Der Markt wird von HR-Softwares überschwemmt. Allein Capterra listet über 450 Anbieter. Um da den passenden Anbieter zu finden, muss man als Unternehmen strukturiert vorgehen. So kommen Sie in sieben Schritten zu Ihrer HR-Software.

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Bedarfsanalyse

Überlegen Sie, welche Funktionen Sie bei Ihrer HR-Software brauchen. Welche Prozesse sollen von dem Tool weitestgehend übernommen werden? Überlegen Sie auch, wie Ihr Unternehmen in der Zukunft aufgestellt sein wird. Welche Funktionen werden immer wichtiger? Erstellen sie aus diesen gewünschten Prozessen und Funktionen einen Anforderungskatalog, ggf. mit Muss- und Kann-Kriterien, denn es ist schwierig, eine Lösung zu finden, die zu 100% passt. Priorisieren Sie hier, besonders, wenn Sie viele Anforderungen haben.

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Markt Screening
Verschaffen Sie sich einen Überblick über bestehende Anbieter. Dafür können Sie viele Kanäle nutzen: Homepages der Anbieter, Vergleichsseiten für HR-Software, Foren für Personaler etc. Bei Anbietern, die mindestens alle Muss-Kriterien erfüllen, können Sie tiefer in die Recherche gehen: können bestehende Daten importiert werden? Wie läuft die Implementierung? Gibt es Erfolgskontrollen und Support? Werden Service-Dienstleistungen wie Webinare oder Trainings angeboten? Erfüllt die Software alle DSGVO-Richtlinien? Welche Kosten fallen an und gibt es versteckte Kosten wie Service- oder Nutzungsgebühren?

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Angebote anfragen
Wenn Sie Ihre drei Top-Kandidaten rausgefiltert haben, können Sie mit der Testphase beginnen. Die meisten Anbieter bieten einen kostenlosen Testzugang zur Verfügung, über den Sie das Tool ausgiebig testen können. Eine weitere Möglichkeit an Informationen zu gelangen, sind Case Studies oder Referenz-Unternehmen. Vielleicht gibt es einen bestehenden Kunden, der optimalerweise ähnlich in Branche und Unternehmensgröße ist, und dieser kann Ihnen weitere Einblicke in das Tool liefern.

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Implementierung
Der Implementierungsprozess richtet sich individuell nach Ihrer gewählten Kombination aus HR-Lösung und Anbieter. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die Ihnen viel über die Zusammenarbeit mit dem Anbieter verraten: werden die einzelnen Schritte genau erklärt? Haben Sie besondere Wünsche geäußert und wie geht der Anbieter damit um? Wie schnell und hilfreich ist der Support? Kann die Software Prozesse wie versprochen abbilden?

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Datenimport
Der Datenimport ist einer der wichtigsten Punkte. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter ab, in welchem Format sich die Daten befinden sollen, um bestmöglich in das System integriert werden zu können. Definieren Sie dafür, welche Daten überhaupt in das System eingespielt werden müssen. Prüfen Sie dabei die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten. Wie genau, also welche zusammenhängenden Daten in welcher Reihenfolge eingepflegt werden, ist wieder vom Anbieter abhängig.

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Mitarbeiter schulen
HR-Software ist meistens auch mit Self-Service Funktionen für alle Mitarbeiter verbunden. Deshalb ist es wichtig, alle Mitarbeiter über die relevanten Funktionen zu informieren. Dabei ist es nützlich, Lernmaterial zum Nachlesen zur Verfügung zu stellen. Dies können Sie auch bei den meisten Anbietern anfordern. Wenn etwas an ganzen Prozessen geändert oder automatisiert wurde, sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch darüber informieren, damit es nicht zu Verwirrung kommt.

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Evaluation
Nach etwa drei Monaten können Sie die erste Bilanz ziehen. Wurden alle Muss-Kriterien ausreichend erfüllt? Mit welchen Funktionen gibt es noch Probleme? Wenden Sie sich mit Ihrem Feedback auf jeden Fall an Ihren Anbieter. Vielleicht können Fragen sofort geklärt oder Probleme behoben werden. Dieser Schritt hilft Ihnen, mehr aus der Software und Ihren HR-Prozessen herauszuholen.