Zeiterfassungstools: Alles, was du wissen musst

In einer Zeit, in der Unternehmen immer mehr Wert auf Effizienz und Produktivität legen, wird die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten immer wichtiger. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist es oft schwierig, den Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen zu behalten und Projekte effektiv zu planen und zu organisieren. Hier kommen Zeiterfassungstools ins Spiel, die nicht nur eine bessere Übersicht über die Zeitdauer von Projekten und Aufgaben ermöglichen, sondern auch bei der Identifizierung von Zeitfressern und der Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter:innen helfen. In diesem Blog-Post stellen wir Ihnen einige der besten Zeiterfassungstools vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie effektiv nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Neben der eigentlichen Zeiterfassung bieten viele Time-Tracking-Tools noch zusätzliche Funktionen an

Funktionen sind ein wichtiger Bestandteil von Softwarelösungen und tragen maßgeblich zur Effizienz von Unternehmen bei. Im Folgenden werden sechs Funktionen vorgestellt, die eine Unternehmenssoftware bieten kann und wie sie dazu beitragen können, Geschäftsprozesse zu optimieren.

• Fahrtenbuch: Eine Funktion zur Verwaltung von Fahrtenbüchern kann dabei helfen, die Einhaltung von steuerlichen Vorgaben sicherzustellen und die Abrechnung von Dienstfahrten zu erleichtern.

• Verwaltung von Mitarbeiter:innen und Personalplanung: Eine Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiter:innen kann dabei helfen, Personalprozesse zu optimieren.

• Urlaubsverwaltung: Eine Funktion zur Verwaltung von Urlaubsansprüchen kann dazu beitragen, den Überblick über Abwesenheiten zu behalten und Doppelbuchungen zu vermeiden.

• Kundenverwaltung mittels CRM-Funktionen: Eine Funktion zur Kundenverwaltung mittels CRM-Funktionen kann dazu beitragen, Kundenbeziehungen zu optimieren und Vertriebsprozesse zu unterstützen.

• Projektmanagement-Features: Eine Funktion zur Projektverwaltung kann dazu beitragen, Projekte effizienter zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren.

• Statistiken & Auswertungen: Eine Funktion zur Erstellung von Statistiken und Auswertungen kann dabei helfen, Geschäftsprozesse zu analysieren und zu optimieren.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware ist eine Technologie, die von Unternehmen genutzt wird, um die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen automatisch zu dokumentieren. Die Software ermöglicht es Unternehmen, genaue Arbeitszeiten zu erfassen, Überstunden und Abwesenheiten zu verwalten sowie Arbeitskosten zu berechnen. Die Zeiterfassungssoftware kann in verschiedene Formen vorliegen, zum Beispiel als Desktop-Software, Cloud-Software oder als mobile Anwendung. Sie ist oft in der Lage, mit anderen Unternehmensprogrammen zusammenzuarbeiten, wie zum Beispiel mit Personalplanungs- oder Lohnabrechnungs-Software. Dies vereinfacht die Arbeitsprozesse und spart Zeit und Kosten.

Die Nutzung ermöglicht eine effiziente Planung und Verwaltung von Arbeitsstunden, was dazu beitragen kann, dass Mitarbeiter:innen produktiver arbeiten und Projekte effektiver abgeschlossen werden. Durch die automatische Dokumentation von Arbeitszeiten kann auch das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe reduziert werden. Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeit automatisch erfassen und sichergehen, dass sie korrekt bezahlt werden. Sie können auch Überstunden und Freizeit verwalten und ihre Arbeitszeit besser planen.

Gute Software zur Zeiterfasssung bringt folgende Features und Vorteile mit:

Ein wesentlicher Vorteil einer Zeiterfassungssoftware ist die Steigerung der Effizienz. Die Software erfasst die Arbeitszeiten automatisch und speichert sie in einer zentralen Datenbank. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und die damit verbundenen Fehlerquellen. Zudem kann die Software Überstunden, Urlaubstage und Krankheitszeiten automatisch berechnen und in Echtzeit anzeigen.

Eine weitere Stärke ist die Integration in Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware. Dadurch können Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden und es entfällt die manuelle Übertragung von Daten. Auch Abrechnungen von Überstunden oder Urlaubstagen können automatisch generiert werden.

