Digitale Entgelt- & Personalakte ab 2027: Pflichten, Risiken und Chancen für Unternehmen

1. Digitale Personalakte und gesetzliche Pflicht ab 2027

Was bislang für viele Unternehmen als zukunftsorientierte Option galt, wird in weniger als zwei Jahren zur gesetzlichen Pflicht:

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen ausschließlich digital führen und revisionssicher aufbewahren. Grundlage dafür sind unter anderem die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie das siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV).

Für viele HR- und Payroll-Teams markiert diese Regelung einen echten Wendepunkt. Denn auch wenn aktuell noch Papierakten oder hybride Ablagestrukturen zulässig sind, endet diese Übergangsphase spätestens am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen der gesetzliche Regelfall. Papierbasierte Entgeltakten erfüllen die Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung dann nicht mehr.

Von der Empfehlung zur Verpflichtung

Schon heute zeigen sich klare Tendenzen: Gesetzgeber, Sozialversicherungsträger und Prüfbehörden treiben die Digitalisierung konsequent voran. Die elektronische Betriebsprüfung (eBVP) der Deutschen Rentenversicherung ist längst etabliert, und auch andere staatliche Stellen setzen zunehmend auf vollständig digitale Prozesse. Die neue Gesetzgebung ist daher kein überraschender Einschnitt, sondern der logische nächste Schritt.

Viele Unternehmen unterschätzen jedoch den Umfang der Umstellung. Denn es geht nicht nur darum, Dokumente einzuscannen oder PDFs abzulegen. Gefordert ist eine vollständig digitale, revisionssichere und jederzeit prüfbare Ablage, die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Verfügbarkeit erfüllt.

Warum 2027 näher ist, als es scheint

Auf den ersten Blick wirkt der Stichtag noch weit entfernt. In der Praxis bleibt jedoch wenig Zeit. Die Einführung einer digitalen Entgelt- oder Personalakte ist kein kurzfristiges IT-Projekt, sondern ein unternehmensweites Vorhaben, das HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat und häufig auch externe Dienstleister einbindet.

Wer spät mit der Umsetzung beginnt, riskiert:

• Zeitdruck bei der Digitalisierung von Altakten
• steigende Projektkosten
• fehlende Prüffähigkeit bei Betriebsprüfungen
• operative Engpässe in HR und Payroll

Unternehmen, die frühzeitig starten, verschaffen sich dagegen Planungssicherheit, senken Risiken und profitieren oft schon vor 2027 von effizienteren HR-Prozessen.

2. Warum die digitale Entgeltakte für Unternehmen unverzichtbar ist

Die Verpflichtung zur digitalen Führung von Entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen ab 2027 ist kein einzelnes isoliertes Gesetz, sondern das Ergebnis mehrerer aufeinander aufbauender gesetzlicher Regelungen. Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Zusammenhänge zu verstehen, um rechtssicher und prüffähig zu bleiben.

Im Zentrum stehen dabei die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie das 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Ergänzt werden diese durch weitere Vorgaben aus Steuer-, Datenschutz- und Handelsrecht.

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) als zentrale Grundlage

Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, wie Arbeitgeber ihre Pflichten im Zusammenhang mit der Sozialversicherung zu erfüllen haben. Besonders relevant ist hierbei § 8 Abs. 2 BVV, der die elektronische Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen vorschreibt.

Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen künftig vollständig elektronisch so führen, dass die Unterlagen vollständig, unveränderbar, verfügbar und für Prüfungen geeignet sind. Papierbasierte Ablagen oder hybride Modelle erfüllen diese Anforderungen ab 2027 nicht mehr.

Die BVV ist damit die maßgebliche rechtliche Grundlage für die sogenannte digitale Entgeltakte. Sie definiert nicht nur das Ob, sondern indirekt auch das Wie:
Unterlagen müssen so gespeichert sein, dass sie bei Prüfungen jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sind.

Rolle der Deutschen Rentenversicherung und der eBVP

Die praktische Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Die DRV greift dabei auf digital bereitgestellte Entgeltunterlagen zu.

Ab 2027 gilt:

• Entgeltunterlagen müssen digital vorliegen,
• sie müssen strukturierter Bestandteil eines elektronischen Systems sein,
• und sie müssen ohne Medienbrüche für Prüfzwecke bereitgestellt werden können.

Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, gelten als nicht prüffähig – mit entsprechenden rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Das 7. Gesetz zur Änderung des SGB IV: Digitale Entgeltunterlagen als Standard

Die BVV wird durch das siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) ergänzt und konkretisiert. Dieses Gesetz schafft die rechtliche Grundlage dafür, dass Entgeltunterlagen künftig ausschließlich elektronisch geführt werden dürfen.

Ein zentraler Punkt: Ab dem 1. Januar 2027 ist eine hybride Aufbewahrung – also teilweise digital, teilweise in Papierform – nicht mehr zulässig. Die digitale Führung wird zum verbindlichen Standard.

Wichtig für Unternehmen:

• Die bisher mögliche Befreiung von der digitalen Führung endet endgültig am 31. Dezember 2026.
• Ab 2027 besteht kein Ermessensspielraum mehr für analoge Lösungen.

Damit wird klar: Die digitale Entgeltakte ist keine freiwillige Modernisierungsmaßnahme, sondern eine gesetzliche Pflicht.

Abgrenzung und Zusammenspiel mit weiteren Vorschriften

Neben BVV und SGB IV greifen weitere Regelwerke, die Unternehmen bei der Umsetzung berücksichtigen müssen:

Steuer- und Aufbewahrungsrecht

• § 147 Abgabenordnung (AO): Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen und elektronischer Archivierung
• GoBD: Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen

Datenschutzrecht - DSGVO & BDSG:

• Zweckbindung und Datenminimierung
• Zugriffsbeschränkungen
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
• Schutz besonders sensibler personenbezogener Daten

Diese Vorschriften machen deutlich: Eine einfache Dateiablage oder ein Netzlaufwerk reicht nicht aus. Erforderlich sind professionelle Dokumentenmanagement- oder HR-Systeme, die alle gesetzlichen Anforderungen technisch abbilden können.

Was der gesetzliche Rahmen für Unternehmen konkret bedeutet

Zusammengefasst ergibt sich ab 2027 ein klarer rechtlicher Rahmen:

• Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen digital geführt werden
• Die Aufbewahrung muss revisionssicher, vollständig und prüffähig sein
• Papierakten und Mischlösungen sind nicht mehr zulässig
• Prüfungen durch die DRV erfolgen ausschließlich auf digitaler Basis

Für Unternehmen bedeutet das: Die Frage lautet nicht mehr ob digitalisiert wird, sondern wie schnell und wie sauber die Umstellung erfolgt.

3. Status quo: Papierakte vs. digitale Ablage in deutschen Unternehmen

Die digitale Entgeltakte wird ab 2027 zur Pflicht – doch viele Unternehmen fragen sich: Was gilt eigentlich heute, und welche Änderungen kommen auf uns zu?

Status quo: Papierakten und hybride Lösungen

Bislang sind Unternehmen in Deutschland nicht verpflichtet, ihre Personalakten vollständig digital zu führen. Viele HR-Abteilungen arbeiten daher noch mit:

• klassischen Papierakten,
• hybriden Ablagen (eine Mischung aus Papier und digital) oder
• einfachen PDF-Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken.

Bereits seit 2022 gibt es jedoch für bestimmte Dokumente, etwa Nachweise zur Elternschaft oder zum Studentenstatus, eine digitale Bereitstellungspflicht. Viele Unternehmen haben daher bereits erste digitale Prozesse implementiert, ohne dass die vollständige Digitalisierung vorgeschrieben wäre.

Der Wendepunkt ab 1. Januar 2027

Mit Inkrafttreten des 7. SGB IV-Änderungsgesetzes und der Beitragsverfahrensverordnung (§ 8 Abs. 2 BVV) ändert sich das Spiel grundlegend:

1. Pflicht zur digitalen Führung:
   Ab 2027 müssen alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen digital geführt werden. Papierbasierte Ablagen oder Mischsysteme erfüllen dann nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen.
2. Revisionssicherheit und Prüffähigkeit:
   Dokumente müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar sein – besonders im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (eBVP) durch die Deutsche Rentenversicherung.
3. Abschaffung der Übergangsfrist:
   Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen noch teilweise papierbasiert arbeiten. Danach erfüllen papierbasierte oder hybride Entgeltakten die gesetzlichen Anforderungen der BVV nicht mehr.
4. Keine Ausnahmen:
   Die gesetzlichen Anforderungen gelten branchenübergreifend für alle Arbeitgeber, die Entgeltunterlagen nach der BVV führen müssen.

Konsequenzen für HR- und Payroll-Teams

Für HR- und Payroll-Verantwortliche bedeutet die neue Regelung:

• Papierakten werden unzureichend: Manuelle Ablagen erfüllen ab 2027 keine Compliance-Anforderungen mehr.
• Hybridmodelle reichen nicht aus: Auch teilweise digitale Ablagen sind nach dem Stichtag nicht mehr zulässig.
• Planung ist entscheidend: Eine rechtzeitige Einführung der digitalen Entgeltakte spart Zeit, Kosten und minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen.

Unternehmen, die frühzeitig handeln, können die Digitalisierung Schritt für Schritt umsetzen – inklusive Schulung der Mitarbeitenden, Integration in bestehende HR-Systeme und Aufbau von Self-Service-Portalen. Wer abwartet, riskiert zeitlichen Druck, höhere Projektkosten und Compliance-Verstöße.

4. Digitale Entgeltakte ab 2027: Diese Unterlagen und Anforderungen sind verpflichtend

Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen ausschließlich digital zu führen. Papierakten oder hybride Ablagesysteme erfüllen die gesetzlichen Vorgaben dann nicht mehr.

Die Pflicht zur digitalen Entgeltakte betrifft dabei nicht nur die Art der Aufbewahrung, sondern auch Struktur, Prüfbarkeit, Revisionssicherheit und Datenschutz.

Welche Unterlagen ab 2027 digital geführt werden müssen

Die digitale Entgeltakte umfasst alle Dokumente, die für die Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfungen relevant sind. Dazu gehören insbesondere:

Entgelt- und abrechnungsrelevante Dokumente

• Lohn- und Gehaltskonten inklusive Abrechnungen
• Lohnsteuerdaten und Sozialversicherungsnachweise
• Urlaubs-, Stunden- und Zuschlagskonten
• Überstunden
• Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge
• Nachweise zu Mehrarbeit und Zeitausgleich

Diese Unterlagen bilden die Grundlage für die korrekte Entgeltabrechnung und stehen im Fokus der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (eBVP).

Sozialversicherungsrelevante Unterlagen

Auch alle Nachweise mit Bezug zur Sozialversicherung müssen digital vorliegen, unter anderem:

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
• Nachweise zur Versicherungspflicht oder -befreiung
• Werkstudentenbescheinigungen
• Nachweise über Elternschaft oder Staatsangehörigkeit
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Fehlen diese Unterlagen in digitaler, strukturierter Form, gelten Unternehmen ab 2027 als nicht prüffähig.

Verträge, Bescheide und prüfungsrelevante Dokumente

Ebenfalls Teil der digitalen Entgeltakte sind:

• Arbeits-, Ausbildungs- und Änderungsverträge (sofern entgeltrelevant)
• Bescheide der Rentenversicherung, Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften
• Prüfungsunterlagen für Betriebsprüfungen
• Dokumentationen zu Abrechnungsfehlern, Korrekturen oder Nachzahlungen

Zentrale Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Die gesetzliche Pflicht geht deutlich über das bloße Einscannen von Papierakten hinaus. Alle genannten Unterlagen müssen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen.

Revisionssicherheit

Digitale Entgeltunterlagen müssen:

• unveränderbar gespeichert werden,
• vollständig und lückenlos vorliegen,
• zeitnah archiviert werden,
• jederzeit abrufbar sein – insbesondere für Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung.

Diese Anforderungen ergeben sich unter anderem aus § 8 Abs. 2 BVV sowie den GoBD-Vorgaben. Klassische Netzlaufwerke oder einfache PDF-Ablagen sind dafür nicht ausreichend.

Maschinelle Auswertbarkeit und Prüffähigkeit

Damit Betriebsprüfungen effizient und digital durchgeführt werden können, müssen Entgeltunterlagen:

• strukturiert und standardisiert abgelegt sein,
• in einer Form vorliegen, die eine elektronische Prüfung ohne Medienbruch ermöglicht,
• ohne Medienbrüche verarbeitet werden können,
• Schnittstellen zu HR-, Payroll- und Buchhaltungssystemen bieten.

