HR Software Suche [Checkliste & Downloads]

Der erste Schritt besteht darin, sich einen Überblick zu verschaffen. Dabei klären wir die Fragen, welche Zielsetzung verfolgt das Unternehmen mit dem Einsatz neuer HR Software, welchen konkreten Bedarf gibt es im Unternehmen und welche verschiedenen Kategorien von Software gibt es auf dem Markt.

1. Ziele definieren

Welches Ziel soll mit der neuen Software erreicht werden?

Je klarer sich der Kunde darüber im Bilde ist, welches finale Szenario mit der neuen Lösung herbeigeführt werden soll, desto einfacher kann ein Software-Hersteller auf die individuellen Bedürfnisse eingehen.

Hier sind einige typische Zieldefinitionen, die Unternehmen bei der Auswahl einer HR-Software im Auge haben könnten:

Effiziente Gehaltsabrechnung: Eine gängige Zielsetzung ist es, das Gehaltsabrechnungssystem zu verbessern. Hierbei kann es darum gehen, die Genauigkeit zu erhöhen, den Prozess effizienter zu gestalten oder beide Aspekte gleichzeitig anzugehen.

Automatisierung von Rekrutierungsprozessen: Einige Unternehmen suchen gezielt nach Softwarelösungen, um ihren Einstellungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Dies könnte auch die Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerberdatenbanken umfassen.

Talentmanagement: Unternehmen könnten danach streben, ihre Talentmanagement-Systeme zu verbessern. Dies könnte Bereiche wie Mitarbeiterentwicklung, Leistungsmanagement und Nachfolgeplanung abdecken.

All-in-One-Lösung: Schließlich gibt es auch Unternehmen, die eine umfassende HR-Software suchen. Diese Art von Lösung würde alle oben genannten Bereiche abdecken und könnte zusätzlich Funktionen wie Zeit- und Anwesenheitsverwaltung sowie Berichterstellungsfunktionen bieten.

Benutzerfreundlichkeit: Unabhängig von den spezifischen funktionalen Anforderungen kann ein weiteres wichtiges Ziel darin bestehen, eine intuitive und benutzerfreundliche Software auszuwählen, die interne Kommunikationsprozesse vereinfacht.

Indem Sie Ihre Ziele klar definieren und priorisieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre neue HR-Software Ihren Ansprüchen gerecht wird und einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt.

2. Lastenheft erstellen

Welchen Bedarf gibt es im Unternehmen?

Bevor es an die Recherche von Anbietern geht, empfiehlt es sich zunächst grundlegend über den eigenen Bedarf im Unternehmen bewusst zu werden. Welche Prozesse sollen sich im Detail verbessern?

Am hilfreichsten ist es dabei, ein sog. Lastenheft zu erstellen, in dem alle technischen und fachlichen Anforderungen aufgelistet werden. Die Erstellung eines Lastenhefts ist ein methodischer Prozess, der folgende Schritte umfasst:

1. Bedarfsanalyse: Zuerst sollten Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen. Hierbei identifizieren Sie die Kernfunktionen, die Ihre HR-Software abdecken sollte. Dies könnte unter anderem Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeit- und Anwesenheitsmanagement sowie Rekrutierung und Talentmanagement umfassen.

2. Technische Anforderungen definieren: Im nächsten Schritt definieren Sie die technischen Anforderungen. Dazu gehören Aspekte wie Datensicherheit und Datenschutz, Systemkompatibilität und ob es sich um eine Cloud-basierte oder serverbasierte Lösung handeln sollte.

3. Zusätzliche Funktionen hinzufügen: Überlegen Sie sich auch, welche zusätzlichen Funktionen für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten – von Berichterstattungsfunktionen über Mitarbeiter-Self-Service bis hin zu mobilen Zugriffsmöglichkeiten.

4. Prioritäten setzen: Es ist unwahrscheinlich, dass eine einzige Software alle Ihre Wünsche erfüllt – oder evtl. übersteigt der volle Umfang die einkalkulierten Kosten. Daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Entscheiden Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind und welche "nice-to-have" sind.

5. Budget festlegen: Das Budget spielt bei der Auswahl einer HR-Software natürlich ebenfalls eine Rolle. Definieren Sie daher frühzeitig den finanziellen Rahmen für Ihre neue HR-Lösung. Fragen Sie sich, wo der „Break-even“ liegt, sodass der Einsatz der neuen Software Ressourcen einspart statt kostet.

