Tipps und Checklisten für den Fragebogen der Mitarbeiterbefragung

A Konzept für den Fragebogen

In Abhängigkeit von einander sollten die Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Inhalte, Umfang, Ablauf und die Zielgruppe sind im Vorfeld zu bestimmen. Fragebögen, die einmalig ausgegeben werden, können einen Querschnitt zum gewählten Thema erfassen. Kommt ein Fragebogen mehrmals zur Anwendung, so können im Längsschnitt Entwicklungen messbar gemacht werden. Außerdem sollten datenschutzrechtliche Entscheidungen getroffen werden. Das betrifft einerseits die Definition von Berechtigungen für die Ergebniseinsicht. Andererseits sollte die Teilnahme freiwillig und vollkommen anonym erfolgen können.

Thema und Inhalte des Fragebogens

Für eine Befragung müssen Fragen generiert werden. Die Qualität der Inhalte zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass das betreffende Thema veränderbar ist. Aus den definierten Zielen der Befragung werden Items abgeleitet. Diese werden letztlich zu einzelnen Fragen ausformuliert.

Gütemaße eines Fragebogens

Die Fragen sollten zuverlässig das messen, was im Kern gemeint ist. Deshalb eignen sich für die Mitarbeiterbefragung besonders gut Fragen, die bereits häufige Verwendung fanden und für die eine hohe Aussagekraft bekannt ist. Gute Fragebögen können einerseits bereits im Unternehmen vorhanden und bewehrt sein. Fachliteratur und Wissenschaft informieren über die Güte und Anwenderfreundlichkeit von Fragebögen und generieren neuste Erkenntnisse, die bei der selbstständigen Erstellung eines Fragebogens in Projektteams oder Workshops genutzt werden sollten. Eine weitere Möglichkeit, um an valide Fragebögen zu gelangen, ist der Erwerb über anspruchsvolle Datenbanken oder über das Angebot von Dienstleistern.

Datenschutz und Anonymität

Zur Wahrung der Anonymität und des Datenschutzes müssen im Vorfeld wichtige Entscheidungen getroffen werden. Zu entscheiden ist hierbei, welche Personen oder Personengruppen zu welchem Zeitpunkt welche Daten einsehen dürfen. Die Freigabe sollte durch den Betriebsrat und Datenschutzverantwortliche erfolgen.

Zielgruppe

In Abhängigkeit der Zielsetzung muss entschieden werden, ob die gesamte Belegschaft befragt werden soll, oder ob ein bestimmten Fachbereich oder eine bestimmte Hierarchiestufe besser Auskunft zum gewählten Thema geben kann. Um Aussagen für die gesamte Belegschaft treffen zu können, kann entweder eine Vollbefragung stattfinden oder eine repräsentative Stichprobe befragt werden.

Umfang

Der Umfang einer Mitarbeiterbefragung richtet sich nach den vorher definierten Zielen und Inhalten. Grundsätzlich gilt es, den Fragebogen so kurz wie möglich zu gestalten. Bei geringerem Aufwand für die Mitarbeiter ist die Akzeptanz größer und die Beteiligungsquote steigt. In der Fragebogenkonstruktion sollte ein guter Kompromiss zwischen Messgenauigkeit und Anwenderfreundlichkeit gefunden werden.

Format

Ein Fragebogen kann als Paper-Pencil-Version oder digital angeboten werden. Wenn beispielsweise nicht jeder Mitarbeiter Zugang zum Internet hat, sollten beide Formate zur Verfügung stehen. Im Zeitalter der Digitalisierung sind Onlineumfragen eine effiziente Lösung. Zudem bringt eine Mitarbeiterbefragung via Smartphone, PC, Laptop oder Tablett zahlreiche Vorteile mit sich.

B Fragen auswählen und Fragebogen konzipieren

Das wichtigste Qualitätsmerkmal eines Fragebogens ist eine möglichst hohe Aussagekraft der Antworten. Nur, wenn die Fragen dem Zweck der Befragung dienen, ist die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung gerechtfertigt. Es gibt viele Gründe, warum ein Fragebogen mangelhafte Ergebnisse liefern kann: Die Fragen sind zu schwer oder zu leicht, unverständlich oder irreführend, Mitarbeitern fehlt das Vertrauen, um ehrlich zu antworten, etc. Um die Aussagekraft der Befragung am Ende nicht einschränken zu müssen, sollten bei der Fragenformulierung bestimmte Regeln und Prinzipien eingehalten werden.

Formulierung von Fragen

Die Fragen in einem Fragebogen sollten folgende Eigenschaften haben:

  • Konkret
  • Neutral
  • Einfach
  • Umgangssprachlich
  • Eindeutig

Herkunft der Items bestimmen

  • Fragen aus bereits bestehenden Erhebungsinstrumenten verwenden
  • Fragen aus wissenschaftlichen Theorien/Modellen ableiten
  • Fragen mithilfe von Expertenwissen entwickeln

Fragentypen

Offene Fragen ermöglichen detailliertere Informationen. Jedoch sind sie aufwändig auszuwerten. Beispiel: „Welche Möglichkeiten zum Stressabbau bietet Ihnen Ihr Arbeitgeber?“ Geschlossene Fragen haben den Vorteil, dass Sie schneller zu beantworten und leichter auszuwerten sind. Beispiel: „Sind Sie mit dem Führungsstil ihres direkten Vorgesetzten insgesamt zufrieden?“ – „Ja vs. Nein“ oder Skala „sehr unzufrieden“ bis „sehr zufrieden“.

Tendenz zur Mitte

Menschen zeigen unabhängig von der Frage eine Tendenz zur mittleren Antwortoption. Je präziser einer Skala formuliert ist, desto eher Vermeidet man die Tendenz zur Mitte. Skalen mit einer geraden Itemanzahl fordern eine natürliche Tendenz nach links oder rechts.

Begrüßungs- und Abschlusstext

Das Anschreiben soll den Mitarbeiter zur Teilnahme motivieren und die wichtigsten Fragen beantworten. Welchen Zweck erfüllt die Befragung? Wer ist dafür Verantwortlich? Wie groß ist der Aufwand? Bis wann kann ich teilnehmen? Wer hilft bei technischen oder inhaltlichen Fragen? Wie steht es um den Datenschutz?

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