Eine gute Zeiterfassungssoftware erfasst und dokumentiert Zeit und Arbeitseinsatz auf verschiedenen Ebenen. So können Arbeitszeiten nicht nur nach Projekt, sondern auch nach Abteilung oder Mitarbeiter erfasst werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung von Ressourcen und eine gezielte Steuerung von Arbeitsprozessen. Eine tiefgreifende Analyse der Arbeitsleistung ist mit einer guten Zeiterfassungssoftware ebenfalls möglich. Durch die Auswertung von Arbeitszeiten und -abläufen können Schwachstellen in Arbeitsprozessen identifiziert werden. Diese können dann gezielt optimiert werden, um die Effizienz zu steigern. Durch die Erstellung von Berichten können über Arbeitsstunden, Überstunden oder Urlaubstage erstellt werden. Auch die Auslastung von Mitarbeitern oder Abteilungen kann in Berichten dargestellt werden.

Was sind die typischen Funktionen?

Es gibt eine Reihe von Kernfunktionen, die Zeiterfassungssoftwares im Optimalfall beinhalten sollten. Bei der Anschaffung muss berücksichtigt werden, dass bei kostenloser Nutzung nicht alle (relevanten) Funktionen freigeschaltet sind. Außerdem haben nicht alle Lösungen/ Softwares die gleichen Funktionen und Features. 

Eine der wichtigsten Funktionen von Zeiterfassung Software ist der Aufgaben-Timer. Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, die Zeit, die sie für bestimmte Aufgaben benötigen, genau zu überwachen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Projektverwaltung. Diese Funktion ermöglicht es dem Management, die Zeit, die für größere Projekte benötigt wird, genau zu dokumentieren. Dadurch können die Mitarbeiter besser koordiniert werden und es können genaue Kostenschätzungen erstellt werden.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung Software ist die Anpassbarkeit der Tarife. Dies bedeutet, dass sich die Software an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen kann.

Eine digitale Stechuhr zur Erfassung der Gesamtarbeitszeit ist ebenfalls eine wichtige Funktion. Dadurch können Überstunden oder Unterstunden schnell erkannt und entsprechend vergütet werden.

Eine weitere Funktion ist die Erleichterung der Gehaltsabrechnungen für kleine Betriebe. Die Software automatisiert die Gehaltsabrechnungen und reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Berechnung.

Eine der wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware ist die automatische Timer-Startfunktion. Das bedeutet, dass die Software automatisch startet, sobald ein Mitarbeiter anfängt zu arbeiten.

Eine weitere wichtige Funktion von Zeiterfassungssoftware ist die automatisierte Berichtserstellung und -versendung. Mit dieser Funktion kann die Software automatisch Berichte erstellen, die detaillierte Informationen über die Arbeitszeit der Mitarbeiter enthalten. Diese Berichte können an die Personalabteilung oder die Buchhaltung weitergeleitet werden, um die Gehaltsabrechnung und die Abrechnung von Überstunden zu vereinfachen.

Die Möglichkeit, automatisierte Erinnerungen zur korrekten Verwendung der Software zu erhalten, ist ebenfalls praktisch. Wenn Mitarbeiter vergessen, ihre Arbeitszeit einzutragen oder falsche Angaben machen, könnte dies nämlich zu Problemen führen.

Ein weiteres wichtiges Feature ist das Projekt-Dashboard. Diese Funktion ermöglicht es Managern, einen Überblick über den Fortschritt von Projekten zu erhalten. Mit Metriken und Budgetverbrauch können Manager den Fortschritt der Projekte im Auge behalten und sicherstellen, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets bleibt. Dieses Feature gibt es auch für das Team. Mit diesen Dashboards können Manager die Kapazität und Arbeitsbelastung von Teammitgliedern bewerten. Dies kann helfen, Überlastungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine angemessene Arbeitsbelastung hat.

Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, Zeiteinträge in ein externes Rechnungs-Tool zu übertragen. Dadurch können Unternehmen ihre Abrechnungsprozesse automatisieren und Zeit sparen. 

Eine mobile App ist ebenfalls wichtig für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern: innen. Diese können ihre Arbeitszeiten bequem von unterwegs erfassen und müssen nicht extra ins Büro kommen. Außerdem kann die App auch genutzt werden, um Urlaubstage oder Krankheitstage bequem von unterwegs zu beantragen. 

