Besuchen Sie uns auf der Zukunft Personal Nord in Hamburg
vom 23.04. bis 24.04.2024 in Halle A1 Stand C.25

HR Software Auswahl [Checkliste & Downloads]

Die richtige HR Software finden - FAQs

Hier finden Sie Teil 1: HR Software Suche

Dies ist Teil 2 unseres ausführlichen Guides zur Implementierung einer HR Software, über die HR Software Auswahl

Hier finden Sie Teil 3: HR Software Implementierung

Als nächstes geht es darum, einen passenden Anbieter von HR Software zu identifizieren und auszuwählen. Welche Kriterien sind für die Wahl der richtigen Software relevant?

1. Funktionen

Welche Funktionen muss eine gute HR Software abdecken?

Die meisten HR-Software Produkte sind modular aufgebaut. Das bedeutet, dass je nach Wunsch unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt wird. Nicht Benötigtes muss somit nicht gebucht werden.

 

Gängige Funktionalitäten sind:

  • Personalverwaltung
  • Gehaltsabrechnung
  • Zeiterfassung
  • Rekrutierung und Onboarding
  • Leistungsmanagement und Entwicklung
  • Berichterstellung und Analyse

 

Je nach Bedarf im Unternehmen kann ein besonderer Fokus auf einzelne Bausteine gelegt werden. Hier sind einige Fragen spezifisch zu einzelnen Funktionalitäten, mithilfe derer sich klarer einzelne Anbieter voneinander abgrenzen lassen:

 

Kritische Punkte zum Thema Zeiterfassung:

-       Kann man nachvollziehen von welchem Standort sich der Anwender einloggt?

-       Ist es möglich, Kaffeepausen zu registrieren?

-       Wie werden Änderungen in der Erfassung von Zeiten sichtbar gemacht?

 

Kritische Punkte zum Thema Mitarbeiterbefragung:

-       Wie lange dauert ein Review-Prozess?

-       Gibt es in der Software Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen?

-       Inwiefern können diese Vorlagen bearbeitet und personalisiert werden?

 

Kritische Punkte zum Thema Abwesenheiten:

-       Sehen Mitarbeiter die Abwesenheiten von Kollegen im Tool?

-       Ist die Urlaubsplanung innerhalb einzelner Teams möglich?

-       Fließen die Informationen aus Krankmeldungen und anderen Abwesenheiten direkt in das Gehaltsabrechnungssystem?

 

Kritische Punkte zum Thema Gehaltsabrechnung:

-       Wie werden Gehaltsabrechnungen an die Angestellten verschickt – direkt in der Software oder per E-Mail?

-       Gibt es einen Bereich, in dem Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen in der Historie einsehen und ggf. herunterladen können?

-       Werden HR Mitarbeiter und Vorgesetzte über Gehaltsänderungen durch Abwesenheit oder Boni informiert?

 

Die All-in-one Softwarelösung HR Puls verfügt über folgende Bausteine und gruppiert diese in drei große Blöcke:

 

-       Recruiting Funktionen

-       HR Management Funktionen

-       Performance bzw. Leistungsmanagement Funktionen

Die richtige HR Software finden - FAQs

Eine volle Übersicht aller Funktionalitäten kann der Software-Anbieter bei einer Live-Demo, d.h. einer Vorführung in einem Online-Meeting, direkt in Anwendung vorführen.

Um sich einzelnen Bausteine von HR Puls zeigen zu lassen, vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Termin mit uns:


+49 40 2282 1138

anfrage@hrpuls.de

2. Kosten

Was kostet eine HR Software?

Während Anbieter von On-Premise-Systemen meist eine einmalige Lizenzgebühr und eine Wartungspauschale verlangen, werden SaaS-Anwendungen über Monats- oder Jahresmieten abgerechnet. Häufig wird dafür eine fixe Lizenzgebühr für den Gebrauch der Software fällig sowie variable Nutzungsgebühren je nach Anzahl der Anwender. Für einfache Lösungen mit wenigen Nutzern gibt es bereits Software für 20€ pro Nutzer. Werden die Funktionalitäten umfangreicher und komplexer kann dieser Betrag steigen. Gleichzeitig ist dabei das Einsparpotenzial durch schlankere Prozesse, die weniger personalintensiv sind, zu beachten.

