Digitale Zeiterfassung für modernes Arbeiten

Zeiterfassung 2025 – Pflicht, Software und gesetzliche Anforderungen einfach erklärt

Die Zeiterfassung ist heute ein fester Bestandteil moderner Arbeitsorganisation. Durch das EuGH-Urteil von 2019 und die anschließenden gesetzlichen Entwicklungen in Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und nachvollziehbar zu erfassen. Damit rückt das Thema stärker denn je in den Mittelpunkt von Unternehmen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was die Zeiterfassungspflicht 2025 für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, welche digitalen Systeme und Softwarelösungen zur Verfügung stehen und worauf beim Thema Datenschutz und DSGVO besonders zu achten ist. Ziel ist es, einen klaren Überblick über alle relevanten Aspekte rund um die Zeiterfassung in Deutschland zu geben – verständlich, aktuell und praxisnah.

Was versteht man unter Zeiterfassung?

Unter Zeiterfassung versteht man die systematische Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Sie umfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie eventuelle Pausen. Ziel der Zeiterfassung ist es, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden objektiv und nachvollziehbar zu dokumentieren – sowohl im Interesse der Arbeitnehmer, die Anspruch auf korrekte Vergütung haben, als auch der Arbeitgeber, die gesetzliche Pflichten erfüllen und ihre Personalplanung optimieren müssen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen manueller Zeiterfassung, etwa durch handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen, und digitaler Zeiterfassung, die über Softwarelösungen, Apps oder elektronische Stempeluhren erfolgt. Moderne Systeme automatisieren diesen Prozess weitgehend und bieten Echtzeit-Transparenz über Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Eine korrekte Arbeitszeiterfassung dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bringt auch klare betriebswirtschaftliche Vorteile. Unternehmen, die auf digitale Systeme setzen, profitieren von einer höheren Transparenz, einer besseren Planbarkeit von Ressourcen und einer gerechteren Arbeitszeitverteilung.

Zudem beugt Zeiterfassung Missverständnissen und Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor. Sie liefert objektive Nachweise im Streitfall, z. B. bei Überstunden oder Urlaubsansprüchen. Nicht zuletzt trägt sie zur Fairness und Motivation im Team bei, da sie für alle Beteiligten nachvollziehbar macht, wer wie viel gearbeitet hat. In Zeiten flexibler Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Remote Work wird sie somit zum unverzichtbaren Instrument moderner Personalverwaltung.

Gesetzliche Grundlagen der Zeiterfassung in Deutschland

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Zeiterfassung beruhen auf dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Der Europäische Gerichtshof entschied damals, dass alle EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Ziel ist es, den Schutz der Arbeitnehmerrechte sicherzustellen und Überlastung zu verhindern.

In Deutschland ist diese Vorgabe im Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) verankert, das Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden, Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Nach dem aktuellen Stand (2025) befindet sich die vollständige Zeiterfassungspflicht noch im Anpassungsprozess, wird jedoch voraussichtlich bald in allen Unternehmen verbindlich gelten, unabhängig von Branche oder Mitarbeiterzahl.

Wichtig: Auch Teilzeitkräfte, Minijobber und Leiharbeitnehmer müssen künftig erfasst werden. Nur leitende Angestellte sind von der Pflicht ausgenommen, da sie ihre Arbeitszeiten weitgehend selbst bestimmen.

Was zählt zur Arbeitszeit – und was nicht?

Zur Arbeitszeit gehören grundsätzlich alle Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringt oder dem Arbeitgeber zur Verfügung steht. Dazu zählen auch Dienstreisen, Rüstzeiten (z. B. das Einrichten eines Arbeitsplatzes) sowie Arbeit außerhalb des Betriebs, etwa bei Kundenterminen.

Nicht als Arbeitszeit gelten dagegen Pausen und Ruhezeiten. Kurze Unterbrechungen wie Kaffeepausen oder Raucherpausen sind nur dann Arbeitszeit, wenn sie ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Auch Umkleidezeiten zählen nur dann, wenn das Tragen bestimmter Kleidung arbeitsbedingt vorgeschrieben ist. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden (§ 5 ArbZG).

