb von 10 Tagen ihre konkrete Entscheidung mitzuteilen.

Im Schnitt entscheiden sich Fachabteilungen 18 Tage nach Bewerbungseingang für oder gegen ein Talent. Top Talente haben sich dann meist schon an ein anderes Unternehmen gewendet.

Die Devise lautet also: Spitzen-Kandidaten sollten innerhalb von 10 Tagen eine Rückmeldung mit konkreter Entscheidung erhalten. Ansonsten verliert man sie an Mitbewerber.

Bewerbermanagement:
Zukunft Recruiting

Ein modernes Bewerbermanagementsystem hat Vorteile für alle Beteiligten. Bewerber profitieren von zeitgemäßen, effizienten Arbeitsweisen, wodurch die Attraktivität als Arbeitgeber und die Candidate Experience steigen. Personaler und Fachbereiche bekommen ein vielfältiges Werkzeug an die Hand, das viele Möglichkeiten bietet.

Um in den Zeiten des Fachkräftemangels weiterhin effiziente Recruting-Prozesse zu gewährleisten, muss Bewerbermanagement neu gedacht werden. Moderne Lösungen heißen E-Recruiting oder Applicant Tracking Software (ATS) und ermöglichen systematisches Management von Bewerbern. Das Ziel ist die ganzheitliche Abbildung des Bewerbungsprozesses in einem System. Angefangen bei der Ausschreibung einer Stelle, über Active Sourcing bis hin zur Terminvereinbarung zu einem persönlichen Gespräch, können alle Etappen in einem System abgebildet werden.

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Bewerbermanagement // Bennet Schlotfeldt von OTTO im Interview für HRpuls
Bewerbermanagement Status Quo und Zukunftsperspektiven. Einige Bespiele aus der Praxis.

Interview mit Bennet Schlotfeldt

Bewerbermanagement heute und in Zukunft

Bennet Schlotfeldt verantwortet für OTTO den Bereich Talent & Performance-Management (Anbindung aller HR-Systeme an die Gesamt-IT). Da das Digitalisierungspotenzial noch längst nicht ausgeschöpft ist, will der Konzern in diesem Bereich noch effizienter werden.

Nutzen Sie ein Bewerbermanagementsystem in Ihrem Unternehmen und wenn ja, warum?

Bennet Schlotfeldt: Wir nutzen bei OTTO seit mehreren Jahren ein Bewerbermanagementsystem, das wir eigens in Zusammenarbeit mit der OTTO Group IT entwickelt haben und im Kern auf SAP basiert. Der große Vorteil einer eigenen Entwicklung ist, ...

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... dass wir unsere hauseigenen Anforderungen und Kundenwünsche schnell umsetzen und somit auch unsere Candidate-Journey für unsere Bewerber individuell gestalten können. Die Gründe für ein Bewerbermanagementsystem sind sehr vielseitig. Zum Einen kann man bei hoher Bewerber-Frequenz einfacher skalieren. Außerdem kann den Recruitern ein relativ zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht werden.

Welche Funktionen sind Must-Haves und welche eher Nice-to-Have?

Bennet Schlotfeldt: ATS-Systeme haben heutzutage verschiedenste Anforderungen. Ein Must-Have ist unter anderem, dass das ATS mit einem CRM (Customer Relationship System) kombiniert werden sollte, um somit die Candidate Journey komplett abzubilden. Das beinhaltet von vornherein, dass man den Fachbereichen ermöglicht, Personalanforderungen zu stellen und diese dann automatisiert bei uns im Bewerbermanagementsystem auflaufen. Digital gelöst ist es den Fachbereichen somit auch möglich Stellen auszuschreiben und diese auch per Knopfdruck auf verschiedenen Plattformen zu veröffentlichen. Nice-to-Have ist zum Beispiel ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, das besonders in größeren Unternehmen vorliegen sollte, da diese sehr spezifische Profile suchen. Weitere Themen sind CV-Parsing und ein semantisches Matching-Verfahren.

Durch welche Kennzahlen kann die Qualität des Bewerbermanagementsystems geprüft werden?

Bennet Schlotfeldt: Die Qualität eines Bewerbermanagementsystems ist maßgeblich an seinen technischen Kennzahlen zu messen. Die allgemeine Performance des Systems kann durch Zahlen zu ungeplanten Down-Zeiten, der Serverstabilität, Ladezeiten bei komplexen Auswertungen, sowie die Erreichbarkeit von internen und externen Zugriffen ermittelt werden. Weiterführend liefern Kennzahlen zu Datenschutz und Usability wichtige Erkenntnisse, um die Qualität des Systems zu prüfen.

Welche Stellen sind besonders schwer zu besetzen und wie gehen Sie damit um?

Bennet Schlotfeldt: Besonders schwer zu besetzen sind bei uns die technologieaffinen Stellen. Da sich nicht nur OTTO im Kulturwandel befindet, haben wir über den Standort Hamburg hinweg, deutschlandweit große Konkurrenz. Diese Stellen sind sehr vielfältig und reichen von Scrum-Mastern oder Projektmanagern im Tech-Umfeld, bis hin zu Entwicklern, DevOps oder agilen Produktmanagern. Wir versuchen verstärkt auf die aktive Ansprache zu setzen. Das beinhaltet sowohl ein internes, eigenes Active-Sourcing, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, als auch ein Corporate-Influence-Programm.