 

Zusätzlich fallen einmalige Gebühren für die Implementierung der Software an, für die Schulung der Mitarbeiter und Support Leistungen.

Diese Fragen an den Software-Anbieter bzgl. des Preises können sein:

 

  • Inwiefern ändert sich der Preis pro Nutzer, wenn Funktionen hinzugebucht werden oder entfallen?
  • Wird der Preis pro Anwender bei Vertragsabschluss oder nach Software-Implementierung berechnet?
  • Setzt sich der Preis durch die Anzahl der Anwender zusammen oder auf Pay-per-Use Basis?

3. Benutzerfreundlichkeit

Ist die Software für alle Mitarbeiter geeignet?

Die Nutzerfreundlichkeit ist ein zentraler Aspekt in der Akzeptanz von Mitarbeitern gegenüber eines neuen Personalprogramms.

Folgende Fragen sollen helfen, um zu bewerten, ob eine HR Software für die Belange des Unternehmens benutzerfreundlich genug ist:

 

  • Gibt es geräteübergreifende Zugriffsmöglichkeiten der Anwendung (Desktop, Handy, Terminal)?

 
  • Ist die Bedienung der Anwendung intuitiv zu verstehen?

 
  • Werden Nutzer Hilfestellungen innerhalb der Software angeboten, sich selbst zurecht zu finden? (z.B. durch Hilfe-Fenster oder einen virtuellen Rundgang)

 
  • Wichtig hinsichtlich Nutzerakzeptanz: Ist die Software auch für die ältere Belegschaft einfach zu verstehen?

HR-Softwarelösungen von HR Puls

4. Anpassungsfähigkeit, Modularität, Schnittstellen

Wie ist die Integrationsfähigkeit der HR Software in bestehende Strukturen zu bewerten?

Kein Prozess und daher auch keine Software ist für immer statisch. Besonders im Bereich des Personalwesens kommen stetig neue gesetzliche Vorgaben und Veränderungen auf HR Mitarbeiter zu, die es gilt, fristgerecht umzusetzen. Dafür brauchen Personaler einen digitalen Partner, der sich an ändernde Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann.

Ein weiterer Aspekt ist, ob die Software pro Modul (also pro Prozess) implementiert werden kann. Denn nicht alles kann auf einmal eingeführt werden. Durch die Modularität ist es später sehr einfach das System problemlos zu erweitern.

 

 

Diese Fragen helfen bei der Bewertung von Anpassung- und Integrationsfähigkeit der Anwendung:

 

  • Werden Gesetzesänderungen, die andere oder neue Funktionalitäten im Tool erfordern, schnell umgesetzt und zur Verfügung gestellt?
 
  • Können Google- und Outlook-Kalender mit der Software synchronisiert werden?
 
  • Gibt es eine API zu LMS-Systemen (Learning Management Solutions)?
 
  • Gibt es eine Integration mit biometrischen Zeit- und Abwesenheitssystemen?

Weitere typische Schnittstellen sind:

  • Zur Zeiterfassung bzw. zu Zeitwirtschaftsterminals
 
  • Zur Berechtigungssteuerung (z.B. Zutrittskontrolle)
 
  • Für externe Abrechnungssysteme
 
  • Für andere IT-Anwendungen, bei denen Mitarbeiterdaten als Nutzer angelegt werden (z.B. Bearbeiter im CRM, etc.)

5. Datenschutz und Sicherheit

Inwiefern stellt die Software den Schutz der sensiblen Daten sicher?

Bei der Auswahl einer HR-Software müssen Unternehmen daher höchsten Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen. Dies bedeutet, dass die Software-Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten sollte.

Eine Kernfrage sollte dabei beantwortet werden:

  • Wo werden Personaldaten gespeichert? Findet die Datenspeicherung DSGVO-konform innerhalb der EU statt?
  • Wie wurde die Whistleblower-Richtlinie in der Software umgesetzt?
  • Wie häufig finden Sicherheitsaudits statt?

6. Service und Support

Welche Service-Leistung bietet der Software-Anbieter an?

Anschaffung und Implementierung einer neuen Software sind eine Sache, aber in der dauerhaften täglichen Nutzung zeigt sich, ob das Tool hält, was es versprochen hat. Der technische Support des Anbieters spielt dabei eine zentrale Rolle. Ein guter und vor allem schneller Service hilft bei der Fehlerbehebung von Problemen und gewährleistet den reibungslosen Ablauf der HR Prozesse.

