Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Definition & Ablauf

Kurz erklärt: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist das digitale Verfahren, mit dem Arztpraxen und Krankenhäuser Krankschreibungen direkt an die gesetzlichen Krankenkassen übermitteln. Arbeitgeber rufen die Daten anschließend elektronisch bei der Krankenkasse ab, statt wie früher auf den "gelben Schein" in Papierform zu warten. Für Arbeitgeber ist der elektronische Abruf seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend.

Das Wichtigste zur eAU in Kürze

• Die eAU ersetzt die Papier-AU-Bescheinigung im Verhältnis zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber – nicht die Meldepflicht der Beschäftigten.
• Rechtsgrundlage ist das Gesetz für eine bessere Versorgung durch Digitalisierung und Innovation (Digitale-Versorgung-Gesetz, DVG) von 2019, das §§ 5, 109 SGB IV geändert hat.
• Die Einführung erfolgte zweistufig: Arbeitnehmerverfahren seit 1. Oktober 2021 (Arzt meldet an Krankenkasse) und Arbeitgeberverfahren seit 1. Januar 2023 (Arbeitgeber ruft aktiv ab).
• Beschäftigte müssen sich weiterhin unverzüglich krankmelden und die voraussichtliche Dauer mitteilen – diese Anzeigepflicht nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) entfällt durch die eAU nicht.
• Ausnahmen gelten unter anderem für privat Krankenversicherte, Minijobs in Privathaushalten, Auslandserkrankungen und Bescheinigungen von Privatärzten.
• Seit 1. Januar 2025 sind auch Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen an das eAU-Verfahren angebunden.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ist der digitale Nachfolger der klassischen Krankschreibung auf Papier, im Volksmund lange als "gelber Schein" bekannt. Stellt eine Ärztin oder ein Arzt eine Arbeitsunfähigkeit fest, übermittelt die Praxis die Daten elektronisch an die zuständige gesetzliche Krankenkasse des Beschäftigten. Der Arbeitgeber ruft diese Daten wiederum selbst oder über einen Dienstleister – etwa die Entgeltabrechnung, ein Zeiterfassungssystem oder eine HR-Software – bei der Krankenkasse ab.

Übermittelt werden dabei nur die für die Entgeltfortzahlung relevanten Informationen: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung sowie die Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt und ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall vorliegen. Diagnosedaten werden nicht übertragen und sind für Arbeitgeber grundsätzlich nicht einsehbar.

Rechtliche Grundlagen und Zeitleiste

Grundlage der eAU ist das 2019 verabschiedete Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG), das die elektronische Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten in § 109 SGB IV sowie in den Vorschriften zur Entgeltfortzahlung verankert hat. Die Umsetzung erfolgte in zwei klar getrennten Stufen, die in der Praxis häufig verwechselt werden:

• 1. Oktober 2021 – Arbeitnehmerverfahren: Arztpraxen übermitteln die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Beschäftigte erhalten weiterhin einen Papierausdruck für den Arbeitgeber.
• 1. Januar 2023 – Arbeitgeberverfahren: Arbeitgeber sind verpflichtet, die AU-Daten aktiv und elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Der Papierausdruck für den Arbeitgeber entfällt grundsätzlich.
• 1. Januar 2025 – Erweiterung: Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen werden in das eAU-Verfahren einbezogen, sofern GKV oder gesetzliche Rentenversicherung Leistungsträger sind.

Seit Januar 2023 gilt die eAU somit für alle Arbeitgeber verpflichtend – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wie läuft der eAU-Prozess ab?

1. Krankmeldung durch den Beschäftigten: Der oder die Beschäftigte meldet sich unverzüglich beim Arbeitgeber krank und teilt die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit mit. Diese Pflicht aus § 5 Abs. 1 EFZG besteht unabhängig von der eAU fort.
2. Ärztliche Feststellung: Die Arztpraxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und erstellt die eAU-Daten im Praxisverwaltungssystem.
3. Digitale Übermittlung an die Krankenkasse: Die Praxis sendet die Daten verschlüsselt über einen KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) an die Krankenkasse des Beschäftigten.
4. Bereitstellung zum Abruf: Die Krankenkasse hält die Daten zum elektronischen Abruf für den Arbeitgeber bereit, sobald die Meldung eingegangen ist.
5. Abruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber – oder ein Beauftragter wie die Lohnbuchhaltung, ein Steuerbüro oder die HR-Software – ruft die Daten über das Entgeltabrechnungssystem oder ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem ab.
6. Dokumentation für die Beschäftigten: Auf Wunsch erhalten Beschäftigte weiterhin einen Ausdruck der eAU für ihre eigenen Unterlagen von der Arztpraxis.