Digitale Zeiterfassung im Unternehmen

Die digitale Zeiterfassung hat sich in den letzten Jahren als Standard etabliert. Sie ersetzt unzuverlässige Papierlisten oder Excel-Tabellen durch automatisierte, cloudbasierte Systeme, die Arbeitszeiten in Echtzeit dokumentieren.

Moderne Zeiterfassungssoftware bietet Funktionen wie automatische Pausenerkennung, Projektzeiterfassung, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und Auswertungen zur Produktivität. Unternehmen sparen damit nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Fehlerquellen und erfüllen leichter die gesetzlichen Anforderungen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Flexibilität: Mitarbeiter können ihre Zeiten per Webbrowser, App oder Terminal erfassen – egal, ob im Büro, im Außendienst oder im Homeoffice. Arbeitgeber behalten jederzeit den Überblick über Anwesenheiten und Arbeitszeitkonten.

Zudem ermöglichen viele Systeme eine DSGVO-konforme Datenspeicherung, was im Hinblick auf den Datenschutz besonders relevant ist.

Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems

Die Wahl des richtigen Zeiterfassungstools sollte gut durchdacht sein, denn nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Entscheidend sind u. a. Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Mobilität, Schnittstellenfähigkeit und DSGVO‑Konformität. Empfehlenswert ist, zunächst den Ist‑Zustand Ihres Unternehmens zu analysieren, Anforderungen genau zu definieren und dann Anbieter zu vergleichen. Für eine ausführliche Orientierung zur Auswahl von Zeiterfassungstools siehe Zeiterfassungstools – alles, was du wissen musst.

Zeiterfassung im Homeoffice und bei mobiler Arbeit

Mit dem Anstieg von Homeoffice und Remote Work ist die mobile Zeiterfassung unverzichtbar geworden. Mitarbeiter, die von unterwegs oder zu Hause arbeiten, müssen ihre Arbeitszeiten ebenfalls erfassen – und zwar genauso verlässlich wie im Büro.

Apps und Cloud-Lösungen machen dies besonders einfach. Über das Smartphone oder Tablet kann die Arbeitszeit gestartet, pausiert und beendet werden. Einige Systeme bieten Geofencing oder Standortnachweise, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit an einem bestimmten Ort erfasst wird – ein Feature, das vor allem für Außendienstmitarbeiter nützlich ist.

Unternehmen profitieren hier von Echtzeit-Transparenz, Mitarbeiter von Flexibilität und Verlässlichkeit bei der Arbeitszeiterfassung – unabhängig vom Arbeitsplatz.

Methoden der Zeiterfassung im Vergleich

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen, die sich in Aufwand, Genauigkeit und Flexibilität deutlich unterscheiden. Handschriftliche Stundenzettel sind die klassische Methode: Sie sind einfach anzuwenden und erfordern keine technische Ausstattung. Allerdings sind sie fehleranfällig, unübersichtlich und bei der Kontrolle der Daten nur schwer nachvollziehbar.

Excel-Tabellen bieten eine kostengünstige Alternative für kleine Unternehmen. Sie lassen sich flexibel anpassen und ermöglichen grundlegende Auswertungen. Allerdings fehlen hier Automatisierungen, und die Datenpflege kann zeitaufwendig sein. Zudem lassen sich Excel-Tabellen nicht zuverlässig für mehrere Standorte oder unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verwenden.

Elektronische Stempeluhren stellen eine robuste Lösung dar, die Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Sie sind besonders in Betrieben mit festen Arbeitszeiten und Schichtsystemen sinnvoll. Nachteilig ist, dass Hardwarekosten entstehen und die Systeme wenig mobil einsetzbar sind.

Am effizientesten ist die digitale Zeiterfassungssoftware, die viele Funktionen automatisiert. Sie ermöglicht die Echtzeit-Erfassung von Arbeitszeiten, die Dokumentation von Pausen, flexible Arbeitszeitmodelle und die Integration in Lohnabrechnung oder Projektmanagementsysteme. Digitale Systeme bieten auch mobile Lösungen, DSGVO-konforme Speicherung und detaillierte Auswertungen, was sie für Unternehmen jeder Größe zukunftssicher macht.