Fragen, die man an den Anbieter stellen könnte, sind:

  • Wie ist die Erreichbarkeit des Support?
  • Welche Zusatzkosten entstehen dabei?

Liefermodell

Cloud (Software-as-a-Service) oder On Premise Lösung

Preismodell

Lizenzgebühr und Wartungspauschale oder Miete auf monatlicher oder jährlicher Basis

Datenschutz

Erfüllung der allgemeinen und internen Datenschutzanforderungen

Technologie

Einheitlichkeit von Datenbank, Architektur und Bedienoberfläche

Beratung

Expertenrat für Entscheidungsprozess, Implementierung und Wartung

Zufriedenheit der Anwendenden

Regelmäßige Prüfung der Zufriedenheit und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung

Wie erkenne ich die Stärken und Schwächen der Anbieter?

Die Auswahl des richtigen Anbieters ist der entscheidende Schritt bei der Implementierung einer neuen HR-Software. Ein wichtiger Aspekt dabei ist, die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter zu erkennen.

 

Zunächst einmal sollten Sie genau darauf achten, welche Funktionen und Services die verschiedenen Anbieter anbieten. Passen diese zu den in Ihrem Lastenheft definierten Anforderungen? Bietet der Anbieter eine Software an, die all Ihre Cases abdeckt?

 

Achten Sie auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine teure Software ist nicht unbedingt besser, genauso wie eine billige Lösung nicht unbedingt schlechter sein muss. Es geht darum, eine Software zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

 

Es ist auch hilfreich, herauszufinden, wie der Anbieter auf Feedback reagiert und ob er konsequent Verbesserungen an seiner Software vornimmt. Ein guter Anbieter wird immer bereit sein, auf die Bedürfnisse seiner Kunden einzugehen und seine Produkte dementsprechend weiterzuentwickeln.

 

Darüber hinaus sollten Sie sich die Erfahrung und Reputation des Anbieters genau anschauen. Wie lange ist das Unternehmen bereits auf dem Markt aktiv? Kann es Referenzen von zufriedenen Kunden vorweisen? Hat es branchenspezifische Kenntnisse oder besondere Expertise in bestimmten Bereichen?

 

Schließlich können Bewertungen und Testberichte von unabhängigen Dritten hilfreich sein, um einen besseren Eindruck von den Stärken und Schwächen eines Anbieters zu bekommen.

 

All diese Faktoren zusammen geben Ihnen ein umfassendes Bild davon, was Sie von einem Anbieter erwarten können. So können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und die beste HR-Software für Ihr Unternehmen auswählen.

Wie läuft eine Produkt-Demo ab?

Eine Produkt-Demo (kurz für Demonstration) ist eine Live-Vorführung der Software durch einen Verkaufsmitarbeiter oder technischen Experten. Dabei werden verschiedene Funktionen und Workflows im Detail vorgestellt. Während der Demo haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen und spezifische Funktionen oder Anwendungsfälle zu diskutieren. Es ist ratsam, im Vorfeld eine Liste mit Fragen vorzubereiten, die dann im Termin direkt diskutiert und beantwortet werden.

 

Produktdemos können persönlich (z.B. in einem Verkaufsraum oder bei einem Kunden vor Ort), online (über Webkonferenz-Tools oder als aufgezeichnetes Video) oder auf Messen und Konferenzen durchgeführt werden.

 

Eine gute Produkt-Demo sollte verständlich sein und sich auf die Bedürfnisse und Interessen des potenziellen Kunden konzentrieren. Sie sollte nicht nur zeigen, was das Produkt kann, sondern auch, welchen Nutzen es für den Kunden hat.

 

Meistens erhalten Sie im Anschluss Zugang zu einer Testversion der Software.

 

Sie möchten eine kostenlose und unverbindliche Produkt-Demo von HR Puls in Anspruch nehmen? Kontaktieren Sie uns…

+49 40 2282 1138

anfrage@hrpuls.de

Hier finden Sie Teil 1: HR Software Suche

Hier finden Sie Teil 3: HR Software Implementierung

HR-Softwarelösungen von HR Puls
5/5 Sterne (1) Stimme
HR Software AuswahlHRpuls