Zeiterfassung

Neuerungen in der Zeiterfassung nach EuGH-Urteil

Was beinhaltet das EuGH Urteil und welche Implikationen birgt es für Arbeitgeber?

Das EuGH-Urteil zur systematischen Zeiterfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern hat viel Unruhe und Kritik gestiftet. Besonders Betriebe, die bisher keine digitale Zeiterfassung durchgeführt haben, sehen sich mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Dabei ist es unerlässlich, Lösungen zu finden, die auch den aktuellen Datenschutzrichtlinien (DSGVO) entsprechen.

Aktuell sieht das deutsche Recht in §16 Abs. 2 S 1 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) vor, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht (Überstunden, Mehrarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit), zu erfassen. Hier finden Sie mehr zum Arbeitszeitgesetz. Bisher gibt es keine allgemeine Verpflichtung zur Zeiterfassung, ausgenommen sind bestimmte Branchen nach § 17 MiLoG. Lesen Sie hier mehr zum Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns.

Das Urteil, das viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer betrifft, wurde im Mai 2019 vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) gefällt. Es handelte sich um eine Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen eine Bank, um die Einführung eines Zeiterfassungssystems zu erzwingen. Die Gewerkschaft stützte sich auf die Charta der Grundrechte und die Arbeitszeitrichtlinie der EU, während die Bank die spanische Rechtsprechung anführte, die nur eine einfache Überstundenerfassung vorschreibt.

Die EuGH-Richter folgten der Gewerkschaft und bewerteten die bisherige Praxis als unzureichend. Nur durch eine systematische Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten sei ein objektives Bild der Arbeitszeiten möglich. Sie forderten die EU-Mitgliedsstaaten auf, Arbeitgeber zur Einführung zuverlässiger Systeme zur täglichen Zeiterfassung zu verpflichten. Gleichzeitig ermöglichen die EuGH-Richter den EU-Mitgliedsstaaten Gestaltungsfreiräume in der Umsetzung eines solchen Systems, indem sie gestatten, dass Tätigkeitsbereiche, Besonderheiten und zum Beispiel die Größe des Unternehmens berücksichtig werden sollen. Für mehr Informationen zu dem EuGH-Urteil zur Klage der spanischen Gewerkschaft finden Sie in der Pressemitteilung des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 14. Mai 2019.

Arbeitszeiterfassung: Was ist jetzt genau Pflicht?

Bei der Arbeitszeiterfassung müssen sämtliche Mitarbeiter erfasst werden, egal ob sie als Vollzeit- oder Teilzeitkräfte oder als Leiharbeiter beschäftigt sind. Die Zeiterfassung muss lückenlos dokumentieren, wann die Arbeit beginnt, wie lange die Pausen dauern und wann sie endet.

Diese Dokumentation muss laut Gesetzgeber „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein, sodass auch bei Kontrollen, beispielsweise durch das Finanzamt, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nachgewiesen werden kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Rechtlich zulässig ist die Zeiterfassung handschriftlich auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder mit einem Zeiterfassungstool. Wichtig ist, dass die Daten korrekt und lückenlos erfasst werden.

Aufgrund der Vielzahl an Vorteilen ist eine digitale Erfassung für Unternehmer sicher die beste Methode. Eine Software ermöglicht nicht nur dem Arbeitgeber und -nehmer eine einfache und effiziente Dokumentation, sondern beugt auch Missverständnisse und Streitigkeiten über die tatsächlich geleisteten Zeiten vor.

Was zählt zur Arbeitszeit und was nicht?

Die Arbeitszeit beschreibt den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer seiner Arbeit nachgehen muss. Grundsätzlich beginnt und endet die Arbeitszeit mit dem Betreten und Verlassen des Firmengeländes. Dazu zählen aber auch Dienstreisen und Arbeiten außerhalb des Betriebsgeländes, solange diese im Rahmen der Arbeit stattfinden. Sogenannte Rüstzeiten, wie das Einrichten des Arbeitsplatzes, zählen auch zur Arbeitszeit dazu.

Umkleidezeiten, Wegezeiten und Waschzeiten müssen nicht, aber können Teil der Arbeitszeit sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. So zum Beispiel wenn es zur Ausübung der Tätigkeit zwingend erforderlich ist, bestimmte Kleidung anzuziehen oder aus hygienischen Gründen nach der Arbeit zu duschen.

Kaffeepausen werden normalerweise nicht als Arbeitszeit angerechnet, da sie als Teil des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers betrachtet werden. Allerdings sollten Arbeitnehmer nicht zu viel Zeit für solche Pausen aufwenden, da dies unter Umständen zu einer Kündigung führen kann.

Raucherpausen sind rechtliche Grauzonen, aber grundsätzlich nicht als Arbeitszeit anzusehen. Laut Gesetz gilt eine Pause erst ab einer Zeit von 15 Minuten als richtige Pause. Daher sollten Arbeitnehmer, die rauchen möchten, dies während ihrer regulären Pausen tun.

Insgesamt ist es wichtig, dass Angestellte die Bestimmungen und Grundsätze der Arbeitszeit kennen und befolgen, da eine Missachtung zu einer Kündigung führen kann.

Was bedeutet die Zeiterfassung nach EuGH Urteil für Überstunden?

Das Urteil regelt keine spezifische Anzahl an Überstunden, aber das Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, maximal zehn Stunden.

Innerhalb einer Woche besteht eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden, die nicht überschritten werden soll. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt Abweichungen, die auch Ausnahmen für bestimmte Branchen erlauben. Diese sind über einen Tarifvertrag oder eine vergleichbare Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt. In Unternehmen, in denen ein Betriebsrat die Interessen der Mitarbeiter vertritt, wird dieser in die Überstundenregelung der Mitarbeiter mit einbezogen.

Ausnahmen des Arbeitszeitrechts

Die tägliche Arbeitszeit darf bis zu 10 Stunden betragen, sofern innerhalb von 6 Monaten oder innerhalb eines Zeitraums von 24 Wochen die Arbeitszeit im Durchschnitt nicht über 8 Stunden pro Arbeitstag hinaus geht. Ist dies gegeben, darf die wöchentliche Arbeitszeit auch 60 Stunden betragen. Wenn ein Arbeitgeber jedoch regelmäßig fordert, dass seine Mitarbeiter zwei Überstunden pro Arbeitstag innerhalb einer Vollzeitstelle verrichten, verstößt dieser gegen das Arbeitszeitgesetz, da damit die wöchentlich erlaubten Arbeitsstunden von 48 Arbeitsstunden überschritten werden.

Darüber hinaus stehen Mitarbeitern 11 Stunden Erholung zu. Nach dem Feierabend sollte die Ruhezeit 11 Stunden betragen. Ausnahmen, mit einer Verkürzung der Ruhezeiten auf 10 Stunden sind in bestimmten Branchen, wie zum Beispiel in der Krankenpflege oder Gastronomie erlaubt. Das Arbeitszeitgesetz § 5 Abs. 2 ArbZG regelt diese Ausnahme. Lesen Sie mehr zur Ruhezeit Regelung des Arbeitszeitgesetzes.

Regelungen für leitende Angestellte

Leitende Angestellte nach dem Betriebsverfassungsgesetz § 5 Abs. 3 BetrVG (siehe auch Betriebsverfassungsgesetz § 5 Arbeitnehmer) gelten die Regeln des Arbeitszeitgesetzes nicht in gleicher Form. Dies ist der Fall sofern im Arbeitsvertrag angegeben ist, dass ein Mitarbeiter die Berechtigung zu Einstellung und Entlastung von anderen Arbeitnehmern hat, eine Generalvollmacht oder Prokura. Das Anzahl der Arbeitsstunden sollten trotzdem in einem Rahmen bleiben, der nicht gesundheitsschädlich ist.

Stundenzettel, Excel oder App – Welche Methode zur Zeiterfassung ist die richtige?

Über die Art, wie Arbeitszeiten erfasst werden, gibt es soweit (noch) keine gesetzlichen Regelungen. Entscheidend ist lediglich, dass alle Zeiten korrekt erfasst werden und diese Daten leicht zugänglich und verwendbar sind. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, reichen traditionelle Methoden der Zeiterfassung, wie handschriftliche Stundenzettel oder Stempelkarten, aus oder lohnt es sich auf moderne digitale Zeiterfassung umzusteigen.

Die Standardisierung und Digitalisierung der Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen zu erwarten. Allerdings ist es nicht immer einfach, die richtige Methode für die Zeiterfassung zu finden. Es gibt viele verschiedene Optionen, von Excel-Tabellen bis hin zu Cloud-basierten Zeiterfassungssystemen.

Excel-Tabellen sind eine pragmatische und kostengünstige Option für kleine Unternehmen mit einigen wenigen Mitarbeitern, da sie leicht zu pflegen sind. Allerdings sind sie nicht sehr flexibel und die Ergebnisse sind schwer zu übertragen. Außerdem können sie nicht zuverlässig mehrere Standorte, verschiedene Arbeitszeitmodelle und verschiedene Arten von Zeiterfassungsdaten verarbeiten.

Eine effizientere Option für alle Unternehmensgrößen sind automatisierte Zeiterfassungssysteme, die die Zeiterfassungsdaten in Echtzeit abbilden und speichern. Diese Systeme bieten viele Funktionen, einschließlich automatischer Erinnerungen an Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Sie bieten auch detaillierte Berichte und Statistiken, die eine effiziente Überwachung der Arbeitszeit ermöglichen. Außerdem können diese Systeme Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer definieren und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verarbeiten.

Ein weiterer Vorteil dieser automatisierten Systeme ist, dass die Daten DSGVO-konform gespeichert werden und leicht übertragbar sind, d.h. Unternehmen die Daten leicht auswerten und für verschiedene Zwecke verwenden können.

Mobile Zeiterfassung: Flexibilität für moderne Unternehmen

Mobile Zeiterfassungslösungen bieten Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder Remote-Arbeitern größere Flexibilität. Mit mobilen Apps können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von unterwegs aus erfassen, was eine Echtzeit-Dokumentation ermöglicht. Einige dieser Apps nutzen Geolocation-Funktionen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsorte korrekt erfasst werden.

Kostenmodelle für Zeiterfassungssysteme

Die Kostenmodelle für Zeiterfassungssysteme variieren stark. Es gibt Einmalzahlungen für Softwarelizenzen, Abonnements für Cloud-basierte Dienste und Modelle, die auf der Anzahl der Nutzer basieren. Unternehmen sollten die Kosten-Nutzen-Balance prüfen, da moderne digitale Tools durch effiziente Arbeitszeitverwaltung oft langfristige Einsparungen bieten.

Datenschutz und DSGVO in der Zeiterfassung

Die Einhaltung der Datenschutzanforderungen nach DSGVO ist ein zentraler Aspekt moderner Zeiterfassung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Erfassung und Speicherung von Arbeitszeitdaten sicher und rechtskonform erfolgt. Dazu gehört die Minimierung der erhobenen Daten, die sichere Speicherung und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Zeiterfassungssysteme sollten DSGVO-konforme Funktionen bieten, wie z. B. die Anonymisierung von Daten und detaillierte Zugriffsprotokolle.