Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen: Steuerliche Pauschalen einfach erklärt

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale, mit der Arbeitnehmer die zusätzlichen Verpflegungskosten während einer beruflichen Reise abdecken können. Er dient dazu, die Mehrkosten für Essen und Trinken auf Dienstreisen zu kompensieren, ohne dass Einzelbelege erforderlich sind. Der Verpflegungsmehraufwand kann sowohl für Inlands- als auch für Auslandsdienstreisen geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschalen 2025 für Dienstreisen im Inland

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro
• Bei 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro
• Für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise: jeweils 14 Euro

Beispiel:

Sie sind von 9 bis 19 Uhr auf Dienstreise (10 Stunden) – Sie können die Pauschale von 14 Euro ansetzen.

Die Auslandspauschalen variieren je nach Land und werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Bei Auslandsreisen sind die Verpflegungspauschalen je nach Land unterschiedlich und meist höher als im Inland, um die höheren Lebenshaltungskosten auszugleichen

Mahlzeiten vom Arbeitgeber: So wirken sich bereitgestellte Mahlzeiten auf die Pauschale aus

Wird Ihnen während der Dienstreise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt:

• Für ein bereitgestelltes Frühstück wird die Pauschale um 20 % reduziert
• Für Mittag- und Abendessen erfolgt jeweils eine Kürzung um 40 %

Beispiel:

Sie nehmen an einem Ganztagesseminar teil, bei dem Frühstück und Mittagessen gestellt werden. Die volle Tagespauschale von 28 Euro wird um insgesamt 60 % gekürzt (20 % für Frühstück + 40 % für Mittagessen). Ihnen bleiben 11,20 Euro.

Wie trage ich den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung ein?

• Wo? In der Anlage N (Werbungskosten) Ihrer Einkommensteuererklärung.
• Wie? Unter dem Abschnitt „Reisekosten“ können Sie die Verpflegungspauschalen eintragen.
• Wichtig: Wenn Ihr Arbeitgeber die Pauschalen bereits steuerfrei erstattet hat, dürfen Sie diese nicht nochmals absetzen.

Tipp:

Sammeln Sie alle Reisedaten, Zeiten und Nachweise, damit Sie die Pauschalen genau berechnen können.

Drei-Monats-Frist bei längerfristigen Dienstreisen

Bei einer mehrmonatigen Tätigkeit an einem anderen Ort können Sie den Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate geltend machen. Danach entfällt die Pauschale, es sei denn, Sie kehren für mindestens vier Wochen an Ihren Wohnort zurück – dann beginnt die Frist von Neuem.

So beantragst du deinen Verpflegungsmehraufwand

Arbeitnehmer

• Über den Arbeitgeber: In der Reisekostenabrechnung angeben. Dein Arbeitgeber zahlt steuerfrei die Pauschale.
• Selbstzahlung: Wenn dein Arbeitgeber nicht zahlt, kannst du den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen (Anlage N).

Selbstständige/Freiberufler

• Verbuchung: Die Pauschalen werden als Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung berücksichtigt.

Wichtige Nachweise:Halte eine Reisekostenabrechnung mit Angaben zu Reiseziel, Zeitraum, Anlass und ggf. zu erhaltenen Mahlzeiten bereit. Einzelbelege für Speisen sind nicht notwendig.

Verpflegungsmehraufwand – steuerfrei und vom Arbeitgeber erstattet

Die Pauschalen sind steuerfrei und werden meistens vom Arbeitgeber direkt ausgezahlt. Sie dienen zur pauschalen Abdeckung der Verpflegungskosten, ohne dass Einzelnachweise nötig sind.

Häufige Fehler & Stolperfallen

• Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten vergessen
• Auslandspauschale falsch oder zu niedrig angesetzt
• Versehentlich einzelne Bewirtungsbelege ansetzen statt der Pauschalen
• Verpflegungsmehraufwand nach der Drei-Monats-Frist zu Unrecht weiter beansprucht

Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand (FAQ)

Kann ich Verpflegungsmehraufwand auch für das Homeoffice ansetzen?

Nein, der Mehraufwand gilt nur bei beruflich bedingter Abwesenheit vom Wohnort.

Wie wirkt sich ein Geschäftsessen auf die Pauschale aus?

Bereitgestellte Mahlzeiten – auch Geschäftsessen vom Arbeitgeber – reduzieren die Pauschale entsprechend.

Kann ich den Verpflegungsmehraufwand auch als Selbstständiger absetzen?

Ja, aber hier gelten besondere Regeln, die Sie am besten mit einem Steuerberater klären.

Fazit: So nutzen Sie den Verpflegungsmehraufwand optimal

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger steuerlicher Vorteil für alle, die beruflich unterwegs sind. Mit den richtigen Kenntnissen zu Pauschalen, Kürzungen und steuerlicher Eintragung sparen Sie bares Geld. Prüfen Sie regelmäßig die aktuellen Pauschalen, dokumentieren Sie Ihre Dienstreisen sorgfältig und nutzen Sie die Pauschalen in Ihrer Steuererklärung!