Ziel ist eine vollständig digitale, prüffähige Entgeltakte ohne manuelle Nacharbeit.

Elektronische Signaturen

Wer Arbeitsverträge ab 2027 elektronisch abschließt, muss bei befristeten Verträgen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwenden (§ 14 TzBfG). Unbefristete Arbeitsverträge können weiterhin formfrei geschlossen werden. Empfangsbestätigungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die elektronische Signatur stellt sicher, dass Dokumente rechtlich verbindlich und revisionssicher sind.

Datenschutz und Zugriffskontrolle

Digitale Entgeltakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Systeme:

• rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffe ermöglichen,
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen automatisiert steuern,
• sensible Daten verschlüsselt speichern,
• alle Zugriffe und Änderungen lückenlos protokollieren.

So werden die Anforderungen aus DSGVO und BDSG zuverlässig erfüllt.

Technische Mindestanforderungen an Systeme

Für eine gesetzeskonforme Umsetzung benötigen Unternehmen ein professionelles Dokumentenmanagement- oder HR-System, das:

• DSGVO- und GoBD-konform ist,
• revisionssichere Archivierung bietet,
• Workflows für Genehmigungen, Fristen und Erinnerungen unterstützt,
• Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Self-Service-Portalen hat,
• leistungsfähige Such- und Reporting-Funktionen bereitstellt.

Ohne ein geeignetes System sind Unternehmen ab 2027 nicht prüffähig und setzen sich unnötigen Risiken aus.

Praxistipps zur digitalen Akte für HR-Teams

• Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen heute noch in Papierform vor?
• Priorisierung: Welche Dokumente werden bei Betriebsprüfungen besonders häufig angefordert?
• Systemauswahl: Frühzeitig DSGVO- und GoBD-konforme Lösungen evaluieren.
• Schulung: Mitarbeitende früh einbinden, um Fehler in der digitalen Ablage zu vermeiden.

5. Risiken beim Zuwarten: Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Viele Unternehmen neigen dazu, die Umstellung auf die digitale Entgeltakte aufzuschieben. Dieses Zuwarten kann jedoch erhebliche Risiken mit sich bringen – sowohl rechtlich als auch operativ und finanziell.

Rechtliche Risiken

Ab 2027 gelten Unternehmen als nicht prüffähig, wenn Entgeltunterlagen nicht digital, revisionssicher und prüfbar vorliegen. Die Folgen können sein:

• Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) führen zu Verzögerungsgeldern oder Nachforderungen
• Sanktionen wegen Nichteinhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, BVV §8, GoBD)
• Reputationsrisiken gegenüber Aufsichtsbehörden, Geschäftsführung oder Gesellschaftern
• Erhöhte Haftungsrisiken für HR- und Payroll-Verantwortliche

Finanzielle Risiken

Wer erst kurz vor dem Stichtag beginnt, die digitale Entgeltakte einzuführen, muss mit deutlich höheren Kosten rechnen:

• Altakten-Digitalisierung unter Zeitdruck
• Aufwändige Umstellung bestehender Prozesse in HR, Payroll und IT
• Externe Dienstleister müssen oft kurzfristig einspringen
• Projektverzögerungen führen zu Mehrausgaben und erhöhtem Ressourcenbedarf

Studien und Praxiserfahrungen zeigen: Unternehmen, die erst spät starten, müssen mit deutlich höheren Kosten rechnen als Unternehmen, die frühzeitig strukturiert vorgehen.

Die Kosten des Zuwartens:

Wer die Einführung der digitalen Entgeltakte aufschiebt, riskiert:

1. Rechtliche Probleme bei Prüfungen und Sanktionen
2. Höhere Kosten für Last-Minute-Projekte und externe Unterstützung
3. Operative Engpässe in HR, Payroll und IT

Unternehmen, die frühzeitig planen und systematisch digitalisieren, vermeiden diese Risiken und schaffen gleichzeitig die Grundlage für effiziente, zukunftsfähige HR-Prozesse.