6. Lastenheft verfassen: Nachdem alle Informationen gesammelt wurden, verfassen Sie das Lastenheft als formelles Dokument, das alle Ihre Anforderungen und Wünsche zusammenfasst. Dieses dient als Leitfaden bei der Auswahl und Verhandlungen mit Softwareanbietern.

Durch die sorgfältige Erstellung eines Lastenhefts stellen Sie sicher, dass Ihre neue HR Software genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist und Sie nicht in eine Lösung investieren, die wichtige Funktionen vermissen lässt oder überflüssige Features bietet, für die Sie unnötig bezahlen. Ein gut durchdachtes Lastenheft ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Softwareauswahl und -implementierung.

3. Cases definieren

Welche praktischen Anwendungsfälle müssen erfüllt werden?

Ein entscheidender Bestandteil der Erstellung eines Lastenheftes ist die Definition von Anwendungsfällen oder "Cases". Hierbei handelt es sich um konkrete Szenarien, die darstellen, wie die Software in Ihrem Unternehmen genau eingesetzt werden soll. Diese Anwendungsfälle helfen Ihnen dabei, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen besser zu verstehen und zu vermitteln.

Die Definition von Cases sollte auf den Zielen und Anforderungen basieren, die Sie bereits im ersten Schritt Ihrer Auswahl festgelegt haben.

Durch die genaue Definition von Cases stellen Sie sicher, dass Ihre neue HR-Software tatsächlich zur Verbesserung Ihrer Arbeitsprozesse beiträgt und nicht nur eine theoretisch gute Lösung darstellt. Es ermöglicht Ihnen zudem einen klareren Vergleich zwischen verschiedenen Softwareoptionen und hilft Ihnen dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

4. Anbieter suchen

Wo und wie finde ich passende Anbieter?

Sobald Sie Ihre Ziele definiert, Ihr Lastenheft erstellt und Ihre Cases definiert haben, ist es an der Zeit, nach geeigneten Anbietern für HR-Software zu suchen. Aber wo fängt man an und wie findet man die richtigen Anbieter?

Zu Beginn kann eine einfache Online-Recherche hilfreich sein. Suchen Sie mithilfe von Schlüsselwörtern, die mit Ihren spezifischen Anforderungen übereinstimmen, zum Beispiel "HR-Software für KMU" oder "Cloud-basierte HR-Software". Dadurch erhalten Sie eine Liste potenzieller Anbieter.

Eine gute Anlaufstelle sind außerdem unabhängige Vergleichsportale wie beispielsweise OMR Reviews (https://omr.com/de/reviews/category/hr-management) oder Gartner (https://www.gartner.com/reviews/market/cloud-hcm-suites-for-1000-employees), auf denen Sie sich einen guten Überblick über führende Anbieter und wertvolle Kundenrezensionen verschaffen können.

Fachzeitschriften und Branchenpublikationen das Personalmagazin (https://shop.haufe.de/personal-zeitschrift), das FAZ Personaljournal (https://www.faz-personaljournal.de), der Human Resources Manager https://www.humanresourcesmanager.de) oder das Onlinemagazin (https://www.hrjournal.de) können ebenfalls wertvolle Quellen sein. Viele dieser Publikationen führen regelmäßig Vergleichstests von HR-Softwares durch und bieten detaillierte Bewertungen.

Es könnte auch hilfreich sein, sich an Branchenverbände oder Netzwerke zu wenden. Die wichtigsten sind:

• BPM – Bundesverband der Personalmanager
• BAP – Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister e. V.
• DGFP – Deutsche Gesellschaft für Personalführung
• YPN – Young Professional Network

Diese können oft Empfehlungen aussprechen oder Ihnen Kontakte zu anderen Unternehmen bereitstellen, die bereits Erfahrungen mit bestimmten Softwareanbietern gemacht haben.

Ein weiterer guter Weg ist die Teilnahme an Fachmessen und Konferenzen. Veranstaltungen, wie die Zukunft Personal Europe (https://www.zukunft-personal.com/de), DRX – Digital Recruiting Conference & Expo in Düsseldorf (https://drx.net/) oder das HR Festival Europe in Zürich (https://www.hrfestival.ch), bieten oft die Möglichkeit, verschiedene Anbieter persönlich kennenzulernen und ihre Produkte aus erster Hand zu erleben.