Wichtig für die Praxis: Der Arbeitgeber darf den Abruf erst starten, wenn ihm eine Krankmeldung des Beschäftigten vorliegt – ein "Vorratsabruf" ohne konkreten Anlass ist nicht zulässig, da für jede Anfrage ein gültiger Meldegrund angegeben werden muss. Zudem gibt es kein "Abo" auf die eAU eines Beschäftigten: Sowohl die Erstbescheinigung als auch jede Folgebescheinigung bei fortdauernder Krankheit müssen jeweils gesondert abgerufen werden.

eAU wird nicht angezeigt: Ursachen und Lösungen

In der betrieblichen Praxis läuft der Abruf nicht immer reibungslos. Die häufigsten Ursachen und Lösungsansätze im Überblick:

• Fehlermeldung "eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor": Der Abruf erfolgte meist zu früh, bevor die Praxis die Daten übermittelt hat. Lösung: mindestens einen Werktag nach der Krankmeldung mit dem Abruf warten.
• Abgewiesener Datensatz mit Fehlercode: Ursache ist häufig ein falsches AU-Beginndatum oder ein Tippfehler bei den Stammdaten. Lösung: Angaben mit dem Beschäftigten abgleichen und den Abruf mit korrigierten Daten wiederholen.
• Auffälliges Enddatum wie 31.12.9999 bzw. 31.12.2999: Das deutet auf einen technischen Übermittlungsfehler bei der Digitalisierung der Krankschreibung hin. Lösung: bei der Krankenkasse nachfragen und den betroffenen Datensatz nicht für die Entgeltfortzahlung verwenden.
• Dauerhaft keine Daten trotz mehrfachen Abrufs: Häufig hat die Arztpraxis noch nicht übermittelt oder ist technisch nicht angebunden (z. B. fehlende Internetverbindung). Lösung: Beschäftigte bitten, bei der Praxis nachzufragen, bzw. hilfsweise einen Papierausdruck vorlegen zu lassen.

Wichtige Frist: Übermitteln Krankenkassen innerhalb von 14 Tagen keine passenden AU-Daten zur Anfrage, dürfen Arbeitgeber von den Beschäftigten einen Papiernachweis der Arbeitsunfähigkeit verlangen. Diese Frist sollte im internen Prozess für Abwesenheitsmanagement fest hinterlegt sein, damit Personalabteilungen nicht unbegrenzt auf eine eAU warten.

Wer ist von der eAU betroffen – und wer nicht?

Die eAU gilt grundsätzlich für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte, die von einer Vertragsarztpraxis, einem Krankenhaus oder – seit 2025 – einer Vorsorge- bzw. Reha-Einrichtung krankgeschrieben werden. In folgenden Fällen greift das elektronische Verfahren nicht oder nur eingeschränkt, sodass weiterhin ein Papiernachweis oder eine formlose Mitteilung nötig ist:

• Privat krankenversicherte Beschäftigte: Für sie ist die eAU nicht vorgesehen; private Krankenversicherungen sind nicht an das Verfahren angebunden.
• Minijobs in Privathaushalten: Arbeitgeber von Haushaltshilfen können sich technisch nicht an das eAU-Verfahren anschließen.
• Auslandserkrankungen: Wird die Arbeitsunfähigkeit von einer Ärztin oder einem Arzt außerhalb Deutschlands festgestellt, funktioniert der elektronische Abruf nicht; die Meldung muss wie bisher telefonisch, per E-Mail oder Post erfolgen.
• Privatärztliche Behandlung: Bescheinigungen von Privatärztinnen und -ärzten außerhalb des vertragsärztlichen Systems werden nicht automatisch übermittelt.
• Technische Störungen: Ist die eAU bei der Krankenkasse noch nicht hinterlegt oder liegt eine Störung vor, bleibt der Beschäftigte in der Nachweispflicht und muss ggf. einen Papierausdruck vorlegen.

Pflichten für Arbeitgeber

• Elektronischer Abruf der eAU-Daten bei jeder gemeldeten Arbeitsunfähigkeit gesetzlich versicherter Beschäftigter, inklusive Minijobbern außerhalb von Privathaushalten.
• Angabe des korrekten Meldegrunds beim Abruf (z. B. Erst- oder Folgemeldung, Rückfrage nach Zeitablauf), da Krankenkassen Anfragen ohne passenden Grund ablehnen können.
• Sicherstellung, dass der Abrufkanal – Entgeltabrechnungssoftware, zertifiziertes Zeiterfassungssystem oder beauftragtes Steuerbüro – technisch angebunden und aktuell ist.
• Beachtung des Datenschutzes: Diagnosedaten werden nicht übermittelt und dürfen auch nicht anderweitig erhoben werden.
• Weiterhin fristgerechte Prüfung der Entgeltfortzahlung auf Basis der abgerufenen Zeiträume, inklusive Umgang mit rückwirkend korrigierten oder stornierten eAU-Meldungen.