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Ziele des Bewerbermanagements

+ Zeit- und Kostenersparnis
+ effiziente Personalbeschaffung
+ Gewährleisten des Datenschutzes
+ Reibungsloser Bewerbungsprozess
+ Schlanke Prozesse
+ Reduzierter administrativen Aufwand

+ Transparenz
+ Zielführende Kommunikation
+ Vertraulichkeit wahren
+ Kandidaten über Bewerbungsstatus informieren
+ Employer Branding

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Ablauf des Bewerbermanagements

STELLENPROFIL

  1. Bewerbermanagement beginnt in dem Moment, in dem eine Stelle frei wird. Rekruter benötigen zunächst wichtige Informationen über die Jobanforderungen, die der zukünftige Mitarbeiter erfüllen soll und über Fähigkeiten und Expertise, die für die Tätigkeit erforderlich sind.
  2. Zielgruppenanalyse: Welche Kandidaten sind wo zu finden?
  3. Wahl der Rekrutinginstrumente: Welche Forderungen stellen die Kandidaten? Wie sind die Kandidaten zu gewinnen?
  4. Stellenanzeige schalten und bekannt machen, Active-Sourcing beginnen

BEWERBUNGSEINGANG

  1. Bewerbungen erfassen – Bewerberpool anlegen
  2. Bewerbungsunterlagen auswerten und bestätigen
  3. Kandidaten über Bewerbungsstatus informieren
  4. Unterlagen an entsprechende Stellen weiterleiten

AUSWAHLPROZESS

  1. Positive Kandidaten an entsprechende Stellen weiterleiten (Prescreening)
  2. Kandidatenübersicht zum Vergleich nutzen (Ranking bilden)

KONTAKTAUFNAHME

  1. Interviewtermine mit Kandidaten vereinbaren
  2. Eignungsdiagnostik durchführen
  3. Negative Kandidaten in Talentpool aufnehmen
  4. Vertrag aufsetzen

Bewerberproblematik in deutschen Unternehmen

In Deutschland gibt es rund 3,5 Millionen Unternehmen. Alle haben ein Problem mit Bewerbern.
A. Der Bewerberansturm ist zu groß - davon sind circa 20 % betroffen
B. Es herrscht Bewerbermangel – so kennen es die restlichen 80 % 

Lösung Fall A: Strenge Auswahlverfahren, Bewerbungsprozess mit Hürden ausstatten
Lösung Fall B: Employer Branding, niedrige Schwellen, Candidate Experience

Active Sourcing als Option des Bewerbermanagements

Active Sourcing meint die eigenständige, proaktive Suche, Ansprache und Rekrutierung geeigneter Kandidaten. Active Sourcing wird in vielen Unternehmen als Stellenbesetzungsmethode eingesetzt und gliedert sich in die frühe Phase des Bewerbermanagements. Sobald Kontakt hergestellt ist, unterscheidet sich der weitere Prozess nicht mehr von dem den klassiche Bewerbungen durchlaufen.

Heute gibt es für das Aufspüren von Spezialisten jeder Karrierestufe viele verschiedene Möglichkeiten.

Erfahren Sie mehr über professionelles Active Sourcing.

Bewerbermanagement - Software

In jeder Etappe des Bewerbermanagements können Softwarelösungen Maßnahmen der Prozessoptimierung sein. Mit einem erfolgreichen Bewerbermanagementsystem können sich Kandidaten einfach und schnell bewerben. Sie können Karrieredaten aus sozialen Netzwerken importieren und werden durch automatisierte E-Mails über ihren Bewerbungsstatus informiert.

Für Rekruter entstehen weitere Möglichkeiten - Anzeigenschaltung und Active Sourcing Maßnahmen können auf typische Mediennutzung von bestimmten Zielgruppen abgestimmt werden; Lebenslaufdaten können automatisch ins System übertragen werden. Per Mausklick können alle nötigen Informationen für die jeweiligen Verantwortlichen entsprechend der Berechtigungsstruktur zur Verfügung gestellt werden. Personaler und Fachbereiche erhalten schnell Antwort auf dringende Fragen:

  • Welchen Status hat die Bewerbung?
  • Welche Prozessschritte sind sehr effizient, welche müssen optimiert werden?
  • Welche Rekruter sind wie erfolgreich?
  • Kann ich oder ein Kollege einem Bewerber Rückmeldung bei Rückfragen geben?
  • Wie viele Kandidaten haben Interesse an einer Stelle?
  • Wie konkret ist dieses Interesse?
  • Aus welchen Gründen sind Kandidaten nicht interessiert an einer Stelle?

Onboarding als Erfolgziel des Bewerbermanagements

Der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entscheidet über Motivation, Engagement und Grad der Eigeninitiative neuer Mitarbeiter. Erste Eindrücke sammelt ein Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum hinweg. Wenn das Bewerbermanagement erfolgreich funktioniert und Bewerber gefunden werden gilt es, diese auch erfolgreich ins Unternehmen einzuführen. Entspricht die Eintrittsphase nicht den Erwartungen des neue Mitarbeiters, kann es schnell passieren, dass die Bemühungen während des Rekruting-Prozesses umsonst gewesen sind und der Mitarbeiter noch in der Probezeit kündigt.

In Zeiten eines sich verschärfenden Fach- und Führungskräftemangels ist es daher notwendig, dass es Unternehmen vor allem beim Onboarding gelingt, Mitarbeiter nachhaltig zu binden.

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