Vergessen Sie nicht, Referenzen von potenziellen Anbietern anzufordern. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, Ihnen Kunden zu nennen, die seine Produkte erfolgreich einsetzen.

Letztendlich geht es darum, einen gründlichen Vergleich durchzuführen und sicherzustellen, dass der ausgewählte Anbieter Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen kann. Anhand welcher Kriterien man einen Vergleich ziehen kann, lesen Sie in Teil 2 unseres umfassendes Guides zur HR Software Auswahl.

Macht eine HR Software für Startups Sinn?

Der Bedarf über Umfang der Funktionalitäten von HR Software ist meist abhängig von Größe und Reife des Unternehmens. Bei Startups und kleinen Unternehmen (>20 Mitarbeiter) ist der Aufwand durch wiederkehrende Personalprozesse noch überschaubar und häufig von einer Person abzubilden. Fehlzeiten können noch leicht mit analogen oder Mitteln oder einfachen Excel-Listen überwacht werden. Das ändert sich schnell bei rasch wachsenden Unternehmen.

Doch bereits bei sehr wenigen Mitarbeitern lohnt sich die Basisversion einer HR Software mit automatisierter Lohn- und Gehaltsabrechnung, allein aus Effizienzgründen und durch geringere Fehleranfälligkeit. Zudem gibt es sehr kostengünstige Lösungen, wenn nur wenige Anwender sie nutzen und auch nicht in vollem Leistungsumfang, sodass sich eine HR Software in jedem Falle lohnt.

Häufig ist HR Software (besonders im Software-as-a-Service Bereich) modular aufgebaut. Das erleichtert den Einstieg mittels Grundfunktionen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen benötigt, lassen sich diese einfach dazubuchen ohne signifikanten Mehraufwand.

Mit welchen Funktionen es sich lohnt zu starten und welche je nach Phase des Unternehmens folgen können, zeigt folgende Grafik:

Welche verschiedenen Arten von HR Software gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet sich HR Software in vier Dimensionen.

- On-Premise-Lösungen (verlieren mehr und mehr an Bedeutung)

- Cloud-Lösungen

- Single-point-Lösungen (verlieren mehr und mehr an Bedeutung)

- Integrierte Systeme

Zum einen gibt es Software, die auf bestimmte Teilbereiche von HR wie zum Beispiel die Zeiterfassung spezialisiert ist, sog. Single-point-Lösungen. Zum anderen gibt es integrierte Systeme, die mehrere HR Funktionen kombinieren oder sogar alle Personalaufgaben abdecken. Aus der Historie von HR Software betrachtet, sind diese Systeme in ihren Funktionalitäten immer umfangreicher geworden, sodass sie sich noch einmal in drei Unterbegriffe aufgliedern.

• Single-point-Lösungen = spezialisiert auf bestimmte HR Aufgaben
• Integrierte Systeme
  • HRIS (human resource information systems bzw. Personalinformationssystem) = legt den Fokus auf ein zentrales Datenmanagement aus den HR-Kernprozessen: An- und Abwesenheiten, Lohn, Sozialleistungen, Stammdaten
  • HRMS (Human Resources Management System bzw. Personalverwaltungssystem) = erweiterte den HR Software Begriff um Zusatzfunktionen wie Schulungen, Talentmanagement, Rekrutierung hin zu einer umfassende Software-Suite
  • HCM (human capital management bzw. Personalmanagement) = ist der moderne Begriff für All-in-One-HR Software Lösungen, die die ganze Bandbreite von HR abdecken, bis hin zu strategischer Personalplanung und -modellierung, Leistungsmanagement

Außerdem gibt es spezialisierte HR Softwarelösungen für bestimmte Branchen, wie z.B. die Gesundheitsbranche, das Bildungswesen oder öffentliche Einrichtungen, die genau auf deren spezielle Bedürfnisse zugeschnitten sind.

https://hrpuls.de/blog/die-richtige-hr-software-finden-faqs

Hier ein tabellarischer Überblick über Vor- und Nachteile beider Modelle: