Für viele Bereiche im Unternehmen werden bereits Tools und Hilfswerkzeuge genutzt: für das Marketing, die Buchhaltung, für den Verkauf. Beim Bewerbermanagement sehen viele Unternehmen die Notwendigkeit für eine Software nicht. Im Folgenden sind acht Gründe, die für eine Bewerbermanagement Software spricht.

1. Sie verbringen viel Zeit damit, dieselbe Ausschreibung in die verschiedenen Portale einzupflegen.

Der passende Mitarbeiter muss im ersten Schritt auf die Stelle aufmerksam gemacht werden. Dabei ist die Auswahl an Suchportalen erdrückend. Neben den großen Plattformen etablieren sich auch immer mehr Nischen-Jobbörsen, die vielleicht noch gar nicht auf dem Radar der Unternehmen, wohl aber der von Bewerbern ist. Und in jedem einzelnen muss die Ausschreibung aufgegeben werden. Die verschiedensten Mechanismen machen die Aufgabe selbst mit Copy & Paste mühsam und rauben Zeit. Eine Bewerbermanagement Software übernimmt diese Aufgabe für Sie.

2. Unqualifizierte Bewerbungen überlaufen Ihren Posteingang.

Die Verbreitung von Ausschreibungen auf vielen Portalen bedeutet auch eine Vergrößerung der Empfängergruppe, die leider oftmals nicht der Zielgruppe entspricht. Und so landen viele Bewerbungen in Ihrem Postfach, die zwar gesichtet werden müssen, jedoch komplett unqualifiziert sind. Eine Bewerbermanagement Software kann Sie auf mehrere Arten unterstützen: in konfigurierbaren Bewerbungsformularen können Sie Ausschluss-Fragen aufnehmen, die auf die Kernkompetenzen der zu besetzenden Stelle abzielen. Außerdem liefert die Software strukturierte Informationen über alle Bewerber und erleichtert somit den Vergleich.

3. Sie sind unzufrieden mit Ihrer Karriereseite, Ihnen fehlen aber Ressourcen oder Wissen, um diese zu erstellen und zu pflegen.

Es gibt nur eine Chance für den ersten Eindruck und den erhalten die meisten Bewerber auf Ihrer Karriereseite. Zwei Drittel aller Bewerber informieren sich vor der Bewerbung über das Unternehmen – und dies geschieht über die Karriereseite. Dadurch ist sie die Grundlage Ihrer Arbeitgebermarke und sollte dies auch widerspiegeln. Aufbau und Pflege der Karriereseite gestalten sich aber meist als schwierig und stellt nicht immer eine Option dar. Eine Bewerbermanagement Software erstellt Ihnen Ihre persönliche Karriereseite, ohne Vorwissen von Programmierung.

4. Das Management der Rekrutierungsaktivitäten in Excel und die Kommunikation per E-Mail sind undurchsichtig.

Excel ist ein tolles Tool – aber nicht für jede Aufgabe geeignet. Kennen Sie dieses Szenario: Sie wühlen sich durch mehrere Excel-Seiten und durchsuchen nebenbei Ihr Postfach, um die relevanten Informationen zu finden. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann brauchen sie dringend eine Bewerbermanagement Software. Hier werden alle relevanten Informationen und Aktivitäten sauber visualisiert und Sie behalten schnell und einfach den Überblick. Von der Stellenausschreibung zur Freigabe, über Bewerberverfolgung bis zur Planung von Vorstellungsgesprächen ist alles integriert. Da alles online gespeichert ist, können alle Beteiligten mit den Daten arbeiten, Bewerber vergleichen und sich austauschen.

5. Sie setzen externe Personalvermittler ein, um Zeit und Verwaltungsaufwand zu sparen.

Externe Personalvermittler sind sinnvoll – aber nicht für jede zu besetzende Stelle. Sie sollten zum Einsatz kommen, wenn hochrangige Positionen oder solche mit sehr anspruchsvollen Aufgaben besetzt werden müssen. Für Einstellungen auf niedrigen oder mittleren Niveau brauchen Sie nicht Unmengen an Geld in die Hand nehmen. Die Instrumente zur Einstellung von Mitarbeitern sind effektiver den je. Was fehlt ist ein funktionierender Prozess. Die Bewerbermanagement Software bietet diese Tools und integriert sie in einen strukturierten Prozess, der diese Aufgabe zum Kinderspiel macht.

6. Entscheidungen im Team treffen und Feedback an Kandidaten stellt ein Problem dar.

Ohne Hilfsmittel kann der Bewerbungsprozess schon für eine Person undurchsichtig sein. Arbeiten nun mehrere Mitarbeiter im Rekrutierungsteam, kann das schon mal im Chaos enden: Notizzettel, PDF-Lebensläufe und mehrere Kalender zur Terminvereinbarung nehmen sehr viel Zeit in Anspruch, ganz zu schweigen davon, dass dabei auch wertvolle Informationen über den Bewerber verloren gehen können. In einer Bewerbermanagement Software haben Sie alles an einen Ort: Notizen, Rückmeldungen und Beurteilungen, Lebensläufe, Antworten auf Bewerbungsformulare und Informationen zur Historie.

7. Sie stehen kurz vor dem Vorstellungsgespräch und können Ihre Notizen nicht finden.

Besonders auf höherer Ebene ist dies schon den meisten Menschen passiert. Im Vorfeld hat Ihr Team den Kandidaten schon beurteilt und Sie sollen nun das finale Interview durchführen – aber die Bewertungen sind verschwunden, sodass Sie ohne wichtige Vorbereitung ins Interview gehen müssen. Mit einer Bewerbermanagement Software werden alle Interaktionen mit dem Bewerber aufgezeichnet und zentral gesammelt, damit nichts verloren gehen kann.

8. Sie können Ihren Rekrutierungsprozess nicht verbessern, weil Sie keine soliden Daten für eine Analyse haben.

Besonders bei KMUs erfolgt die Einstellung von Mitarbeitern in Wellen: der Einstellungsbedarf kommt auf Sie zu und in Angesicht des Sturms fällt das Erlernte hintenüber und Sie versuchen sich irgendwie durchzuhangeln. Das ist der Grund, warum der Bewerbungsprozess selbst innerhalb eines Unternehmens stark schwanken kann. Eine Bewerbermanagement Software hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, Schwachstellen zu erkennen und Bestpractises zu nutzen.