Operative Risiken

Neben rechtlichen und finanziellen Folgen drohen auch operative Herausforderungen:

• HR-Teams stehen unter massivem Zeitdruck, um Dokumente rechtzeitig zu digitalisieren
• Schulungen für Mitarbeitende und Betriebsrat können nicht mehr effizient geplant werden
• Fehleranfälligkeit steigt, z. B. bei unvollständiger oder falscher Dokumentation
• Prozesse brechen zusammen, wenn Self-Service, Workflows oder Genehmigungen nicht rechtzeitig implementiert werden

Die Folge: Stress, Ineffizienz und potenziell Compliance-Verstöße im Tagesgeschäft.

6. Chancen der digitalen Entgeltakte: Effizienz, Sicherheit und Transparenz

Für viele Unternehmen klingt die digitale Entgeltakte zunächst nach zusätzlichem Aufwand. Tatsächlich bietet die digitale Personalakte jedoch enorme Chancen, HR-Prozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. Unternehmen, die frühzeitig auf die digitale Lösung setzen, verwandeln die gesetzliche Pflicht in einen strategischen Vorteil.

Effizienzsteigerung & Prozessoptimierung

Die digitale Personalakte reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Klassische Papierakten erfordern:

• manuelles Suchen und Ablegen von Dokumenten,
• manuelle Genehmigungen und Unterschriftenprozesse,
• zeitraubende Rückfragen von Mitarbeitenden oder Prüfern.

Digitale Systeme ermöglichen dagegen:

• Zentrale Ablage: Alle Unterlagen – von Lohnabrechnungen über Arbeitsverträge bis zu Sozialversicherungsnachweisen – liegen an einem Ort, durchsuchbar und versioniert.
• Automatisierte Workflows: Fristen, Genehmigungen und Erinnerungen laufen automatisch, Fehler werden reduziert.
• Self-Service-Portale: Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Bescheinigungen direkt abrufen, ohne HR zu belasten.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden musste früher rund 50 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Lohnnachweisen aufwenden. Mit einer digitalen Personalakte reduzierte sich dieser Aufwand auf weniger als 10 Stunden. Das entspricht einer Zeitersparnis von 80 % – HR-Mitarbeitende können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Compliance & Rechtssicherheit

Die digitale Personalakte bietet starke Compliance-Vorteile:

• Revisionssichere Ablage: Dokumente sind unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar.
• Prüffähigkeit: Alle Unterlagen können jederzeit für die DRV eBVP bereitgestellt werden.
• Datenschutzkonform: Zugriffskontrollen, Audit-Trails und verschlüsselte Speicherung erfüllen DSGVO- und BDSG-Anforderungen.
• Elektronische Signaturen: Arbeitsverträge und Bescheide können sicher digital signiert werden (FES oder QES).

Transparenz & strategische HR-Nutzung

Die digitale Personalakte ermöglicht transparente und nachvollziehbare HR-Prozesse:

• Zentrale Übersicht: Verträge, Abwesenheiten, Gehaltsdaten und Zusatzleistungen sind jederzeit einsehbar.
• Datenanalyse: Gehaltsentwicklungen, Befristungsquoten, Urlaubsstatistiken oder Qualifikationsprofile lassen sich direkt auswerten, ohne manuelle Excel-Tabellen.
• Effizienzsteigerung: HR-Teams können schnell Entscheidungen treffen, z. B. bei Nachverhandlungen, Beförderungen oder Mitarbeitergesprächen.

Zukunftssicherheit & Skalierbarkeit

Mit der digitalen Entgeltakte schaffen Unternehmen die Basis für zukunftsfähige HR-Prozesse:

• Systemintegration: Die Personalakte lässt sich nahtlos mit Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Onboarding-Tools und Self-Service-Portalen verbinden.
• Flexibilität: Änderungen im Gesetz oder neue Compliance-Anforderungen lassen sich leichter umsetzen.
• Skalierbarkeit: HR-Prozesse bleiben auch bei Wachstum oder Fusionen effizient.

Handlungstipps: Pflicht wird zur Chance

Um die Chancen der digitalen Personalakte optimal zu nutzen, sollten Unternehmen:

1. Frühzeitig starten: Beginne mindestens 12 Monate vor dem Stichtag, um Stress und Last-Minute-Kosten zu vermeiden.
2. Bestandsaufnahme durchführen: Welche Dokumente liegen analog, welche bereits digital vor?
3. Geeignetes System wählen: DSGVO- und GoBD-konform, revisionssicher, mit Workflow- und Self-Service-Funktionalitäten.
4. Workflows und Rollen definieren: Wer darf was einsehen oder bearbeiten? Welche Fristen gelten?