Standortbezogene Tracking-Funktionen ermöglichen einen effizienten Einsatz von Außendienstler:innen. Die Software kann den Standort der Mitarbeiter:innen erfassen und somit sicherstellen, dass sie sich an den richtigen Orten befinden. Das ist besonders wichtig, wenn es um die Planung von Terminen oder die Zuweisung von Aufgaben geht.

Welche Typen von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Eine der beliebtesten Typen von Zeiterfassungssoftware ist die Cloud-basierte Lösung. Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter von überall auf der Welt zu verfolgen. Diese Art von Software ist sehr benutzerfreundlich und erfordert keine zusätzliche Hardware oder Software-Installationen. Die Mitarbeiter können sich einfach in die Software einloggen und ihre Arbeitszeiten verfolgen.

Eine weitere Art von Zeiterfassungssoftware ist Software-as-a-Service (SaaS). SaaS ist eine Art von Cloud-basiertem Service, bei dem Unternehmen eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen, um die Software nutzen zu können. SaaS bietet Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit, auf Zeiterfassungssoftware zuzugreifen, ohne sich um die Wartung, Upgrades oder Sicherheitsprobleme kümmern zu müssen.

On-Premise-Lösungen sind eine weitere Option für Unternehmen. Diese Art von Zeiterfassungssoftware erfordert eine einmalige Installation auf den Servern des Unternehmens. Die Software wird dann im internen Netzwerk des Unternehmens ausgeführt. Diese Art von Software bietet möglicherweise weniger Flexibilität als Cloud-basierte oder SaaS-Lösungen, da sie nur von den Mitarbeitern des Unternehmens genutzt werden können, die physisch anwesend sind.

SaaS bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber anderen Arten von Zeiterfassungssoftware. SaaS ist sehr einfach zu nutzen und erfordert keine umfangreiche Einrichtung. Es gibt auch eine Reihe von Support-Optionen, um sicherzustellen, dass Unternehmen bei Bedarf Hilfe erhalten.

Worauf sollte man bei der Auswahl besonders achten?

Zunächst ist es wichtig, dass das Zeiterfassungstool die Anforderungen des Unternehmens erfüllen kann. Hierbei sollte man sich überlegen, welche Funktionen benötigt werden, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter effektiv zu erfassen und zu verwalten.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools ist die Entscheidung zwischen SaaS- oder On-Premise-Lösungen. Vor- und Nachteile gibt es bei beiden Varianten. SaaS-Lösungen sind oft günstiger und bieten einen schnellen Zugriff auf die Daten, jedoch sind sie auf eine Internetverbindung angewiesen und die Kontrolle über die Daten liegt beim Anbieter. On-Premise-Lösungen sind oft teurer, bieten aber mehr Kontrolle und Sicherheit über die Daten, jedoch müssen diese auch auf dem eigenen Server installiert und gewartet werden.

Es sollte geprüft werden, ob das Tool in die bestehende Systemarchitektur integriert werden kann. Denn eine nahtlose Integration spart Zeit und Aufwand bei der Einrichtung und verhindert mögliche Fehlerquellen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Teamfähigkeit des Tools. Es sollte in der Lage sein, die Arbeitszeiten von verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zu erfassen und zu verwalten. Eine individuelle Anpassungsmöglichkeit an die Bedürfnisse des Teams ist ebenfalls von Vorteil.

Die Erfassung von Projekt-, anwendungsbezogenen und Anwesenheitszeiten ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Eine detaillierte Aufschlüsselung der Arbeitszeiten ermöglicht eine präzise Abrechnung von Projekten und Aufgaben. Auch die Urlaubsplanung und Personaleinsatzplanung sollte in das Tool integriert sein, um eine bessere Übersicht über den Personalbedarf zu erhalten und Mitarbeiter entsprechend einsetzen zu können.

Ein weiterer Faktor, der nicht außer Acht gelassen werden sollte, ist die Offline-Erfassung und automatische Synchronisation. Eine Offline-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, auch außerhalb des Büros ihre Arbeitszeiten zu erfassen, beispielsweise bei Außenterminen oder im Homeoffice.