In 5 Schritten zum perfekten Dienstplan

Einsatzpläne zu erstellen gehört zum Alltag von Personalern. Doch welche Tools eignen sich dafür am besten? Während Excel-Tabellen noch immer häufig zum Einsatz kommen, setzen immer mehr Unternehmen auf spezialisierte HR-Software. Doch auch hier gibt es Herausforderungen: Oft sind die Planungstools nicht individuell genug anpassbar. In diesem Blog-Post erfährt man in 5 Schritten, wie man eine Einsatzplanung erfolgreich durchführt. Egal ob Start-up oder etabliertes Unternehmen, mit unserem Ratgeber profitieren alle, die sich mit Personalplanung beschäftigen.

Was sind Dienstpläne und Einsatzpläne?

Dienstpläne und Einsatzpläne sind im Grunde genommen dasselbe, da sie beide dazu dienen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu organisieren. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass ein Einsatzplan häufig speziell für Mitarbeiter in einem bestimmten Projekt erstellt wird.

Die Erstellung von Dienstplänen ist jedoch nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Es müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, wie z.B. die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Art der Arbeit, die geleistet werden muss, sowie die Anzahl der Kunden, die erwartet werden. Es müssen auch besondere Anforderungen wie Schichtarbeit, Überstunden oder Urlaub berücksichtigt werden.

In 5 Schritten zur optimalen Dienstplanung

Eine optimale Dienstplanung ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um den Betrieb reibungslos laufen zu lassen. Eine effiziente Nutzung einer Dienstplan-Vorlage kann dabei helfen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Zeit zu sparen. In diesem Beitrag werden fünf Schritte vorgestellt, um eine optimale Dienstplanung zu erstellen.

Schritt 1: Mitarbeiter auflisten und ihre Eigenschaften erfassen

Zunächst sollte man eine Liste aller Mitarbeiter erstellen, die in der Planung berücksichtigt werden müssen. Hierbei ist es wichtig, die individuellen Eigenschaften und Qualifikationen jedes Mitarbeiters zu berücksichtigen. Beispielsweise sollte man notieren, wer über welche speziellen Kenntnisse oder Fähigkeiten verfügt und wer aufgrund von Einschränkungen, wie beispielsweise Schwangerschaft, bestimmte Arbeiten nicht durchführen kann.

Schritt 2: Abwesenheitszeiten von Arbeitnehmer eintragen

Im zweiten Schritt sollten die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eingetragen werden. Hierbei geht es um Urlaubszeiten, Krankheitstage und Feiertage. Diese Abwesenheitszeiten sollten frühzeitig bekannt sein, um sicherzustellen, dass der Personalbedarf jederzeit gedeckt ist.

Schritt 3: Betriebliche Bedürfnisse und Personalbedarf pro Tag eintragen

In diesem Schritt geht es darum, die betrieblichen Bedürfnisse zu berücksichtigen und den Personalbedarf pro Tag zu ermitteln. Dabei sollte man sich die Frage stellen, wie viele Mitarbeiter an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit benötigt werden. Gleichzeitig sollte man auch saisonale Schwankungen einkalkulieren. Dies ist z.B. in der Gastronomie oder im Einzelhandel besonders relevant.

Schritt 4: Dienstplan erstellen und täglich überprüfen, Plan B bei Ausfall erstellen

Mit den Informationen aus den vorherigen Schritten kann nun ein Dienstplan erstellt werden. Dieser sollte immer aktuell gehalten und täglich überprüft werden, um auf Veränderungen schnell reagieren zu können. Es ist außerdem sinnvoll, einen Plan B zu erstellen, falls ein Mitarbeiter unerwartet ausfällt. Hierbei kann man beispielsweise auf eine Liste mit Aushilfen oder einem Pool von Teilzeitkräften zurückgreifen.

Schritt 5: Feedback der Mitarbeiter einholen und Dienstplan optimieren

Der letzte Schritt ist das Einholen des Feedbacks der Mitarbeiter. Hierbei sollten die Mitarbeiter ihre Erfahrungen und Vorschläge teilen, um den Dienstplan zu optimieren.

Die Nachteile einer Einsatzplanung in Excel

Zunächst einmal ist es schwierig, in Excel eine Echtzeit-Zusammenarbeit zu ermöglichen, sofern man das Tool nicht browser-basiert nutzt. In dem Fall muss die Datei erst gespeichert und dann an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet werden, was zu Verzögerungen und unnötigem Zeitaufwand führt. In der Browser-Version oder mit Google Tabellen entfällt dieser Umstand.

Ein weiteres Problem ist, dass Excel-Tabellen durch manuelle Dateneingabe sehr fehleranfällig sind. Wenn man beispielsweise eine falsche Uhrzeit eingibt oder einen Mitarbeiter vergisst, kann das schnell zu Konflikten führen und den Arbeitsablauf stören. Zudem kann es passieren, dass Mitarbeiter ihre Dienste nicht wahrnehmen können, da sie nicht korrekt eingeplant wurden. Ist dann ein Fehler in einer browser-basierten Tabelle passiert, gibt es im Zweifel die Usprungsdatei nicht mehr, weil sie überschrieben wurde.

Schließlich ist Excel weniger geeignet für große Unternehmen. Wenn man viele Mitarbeiter hat und viele Schichten und Dienste plant, wird es schnell unübersichtlich. Man verliert den Überblick und es wird schwierig, Fehler zu erkennen und zu korrigieren. Auch die Suche nach einem bestimmten Mitarbeiter oder einer bestimmten Schicht kann sehr zeitaufwendig sein.

Die Alternative: Personalplanungstools

In der heutigen Arbeitswelt ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, ihre Personalplanung zu optimieren und zu automatisieren. Hier kommen HR-Tools ins Spiel. HR-Tools haben den großen Vorteil, dass sie verschiedene Funktionalitäten miteinander vereinen und genau auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. So lässt sich damit nicht nur eine digitale Personalplanung durchführen, sondern erhält gleichzeitig die Funktionen einer Onboarding-Software, Personalmanagement-Software und Digitalen Personalakte.

Personalplanungstools erfüllen zunächst die gleiche Basisfunktion wie Excel-Tabellen, aber erweitern die Anwendung um ein Vielfaches an Funktionalität und Zuverlässigkeit. Eine Personalplanungssoftware ermöglicht es, den Personaleinsatz deutlich effizienter zu planen und zu steuern. Die Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die Urlaubsplanung, die Schichtplanung und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern lassen sich auf einen Blick erfassen. Die Fehleranfälligkeit ist deutlich geringer. Das Ein- und Ausstempeln und die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Mitarbeiter ist mit einer speziellen Software sehr viel komfortabler und übersichtlicher.

Fazit

Wenn man heute einen Dienstplan erstellt, denkt man oft zuerst an die gute alte Excel-Tabelle. Schließlich war sie viele Jahre das meistgenutzte Tool für die Personalplanung und ist die kostengünstigste Option.

Doch HR-Software ist aus dem Alltag von Mitarbeitern und Personalplanern nicht mehr wegzudenken. Diese bietet viele Vorteile, sie steigert durch hohe Funktionalität, die individuell an das jeweilige Unterehmen angepasst ist, die Effizienz. Somit lohnt sich ein Blick auf professionelle HR Software auch aus dem finanziellen Aspekt.