Die digitale Personalakte ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie:

• reduziert den administrativen Aufwand,
• erhöht Transparenz und Compliance,
• ermöglicht datenbasierte HR-Entscheidungen,
• sichert Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit.

Unternehmen, die jetzt handeln, verwandeln die digitale Entgeltakte in einen strategischen Vorteil, sparen Zeit, minimieren Risiken und gestalten moderne HR-Prozesse, die über 2027 hinauswirken.

7. Umsetzungsfahrplan für Unternehmen: So gelingt die digitale Entgeltakte

Der Stichtag 1. Januar 2027 für die digitale Führung von Entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen rückt näher. Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt startet, kann die Umstellung stressfrei, effizient und revisionssicher gestalten. Ein klarer 12-Monats-Fahrplan bietet Struktur, minimiert Risiken und sichert die Compliance.

Monate 1–2: Analyse & Bestandsaufnahme

Der erste Schritt ist eine gründliche Bestandsaufnahme:

• Alle relevanten Dokumente identifizieren: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeits- und Ausbildungs­verträge, Nachweise der Krankenkassen, Elternschaftsnachweise, Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht usw.
• Prüfen, welche Unterlagen bereits digital vorliegen und welche papierbasiert archiviert sind.
• Die eingesetzten HR-, Payroll- und Zeiterfassungssysteme analysieren, um Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Eine strukturierte Ablageordnung planen, die sowohl die gesetzlichen Anforderungen (BVV, GoBD, eBVP) als auch die internen HR-Workflows abbildet.

Praxis-Tipp: Erstelle eine Projektmatrix, in der Dokumententypen, Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen und den digitalen Status erfasst sind. So entsteht ein klarer Überblick für die gesamte Umsetzung.

Monate 2–3: Systemauswahl & rechtliche Prüfung

Im zweiten Schritt geht es um die Auswahl eines geeigneten Systems:

• DMS oder HR-Software wählen, die DSGVO- und GoBD-konform ist, revisionssichere Ablage unterstützt und maschinelle Auswertbarkeit ermöglicht.
• Prüfen, ob Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Self-Service-Portalen oder Collaboration-Tools vorhanden sind.
• Implementierung elektronischer Signaturen planen: fortgeschrittene Signaturen (FES) für unbefristete Arbeitsverträge, qualifizierte Signaturen (QES) für befristete Verträge.
• Rechtliche Anforderungen abgleichen, insbesondere die Prüffähigkeit für die DRV eBVP.

Praxis-Tipp: Nutze Testlizenzen, um Workflows, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit zu prüfen, bevor die Software unternehmensweit eingeführt wird.

Monate 3–6: Implementierung & Rollout

Nun beginnt die technische und organisatorische Umsetzung:

• Dokumente digitalisieren: Papierunterlagen werden eingescannt, bereits digitale Dateien werden konsolidiert.
• Workflows einrichten: Genehmigungen, Fristen, Self-Service-Funktionalitäten konfigurieren.
• Berechtigungen vergeben: Rollenbasierte Zugriffe für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende sicherstellen.
• Schulungen durchführen: HR-Team, Führungskräfte und Mitarbeitende auf das neue System vorbereiten.

Praxis-Tipp: Teste zunächst einen Pilotbereich (z. B. eine Abteilung), um Prozesse zu optimieren, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.

Monate 6–10: Testphase & Optimierung

Vor dem Go-Live sollten alle Prozesse intensiv getestet werden:

• Probelauf: Alle Abläufe – von der Dokumentenablage über Genehmigungen bis zu Self-Service-Anfragen – simulieren.
• Fehler identifizieren: Unvollständige Ablagen, falsche Berechtigungen oder Signaturprobleme beheben.
• Feedback einholen: HR-Team und Mitarbeitende prüfen die Benutzerfreundlichkeit und Klarheit der Prozesse.
• Optimierung: Workflows, Ordnerstruktur und Schnittstellen anpassen, um maximale Effizienz zu erreichen.

Praxis-Tipp: Nutze diese Phase, um auch Altakten zu digitalisieren, sodass alle relevanten Dokumente vor 2027 vollständig verfügbar sind.

