Das Thema Dienstreisen kann komplex und auf den ersten Blick unübersichtlich erscheinen. In diesem Artikel erläutern wir systematisch alle wichtigen Aspekte rund um das Thema Dienstreisen und klären häufig gestellte Fragen. Wir bieten Ihnen eine fundierte Orientierungshilfe zu Definitionen, Dauer, Arbeitszeitregelungen, Verpflichtungen und Erstattungen.
Definition Dienstreise: Was ist eine Dienstreise und was zählt dazu?
Eine Dienstreise ist eine beruflich bedingte Reise, die aus dienstlichen Gründen erforderlich ist. Im Gegensatz dazu steht der Dienstgang, der in der unmittelbaren Umgebung des festen Arbeitsplatzes stattfindet. Eine Dienstreise kann vielfältige Anlässe haben, darunter:
- Kundentermine
- Meetings
- Messen
- Verkaufsgespräche
- Geschäftsessen
- Besuche anderer Firmenstandorte
Beispiel: Ein Mitarbeiter besucht einen Kunden in einer anderen Stadt, um ein wichtiges Verkaufsgespräch zu führen. Diese Reise fällt unter den Begriff Dienstreise.
Wie lange darf eine Dienstreise dauern?
Nach dem europäischen Arbeitsrecht gibt es keine Mindest- oder Höchstdauer für Dienstreisen. Steuerlich gilt aber eine Dreimonatsfrist. Arbeiten Beschäftigte länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt danach die steuerfreie Verpflegungspauschale. Zahlt der Arbeitgeber sie weiter, ist sie steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Beispiel: Ein Ingenieur arbeitet vier Monate lang am Standort eines Kunden in einer anderen Stadt. Die Verpflegungspauschale ist nur in den ersten drei Monaten steuerfrei.
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Spesenabrechnung Software Demo vereinbaren Grenzwerte und Pauschalen 2027 (PDF)Ist die Fahrzeit bei Dienstreisen Arbeitszeit?
Das kommt darauf an, ob es um die Bezahlung oder um das Arbeitszeitgesetz geht. Die erforderliche Reisezeit einer Dienstreise, die ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers liegt, ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten, auch außerhalb der regulären Arbeitszeit (BAG, Urteil vom 17. Oktober 2018, 5 AZR 553/17). Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können dafür eine eigene Vergütung vorsehen oder sie ganz ausschließen, solange der Mindestlohn nicht unterschritten wird. Für das Arbeitszeitgesetz gilt etwas anderes: Gibt der Arbeitgeber nur vor, dass Bahn oder Flugzeug genutzt werden, und können Beschäftigte die Fahrzeit frei nutzen, ist sie keine Arbeitszeit im Sinne von § 2 Abs. 1 ArbZG (BAG, Urteil vom 11. Juli 2006, 9 AZR 519/05). Sie zählt dann nicht zur Höchstarbeitszeit. Verlangt der Arbeitgeber, dass während der Fahrt gearbeitet wird, ist sie auch nach dem Arbeitszeitgesetz Arbeitszeit.
Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin fährt am Vorabend nach Feierabend mit dem Zug zu einem Kundentermin am frühen Morgen und liest unterwegs privat. Nach dem Arbeitszeitgesetz ist die Fahrt keine Arbeitszeit. Bezahlt werden muss die erforderliche Reisezeit trotzdem wie Arbeit, wenn Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag nichts anderes regeln.
Sind Mitarbeiter zu Dienstreisen verpflichtet?
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu einer Dienstreise aufzufordern. Allerdings sollte diese Anweisung im Einklang mit dem Arbeitsvertrag und den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen stehen.
Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter kann aufgefordert werden, an einer internationalen Messe teilzunehmen, sofern dies im Rahmen seiner vertraglichen Pflichten liegt.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Reisekosten zu bezahlen?
Normalerweise erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten. Dazu zählen:
- Fahrkosten
- Maut und Kilometergeld (0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer, Stand: 2023)
- Verpflegung
- Parkgebühren
- Versicherungen
- Kosten für geschäftliche Telefonate
- Portokosten
Zur Erstattung ist der Arbeitgeber grundsätzlich auch verpflichtet. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt § 670 BGB entsprechend: Aufwendungen, die Beschäftigte im Interesse des Arbeitgebers machen und die nicht durch die Vergütung abgegolten sind, muss der Arbeitgeber ersetzen. Erstattet er die Kosten nicht, können Angestellte sie als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit absetzen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter legt eine Reisekostenabrechnung vor, in der sämtliche angefallenen Kosten detailliert aufgelistet sind. Der Arbeitgeber erstattet ihm diese Kosten in der Regel.
Anspruch auf Tagegeld während einer Dienstreise
Neben den Reisekosten entsteht während einer Dienstreise zusätzlich ein Verpflegungsmehraufwand. Steuerlich wird er über Verpflegungspauschalen berücksichtigt. Die Beträge für das Inland stehen fest im Einkommensteuergesetz, die Beträge für das Ausland gibt das Bundesministerium der Finanzen bekannt. Diese Pauschalen sollen die zusätzlichen Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke während der Dienstreise abdecken.
Tagegeld-Pauschalen in Deutschland:
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
- Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
Rechtsgrundlage für die Verpflegungspauschalen ist § 9 Abs. 4a EStG. Erstattungen des Arbeitgebers bis zu dieser Höhe sind nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei.
Beispiel: Ein Mitarbeiter, der für eine dreitägige Dienstreise in eine andere Stadt reist, erhält eine Verpflegungspauschale, die seine zusätzlichen Ausgaben für Mahlzeiten während dieser Zeit kompensiert.
Besonderheiten bei Dienstreisen ins EU-Ausland
Für Dienstreisen in andere EU-Staaten benötigen Beschäftigte grundsätzlich eine A1-Bescheinigung, auch bei kurzen Reisen. Das gilt ebenso für Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich. Bei Reisen von bis zu sieben Tagen kann die Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden. Diese Bescheinigung verhindert, dass der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge in zwei Ländern zahlen muss. Sie bestätigt, dass der Arbeitnehmer während der Auslandstätigkeit weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert ist.
Beispiel: Ein deutscher IT-Spezialist reist für eine Woche nach Frankreich, um dort an einem Projekt zu arbeiten. Auch dafür braucht er eine A1-Bescheinigung, die der Arbeitgeber am besten vor der Reise beantragt, weil Frankreich verstärkt kontrolliert. Für die USA gibt es keine A1-Bescheinigung. Wird ein Angestellter für ein halbes Jahr in eine Zweigstelle in den USA entsandt, belegt die Bescheinigung D/USA 101, dass er weiter in Deutschland sozialversichert ist. Beide Bescheinigungen betreffen die Sozialversicherung, nicht die Steuer.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Dienstreisen viele Aspekte und Regelungen umfassen, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig sind. Eine klare Kommunikation und ein fundiertes Verständnis der geltenden Vorschriften können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Abwicklung von Dienstreisen zu gewährleisten.
