in Köln vom 10.09. bis 12.09.2024 in Halle 4.2 Stand F.12
Whistleblowing im Unternehmen: Die Rolle der HR-Abteilung
Während Whistleblowing einst als riskantes und oft negatives Verhalten angesehen wurde, erkennen immer mehr Unternehmen heute seinen Wert als Instrument zur Aufdeckung und Bekämpfung von Fehlverhalten innerhalb der Organisation. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den verschiedenen Aspekten des Whistleblowings im Unternehmenskontext befassen und zeigen, wie Personalabteilungen zur Förderung einer offenen und transparenten Unternehmenskultur beitragen können.
Was ist Whistleblowing?
Whistleblowing, im deutschen als "Hinweisgeber" übersetzt, bezeichnet das Aufdecken von Missständen oder Fehlverhalten innerhalb einer Organisation durch einen Insider. Dies kann rechtswidriges Verhalten, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien, unethisches Verhalten oder jede andere Art von schädlichem Verhalten umfassen.
Warum ist Whistleblowing wichtig? Es dient als wertvolles Werkzeug zur Identifizierung und Beseitigung von Fehlverhalten, das sonst unentdeckt bleiben könnte. In Unternehmen kann das Aufdecken solcher Missstände helfen, finanzielle Verluste zu vermeiden, die Reputation des Unternehmens zu schützen und ein sicheres und ethisches Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.
Die rechtlichen Aspekte des Whistleblowings
In Deutschland schützt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Arbeitnehmer vor Benachteiligungen, wenn sie auf Missstände hinweisen. Darüber hinaus hat die EU-Whistleblower-Richtlinie für den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, den rechtlichen Rahmen für Hinweisgeber in der gesamten EU gestärkt.
Seit 2. Juli 2023 ist zudem in Deutschland das sog. Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten.
Diese Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, interne Meldemechanismen einzurichten und sicherzustellen, dass Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind. Das Gesetz legt fest, wer als Hinweisgeber definiert ist, wie Kanäle eingerichtet und mit welchen Fristen auf Meldungen reagiert werden müssen. Detailliertes zum Hinweisgeberschutzgesetz lesen Sie in unserem Artikel hierzu.
Die Rolle der Personal- und Compliance-Abteilung
Welche Regeln im Unternehmen gelten, liegt im Aufgabenbereich der Compliance-Abteilung oder des Compliance-Verantwortlichen. Dazu zählt das Aufsetzen und Überprüfen eines Code of Conduct sowie einer Compliance-Strategie, die alle Managementebenen umfasst.
Als Vermittler zwischen Mitarbeitern und dem Management ist jedoch die Personalabteilung oft der erste Anlaufpunkt für Mitarbeiter, die Bedenken äußern oder Fehlverhalten melden möchten. Sie haben den direkten Kontakt zu den Angestellten. Daher muss das Human Resource Team sicherstellen, dass sie einen sicheren und vertraulichen Kanal für solche Meldungen bietet. Es ist ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass alle gemeldeten Bedenken angemessen untersucht und beantwortet werden (s. Hinweisgeberschutzgesetz).
Bevor es überhaupt zu Meldungen kommen kann, dem HR-Teams die Verantwortung zu, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter das Gefühl haben, sie können Fehlverhalten melden, ohne Angst vor Repressalien oder Diskriminierung haben zu müssen. Dies erfordert das Entwerfen und Implementieren von Richtlinien und Schulungen, um über die Compliance-Richtlinien im Unternehmen aufzuklären und eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens zu fördern. Man spricht häufig von einer Speak-up-Kultur.
Wie HR Whistleblowing-Verfahren implementiert
Der erste Schritt besteht darin, sich detailliert mit den Richtlinien des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vertraut zu machen. Des weiteren sollte das Wissen dazu an die Belegschaft in Form von Schulungen weitergetragen werden. Mitarbeiter müssen darüber informiert sein, was ihre Rechte und Pflichten sind und wohin sie sich mit Meldungen richten können. Es muss klar kommuniziert werden, dass Whistleblower nicht nur durch den Code of Conduct des Unternehmens, sondern insbesondere durch den rechtlichen Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetz vor Repressalien geschützt sind.
Schließlich ist die Einrichtung eines sicheren, vertraulichen Hinweisgebersystems oberste Priorität. Allen Mitarbeitern des Unternehmens müssen entsprechende Meldekanäle frei und DSGVO-konform zugänglich sein. Am einfachsten lässt sich ein solcher Kanal in ein bestehendes HR System oder dem Intranet integrieren.
Die Personalabteilung hat einen Meldebeauftragen zu bestimmen, der diese Hinweisgeberkanäle in regelmäßigen Abständen überprüft und etwaige Meldungen fristgerecht bearbeitet. Geht ein Hinweis ein, muss zügig reagiert werden. Im Unternehmen startet nun das Compliance-Verfahren. Der Gesetzgeber gibt hier klare Rahmenbedingungen vor: Eine Eingangsbestätigung der Meldung ist innerhalb von 7 Tagen, eine Rückmeldung zu Ergebnis und Konsequenzen des Verstoßes innerhalb von 3 Monaten dem Hinweisgeber zu senden. Über das Hinweisgebersystem kann das HR Team den Whistleblower auch emotional durch den Prozess begleiten und Ängste vor Vergeltungsmaßnahmen aus dem Weg räumen.