Insgesamt zeigt sich: Während klassische Methoden für kleine Teams oder einfache Aufgaben ausreichen, profitieren wachsende Unternehmen besonders von digitalen Lösungen, die Effizienz, Rechtssicherheit und Flexibilität optimal kombinieren.

Hier finden Sie Tipps zur optimalen Umsetzung der Anforderungen zur Zeiterfassung.

Kosten und Wirtschaftlichkeit von Zeiterfassungssystemen

Die Kosten für Zeiterfassungssysteme variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Während einfache Excel-Vorlagen kostenlos sind, liegen Software-Abos meist zwischen 3 – 10 € pro Nutzer und Monat. Komplexe Enterprise-Lösungen mit Integrationen in Lohn- und Projektmanagementsysteme können teurer sein.

Wirtschaftlich betrachtet rechnet sich eine moderne Zeiterfassung meist schnell:

• Weniger Verwaltungsaufwand durch Automatisierung
• Weniger Fehler in der Lohnabrechnung
• Geringere Rechtsrisiken durch Nachweisbarkeit

Gerade bei wachsender Mitarbeiterzahl amortisieren sich die Anschaffungskosten rasch.

Datenschutz und DSGVO bei der Zeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten unterliegt den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da es sich um personenbezogene Daten handelt. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass die gespeicherten Daten zweckgebunden, sicher und zugriffsbeschränkt verarbeitet werden.

Eine gute Zeiterfassungssoftware bietet daher:

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Zugriffsbeschränkungen nach Rollen
• Protokollierung von Änderungen
• Möglichkeit zur Anonymisierung oder Löschung

Zudem sollten Mitarbeiter über den Zweck und Umfang der Datenerhebung informiert werden. Wichtig ist auch, dass keine übermäßige Kontrolle stattfindet – Zeiterfassung dient der Transparenz, nicht der Überwachung.

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung

Viele Unternehmen unterschätzen die organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems. Typische Fehler sind:

• Unvollständige oder verspätete Zeiteingaben
• Fehlende Schulung der Mitarbeiter
• Unsichere Datenspeicherung
• Keine regelmäßige Kontrolle der Einträge

Wer diese Punkte beachtet und seine Mitarbeiter frühzeitig einbindet, schafft Akzeptanz und sorgt für eine reibungslose Umstellung auf digitale Systeme.

Für eine vertiefte Betrachtung dieser Fehler und wie man sie vermeidet, siehe Häufige Fehler bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung.

Checkliste: So führen Sie Zeiterfassung gesetzeskonform ein

1. Rechtslage prüfen: Bestehende Pflichten und betriebliche Regelungen klären.
2. System auswählen: Software vergleichen, DSGVO-Compliance sicherstellen.
3. Datenschutzkonzept erstellen: Zugriffsbeschränkungen definieren.
4. Mitarbeiter schulen: Vorteile und Handhabung verständlich erklären.
5. Regelmäßige Kontrolle: Datensätze prüfen, Fehler korrigieren.
6. Betriebsrat einbinden: Bei Einführung mitbestimmungspflichtig.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja, laut EuGH-Urteil muss in allen EU-Staaten die Arbeitszeit systematisch erfasst werden. In Deutschland wird dies durch Anpassungen im Arbeitszeitgesetz umgesetzt.

Wie kann Zeiterfassung erfolgen?

Zulässig sind handschriftliche Aufzeichnungen, Excel-Tabellen oder digitale Systeme – Hauptsache objektiv, verlässlich und zugänglich.

Welche Daten dürfen gespeichert werden?

Nur arbeitszeitrelevante Informationen wie Beginn, Ende, Pausen und Tätigkeitsdauer – keine privaten Bewegungsdaten.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, alle Arbeitgeber sind betroffen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Fazit – Warum sich moderne Zeiterfassung lohnt

Die Zeiterfassung ist heute weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen hilft, Arbeitszeiten transparent, fair und effizient zu gestalten. Moderne, digitale Lösungen sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen für rechtliche Sicherheit. Wer jetzt in ein DSGVO-konformes, zukunftsfähiges System investiert, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern stärkt auch die Produktivität und Zufriedenheit seiner Mitarbeiter.