Monate 10–12: Go-Live & kontinuierliche Nutzung

Der finale Schritt ist die vollständige Umsetzung und Übergabe:

• Alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen liegen digital, revisionssicher und prüfungsfähig vor.
• Monitoring: Laufende Kontrolle von Workflows, Zugriffsrechten und Löschfristen.
• Mitarbeitende informieren, wie Self-Service genutzt wird, und neue Dokumente direkt digital ablegen.
• Kontinuierliche Optimierung sicherstellen, um Prozesse langfristig effizient zu halten.

Praxis-Tipp: Halte eine Checkliste für DRV eBVP bereit, um jederzeit prüfungsfähig zu sein.

Fazit

Mit diesem klaren 12-Monats-Fahrplan können Unternehmen:

• rechtzeitig und revisionssicher digitalisieren,
• Last-Minute-Stress und hohe Kosten vermeiden,
• HR-Prozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher gestalten,
• gesetzliche Anforderungen ab 2027 sicher erfüllen.

Wer frühzeitig startet, verwandelt die gesetzliche Pflicht zur digitalen Entgeltakte in einen strategischen Vorteil und schafft die Basis für skalierbare, transparente und moderne HR-Prozesse.

8. Fazit & Handlungsempfehlung: Jetzt die digitale Personalakte umsetzen

Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 ist unumgänglich. Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute noch auf Papier oder Mischlösungen setzt, riskiert hohe Kosten, organisatorischen Aufwand und mögliche Sanktionen bei Betriebsprüfungen. Gleichzeitig eröffnet die Digitalisierung von HR-Prozessen enorme Chancen für Effizienz, Compliance und Transparenz.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

• Gesetzliche Pflicht ab 2027: Alle Entgeltunterlagen müssen digital, revisionssicher und prüfungsfähig abgelegt werden. Dazu zählen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise und weitere prüfungsrelevante Dokumente.
• Vorteile der digitalen Personalakte: Effizienzsteigerung durch zentrale Ablage, automatisierte Workflows, Self-Service-Portale für Mitarbeitende, transparente Prozesse und verbesserte Datenanalyse.
• Risiken bei Zuwarten: Wer die Digitalisierung aufschiebt, steht vor hohem Projektaufwand, höheren Kosten und Prüfungsrisiken. Eine verspätete Umstellung kann bis zu dreimal teurer sein als eine frühzeitige Planung.
• Praxisnahe Umsetzung: Ein 12-Monats-Fahrplan – von Analyse über Systemauswahl, Implementierung, Testphase bis Go-Live – sorgt dafür, dass Unternehmen rechtzeitig und strukturiert umstellen.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen:

1. Jetzt starten: Beginne sofort mit der Bestandsaufnahme und Analyse der vorhandenen HR-Dokumente.
2. Geeignetes System wählen: Achte auf DSGVO- und GoBD-Konformität, elektronische Signaturen und Schnittstellen zu Payroll, Zeiterfassung und Self-Service-Portalen.
3. Prozesse und Workflows definieren: Rollenbasierte Berechtigungen, Fristen, Genehmigungen und Self-Service-Funktionen planen.
4. Pilotphase durchführen: Testlauf in einem Bereich, um Workflows, Ablage und Signaturprozesse zu optimieren.
5. Schulung und Change Management: Mitarbeitende frühzeitig einbinden, um Akzeptanz und reibungslose Nutzung sicherzustellen.
6. Kontinuierliche Optimierung: Auch nach Go-Live Prozesse überwachen, Feedback einholen und Ablagen laufend anpassen.

Fazit

Die digitale Personalakte ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein strategischer Hebel für moderne HR-Prozesse. Unternehmen, die frühzeitig handeln:

• reduzieren Aufwand und Kosten,
• sichern Compliance und Prüfungsfähigkeit,
• steigern Effizienz und Transparenz,
• schaffen ein digitales Fundament für zukunftsfähiges HR-Management.

Die Zeit bis 2027 ist begrenzt – je früher die Umstellung startet, desto leichter, sicherer und kosteneffizienter gelingt der Übergang. Wer jetzt handelt, verwandelt die gesetzliche Pflicht in einen klaren Wettbewerbsvorteil für HR und Unternehmensprozesse.

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