Pflichten für Beschäftigte

Auch wenn die Arztpraxis die Daten direkt an die Krankenkasse meldet, bleibt die arbeitsrechtliche Anzeigepflicht bestehen: Beschäftigte müssen ihre Krankmeldung und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem Arbeitgeber mitteilen – unabhängig davon, ob und wann der elektronische Abruf technisch möglich ist. Diese Meldung kann bereits vor dem eigentlichen Arztbesuch erforderlich sein, etwa bei einer bereits absehbaren Erkrankung. Nur die Pflicht, zusätzlich einen Papierausdruck einzureichen, ist im Regelfall entfallen.

Vorteile der eAU

• Weniger Verwaltungsaufwand: Der manuelle Umgang mit Papierbescheinigungen, deren Ablage und Nachverfolgung entfällt weitgehend.
• Schnellere Planungssicherheit: Personalabteilungen erfahren zeitnah, wie lange ein Ausfall voraussichtlich dauert, und können Vertretungen oder Personaleinsatzplanung entsprechend anpassen.
• Weniger Fehlerquellen: Handschriftliche oder unleserliche Angaben sowie verlorene Dokumente auf dem Postweg fallen weg.
• Automatisierbarkeit: Über Schnittstellen zu DATEV, Entgeltabrechnung oder HR-Software lässt sich der Abruf in bestehende Prozesse integrieren, statt ihn manuell im Krankenkassen-Portal durchzuführen.
• Erweiterte Informationen: Krankenkassen melden zusätzlich unter anderem das tatsächliche Ende eines Krankenhausaufenthalts, was die Berechnung der Entgeltfortzahlung erleichtert.

Typische Stolperfallen in der Praxis

• Fehlender oder falscher Meldegrund: Ein häufiger Grund für gescheiterte Abrufe sind falsch gewählte oder fehlende Meldegründe im Abrufsystem.
• Verwechslung der beiden Verfahrensstufen: In vielen Beiträgen und intern in Unternehmen wird das Startdatum 1. Oktober 2021 (Arztmeldung) mit dem 1. Januar 2023 (Arbeitgeberpflicht zum Abruf) vermischt – rechtlich verbindlich für Arbeitgeber ist erst Letzteres.
• Rückwirkende Korrekturen: Ärztliche Praxen können eAU-Meldungen nachträglich stornieren oder korrigieren; ohne regelmäßigen erneuten Abruf bleiben Personalabteilungen auf veraltetem Stand.
• Ausnahmefälle übersehen: Wird bei Privatversicherten, Auslandserkrankungen oder Behandlungen durch Privatärzte weiterhin auf den automatischen Abruf gewartet, fehlt am Ende der Nachweis für die Entgeltfortzahlung.
• Technische Ausfälle bei Krankenkassen: Bei System- oder Serverstörungen auf Seiten der Krankenkassen ist der Abruf temporär nicht möglich; ein Prozess für manuelle Nachfragen sollte hinterlegt sein.
• Zusätzlicher Aufwand statt Entlastung: Umfragen unter Arbeitgebern zeigen, dass der Abruf in der Praxis teils mit spürbarem Klärungsaufwand verbunden ist, etwa wenn Bestände von Beschäftigten- und Krankenkassenangaben nicht deckungsgleich sind oder externe Lohn- und Steuerbüros für den Abruf zusätzlich vergütet werden müssen.

Kritikpunkte und Diskussion: Beweiswert der eAU

Ein in der Praxis häufig diskutierter Kritikpunkt betrifft den Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Da aus den beim Arbeitgeber ankommenden eAU-Daten die ausstellende Ärztin oder der ausstellende Arzt nicht mehr hervorgeht, sehen viele Arbeitgeber darin einen Nachteil gegenüber der früheren Papierbescheinigung – etwa wenn im Streitfall der Beweiswert einer Krankschreibung angezweifelt werden soll. Diese Diskussion ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt und sollte bei internen Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen mitgedacht werden.

Abgrenzung: eAU und Kinderkrankengeld

Nicht zu verwechseln mit der eAU ist die Bescheinigung, die Eltern bei Erkrankung ihres Kindes für den Anspruch auf Kinderkrankengeld benötigen. Diese "Kind krank"-Bescheinigung läuft über ein eigenes Verfahren und wird von den Krankenkassen der Eltern verwaltet – ein eAU-Abruf durch den Arbeitgeber ist hier nicht vorgesehen. Beschäftigte müssen die Bescheinigung in diesen Fällen weiterhin selbst einreichen.

eAU und Softwareunterstützung

Da der eAU-Abruf pro Krankmeldung einzeln mit korrektem Meldegrund erfolgen muss, lohnt sich für Unternehmen mit mehr als wenigen Beschäftigten eine Anbindung über die Entgeltabrechnung oder eine HR-Software mit eAU-Schnittstelle. Eine solche Anbindung übernimmt in der Regel automatisch den Abruf bei der Krankenkasse, sobald eine Krankmeldung im System erfasst wurde, prüft auf Korrekturen und dokumentiert die Fehlzeit direkt in der digitalen Personalakte. Das reduziert manuelle Abrufe im Portal der jeweiligen Krankenkasse und senkt das Risiko, eine Folgebescheinigung oder Korrektur zu übersehen.