Die digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte genannt, ist die elektronische Fassung der klassischen Personalakte. Eine digitale Personalakte Software bündelt alle Daten und Dokumente zu einem Arbeitsverhältnis an einem zentralen Ort und regelt, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf.
Was in die digitale Personalakte gehört
Die Personalakte enthält alle Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind, zum Beispiel:
- Stammdaten und Personalfragebogen
- Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Gehaltsdaten sowie Nachweise zu Lohnsteuer und Sozialversicherung
- Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten
- Weiterbildungen, Beurteilungen und Protokolle von Mitarbeitergesprächen
- Abmahnungen, Zeugnisse und Kündigungsschreiben
Private Informationen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis gehören nicht hinein.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine Pflicht zur digitalen Form. Anders bei den Entgeltunterlagen: Sie müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch geführt werden. Was das für Arbeitgeber bedeutet, erklärt der Beitrag Digitale Entgeltakte und Personalakte ab 2027.
Für alle Personaldaten gilt die DSGVO. Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Für jede Dokumentart gilt eine eigene Aufbewahrungsfrist, nach deren Ablauf die Löschung zu prüfen ist.
Digitale Personalakte mit HR Puls
Mitarbeiterdaten und Dokumente sicher verwalten, mit Self-Service und individuellen Rechten.
Digitale Personalakte Software Demo vereinbaren Checkliste Entgeltakte 2027 (PDF)Vorteile der digitalen Personalakte
- Schneller Zugriff: Alle Dokumente liegen an einem Ort und sind ohne Suche in Ordnern gefunden.
- Datenschutz: Rollen und Rechte legen fest, wer welche Daten sieht. Änderungen bleiben nachvollziehbar.
- Weniger Aufwand: Fristen wie das Ende der Probezeit oder auslaufende Nachweise lösen automatische Erinnerungen aus.
- Self Service: Beschäftigte pflegen ihre Daten selbst und rufen Dokumente ab, HR gibt nur noch frei. Mehr dazu unter Employee Self Service.
- Prüfbereit: Unterlagen lassen sich für Betriebsprüfungen vollständig und schnell bereitstellen.
Wie HR Puls die digitale Personalakte umsetzt, mit Rechten bis auf Feldebene und Self Service für Beschäftigte, zeigt die Seite Digitale Personalakte Software.
